Contacts
Attention ceci est la version de Membri par contact. Si vos enregistrements principaux sont plutôt des comptes, rendez-vous ici
Les fiches de contacts sont à la base de Membri365, ils contiennent toutes les informations des contacts de votre base de données, qu'ils soient membres ou non. Depuis l'option Contacts du menu principal, il est possible de créer des contacts non-membres, de consulter la fiche d'un contact et d'en modifier les informations.
- Créer un contact non membre
- Consulter la fiche d'un membre
- Mettre à jour les informations d'un contact
Créer un contact non membre
Il est possible de créer un contact qui ne souhaite pas devenir membre directement à partir de la liste des contacts. Pour y arriver, suivez les étapes suivantes:
1. Débuter la création du contact
Ouvrez le formulaire de création d'un contact non membre à partir de l'option Contacts du menu principal (1) en sélectionnant l'option +Nouveau de la barre d'outils (2)
Si jamais un contact non membre souhaite devenir membre. Il faut passer par l'option Adhésions et faire l'adhésion d'un contact existant.
2. Définir les informations de base du contact
Complétez les encadrés de l'onglet Résumé (3).
A. Informations du contact
Inscrivez les renseignements généraux du contact dans les champs de l'encadré. Vous pouvez sauter tous les champs qui ne sont pas obligatoires. De plus, comme vous créez un contact non membre, certains champs (comme Courriel de renouvellement) ne seront d'aucune pertinence pour ce processus.
Créer un secteur d'activité
Pour les champs Secteur d'activité et Secteur d'activité secondaire, il est possible de créer un secteur d'activité à même le champ en appuyant sur la loupe (A) et en sélectionnant l'option +Créer Secteur d'activité (B) au bas du menu déroulant.
Le formulaire suivant s'ouvrira. Vous n'avez qu'à inscrire le nom du secteur d'activité (C) voulu ainsi que sa traduction anglaise (EN). Enregistrez (D) le formulaire pour valider la création de ce champ d'activité.
Les secteurs d'activité sont une autre de vos listes qu'il est possible de personnaliser avec Membri365.
B. Coordonnées
Inscrivez les coordonnées du contact dont vous faites la création.
| Champs | Description |
|---|---|
| Courriel | Le courriel principal pour les communications à l'entreprise. |
| Courriel pour le renouvellement | Le courriel par lequel devrait passer votre courriel automatisé pour le renouvellement. Dans ce cas-ci, ce n'est pas significatif parce que vous faites l'ajout d'un contact non membre. |
| Courriels CC | Courriels qui recevront les communications de votre organisation en copie conforme |
C. Adresse principale
Inscrivez l'adresse du contact. Cette adresse permettra au module d'itinéraire de situer le contact sur la carte.
3. Ajouter les détails manquants
Passez à l'onglet Détails et complétez les encadrés qui s'y retrouvent (4).
Comme son nom l'indique, cet onglet sert à inscrire des détails additionnels pour compléter les informations de base inscrites dans l'onglet précédent. Remplissez donc les champs pour lesquels vous avez de l'information.
4. Enregistrer les progrès
Enregistrez pour créer le contact dans le système. Vous pourrez continuer à le modifier.
5. Définir les options d'abonnement
Passez à l'onglet Abonnement.
Vous pouvez y déterminer la catégorie d'abonnement potentielle de ce contact. Les autres encadrés et leurs champs sont utilisés pour le renouvellement. Ce n'est pas pertinent ici puisque le contact n'est pas un membre de votre organisation.
Pourquoi prédéfinir un abonnement?
Vous voulez peut-être déjà inscrire quel abonnement ce contact aurait s'il était membre de votre organisation. Cela pourrait s'avérer pratique lors d'une éventuelle campagne de sollicitations auprès de tous les contacts non membres d'un certain type par exemple.
6. Inscrire les détails de facturation
Passez à l'onglet Facturation. C'est ici que vous pouvez établir les liens entre votre système comptable et le nouveau contact.
Inscrivez les différentes informations relatives à la facturation dans les champs des encadrés suivants pour être en mesure de facturer ce contact si jamais il devenait membre de votre organisation.
Il n'est toutefois pas nécessaire d'être en possession de ces informations pour créer le contact dans la base de données.
7. Finaliser la création du contact
Enregistrez et fermez le formulaire de création d'un contact non membre.
Le contact est maintenant créé et vous pourrez le trouver dans la liste des contacts non membres.
Consulter la fiche d'un contact
À partir de cette section, vous pouvez consulter vos contacts. Voici un aperçu des informations intéressantes que vous retrouverez sur la fiche d'un contact.
Chronologie
La fiche d'un contact vous donne toujours accès à l'historique des liens entre votre organisation et celle du contact à travers le module de chronologie.
Section abonnement
La section abonnement contient les informations sur l’abonnement en cours, elle reflète l’information qui se trouve dans la cotisation active.
A. Statut de membre
Bien que ces informations soient visibles, peu importe l'onglet dans lequel vous vous trouvez, elles sont toutes reliées à l'abonnement du contact que vous consultez.
| Sections | Description |
|---|---|
| Statut du membre et Est un membre | Vous pouvez voir si le contact est membre de votre organisation. |
| En renouvellement | Vous pouvez voir si le membre est en processus de renouvellement. |
| Membre jeune | Vous pouvez consulter si le membre remplit les critères pour être un membre jeunesse de votre organisation |
B. Abonnement et Paiement automatique
| Champs | Description |
|---|---|
| Renouvellement automatique | Cette option peut être changée à tout moment. Si vous sélectionnez Oui pour ce champ, le contact membre recevra directement une facture avec les mêmes options lors du prochain renouvellement plutôt qu’un avis de renouvellement suivi d'une facture. |
| Renouvellement automatique jusqu'au | Ce champ s'affiche seulement si vous avez inscrit Oui au champ précédent. Vous pourrez alors inscrire une date de fin à la période pendant laquelle le renouvellement se fera automatiquement si vous le souhaitez. |
| Mettre en intervention requise au renouvellement | Indiquez Oui à ce champ si la personne de votre organisation responsable du renouvellement doit intervenir de manière précise en lien avec ce contact. Par exemple, il se pourrait qu'un de vos membres décide de devenir un partenaire annuel et qu'il doive changer de type d'abonnement au terme de sa cotisation. Le champ Raison de l'intervention requise s'affichera et vous pourrez indiquer quelle intervention est requise. |
| Ne pas renouveler | Indiquez Oui dans ce champ si le membre ne souhaite pas renouveler son abonnement. |
C. Cotisations
Les cotisations représentent les abonnements des membres. Il est possible de les sélectionner pour avoir accès à plusieurs informations pertinentes concernant l'abonnement.
En voici quelques-unes :
- Le type d'abonnement
- L'ensemble d'options d'abonnement
- Les dates de début et de fin de l'abonnement
- Les options d'abonnement
Les cotisations (A) sont créées automatiquement par le système lors d'une adhésion ou lorsqu'un renouvellement (B) est approuvé.
Elles sont catégorisées selon 4 statuts:
| Statuts des cotisations | Description |
|---|---|
| Active | La cotisation est payée et en cours. Tout est en règle! |
| En attente | Cela implique que le membre est en processus de renouvellement et que vous êtes en attente de son paiement. |
| Payée | La cotisation est payée, mais elle n'est pas encore active. Il faut d'abord que la cotisation en cours se termine. La cotisation payée deviendra alors active. |
| Échue | Quand un abonnement prend fin, la cotisation du membre devient échue. Vous avez toujours accès à l'historique complet d'un contact. |
Mettre à jour les informations d'un contact
Vous avez reçu de nouvelles informations en lien avec un des contacts de votre base de données. Vous pouvez mettre à jour cette information directement à partir de la fiche d'un contact.
Mettre les informations générales à jour
Il est toujours possible de mettre à jour les informations qui ne concernent pas l'abonnement d'un contact. Vous n'avez qu'à vous rendre dans la fiche du contact en question et à remplacer la vieille information par la nouvelle.
Par exemple, un changement d'adresse courriel ou d'adresse physique n'a pas de conséquence sur l'abonnement d'un membre. Il est donc possible de changer ces dernières à n'importe quel moment.
Mettre les détails de l'abonnement à jour
Voici quelques changements qui auront un impact sur l'abonnement :
- Changement du type d'abonnement
- Modification des dates de l'abonnement
Avant de vous montrer comment faire les changements qui viennent d'être énumérés, il est important de connaître l'état de la cotisation pour savoir où aller faire ces changements.
Vous apportez des changements à une cotisation en cours
Si vous voulez faire des changements en cours de cotisation et que le contact n'est pas en processus de renouvellement, vous devrez sélectionner la cotisation active (A) pour faire les changements nécessaires.
Les changements faits à une cotisation en cours n'entraînent pas la production d'une facture.
Vous apportez des changements à un contact en processus de renouvellement
Consultez la section Renouvellements pour avoir plus de détails sur ce processus.
Vous avez envoyé un avis de renouvellement à un contact membre et on vous fait part de changements en lien avec la prochaine cotisation? Faites les changements nécessaires directement dans le renouvellement (B) et acceptez ce renouvellement pour créer une nouvelle cotisation et envoyer une facture au membre. La prochaine cotisation comportera vos modifications.
Vous ne pouvez pas faire de changement sur un renouvellement que vous avez déjà accepté. Il faudra les faire sur la cotisation qui s'est créée (en attente) lorsque vous avez approuvé le renouvellement de ce membre.
Toutefois, si vous faites des changements qui modifieraient le montant de la facture, il faudra réinitialiser le renouvellement avant d'y faire les changements.
Consultez la section Faire des modifications à un renouvellement accepté pour en savoir davantage sur le sujet.
Une fois que vous avez bien déterminé l'état de la cotisation, sélectionnez la cotisation ou le renouvellement à mettre à jour et procédez à une des modifications suivantes :
Modifier le type d'abonnement
- Ouvrir la cotisation appropriée ou le renouvellement (1)
- Cliquer sur le champ Type d'abonnement dans l'onglet Résumé (2)
- Cliquer sur le X pour supprimer le type existant (3)
- Cliquer sur la loupe pour voir les options disponibles et sélectionner le nouveau type d'abonnement (4)
- Répéter ces étapes pour changer l’ensemble d'options d'abonnement.
- Enregistrer les changements.
Si le type d'abonnement est modifié après la facturation, il n'y a pas de facture d'ajustement de générée automatiquement.
Modifier les dates de l'abonnement
Changer la date de fin d'une cotisation qui est échue (terminée) ou déjà en processus de renouvellement ne changera pas son statut.
Ouvrir la cotisation appropriée ou le renouvellement
Sélectionner le champ Date de début pour choisir une nouvelle date de début de la cotisation.
Sélectionner le champ Date de fin pour choisir une nouvelle date de fin de la cotisation.
Questions fréquemment posées
- Section en développement
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