Contacts

---

• Lire la fiche d'un contact
• Créer un nouveau contact
• Modifier La fiche d'un contact
• Envoyer un courriel à des contacts
• Consulter l'historique d'un contact

---

Lire la fiche d'un contact

Types de contacts

Voici les descriptions des différents termes utilisés pour désignés des contacts de l'environnement.

Types de contacts	Définition
Membre	Par défaut, les contacts membres sont des contacts qui sont identifiés comme délégués sur une cotisation active. Il est possible de configurer l'environnement pour que tous les contacts d'un compte membre soient considérés comme membres, et ce, même s'ils n'apparaissent pas sur la cotisation.
Non-Membre	Tous les contacts d'un compte non-membre sont considérés comme non-membres. Par défaut, les contacts d'un compte membre qui ne sont pas sur la cotisation active sont considérés comme non-membres. Il est possible de configurer l'environnement pour que tous les contacts d'un compte membre soient considérés comme membres, et ce, même s'ils n'apparaissent pas sur la cotisation.
Actif	Tous les contacts de la base de données qui n'ont pas été désactivés sont considérés comme actifs.
Inactif	Tous les contacts de la base de données qui ont été désactivés sont considérés comme inactifs.
Délégué	Tous les contacts qui sont liés à une cotisation sont considérés comme des délégués.
Délégué principal	Un seul des délégués peut être identifié comme délégué principal sur une cotisation.
Délégué secondaire/additionnels	Tous les délégués qui sont sur une cotisation, mais qui ne sont pas le délégué principal sont considérés comme des délégués secondaire/additionnels.
Gestionnaires	Ces contacts ne sont pas nécessairement des délégués mais recevront les avis de cotisation (adhésion et renouvellement) à la place du contact principal du compte.
VIP	Les contacts VIP ne sont pas nécessairement des délégués mais peuvent être considérés comme des membres lors de leur inscription à des événements grâce à un paramètre de l'onglet Billetterie du formulaire d'événement.
Sans compte	Ce terme désigne une fiche de contact qui n'est pas associée à une fiche de compte.
Membre jeune	Statut en lien avec certains paramètres des ensembles d'options d'abonnement qui limitent l'âge des délégués sur une cotisation.

En-tête

L’en-tête indique si le compte est membre et si c'est un membre jeune.

Onglet Résumé

Informations du contact

Champ	Description	Champ	Description
Salutation	Façon de saluer le contact, cette salutation n'est plus utilisée par les modèles de courriel	Fonction	Fonction du contact au sein de son compte
Prénom	Prénom du contact	Type de contact
Nom de famille	Nom de famille du contact	Compte

Informations du membre

Champ	Description	Champ	Description
Contact principal		Numéro de membre
Membre depuis		Peut utiliser les crédits de cotisation
Date de cessation		Peut utiliser les gratuités

Coordonnées

Champ	Description	Champ	Description
Courrier électronique	Courriel du contact	Infolettre	Permet d'ajouter ce champ à votre liste d'envoi MailChimp
Téléphone	Numéro de téléphone du contact	Téléphone mobile	Numéro de téléphone mobile du contact
Twitter	URL complet du profil Twitter du contact	LinkedIn	URL complet du profil LinkedIn du contact
Instagram	URL complet du profil Instagram du contact

Adresse principale

Champ	Description
Adresse
Adresse - ligne 2
Ville
Province
Pays
Code postal

Chronologie

Le module de chronologie vous permets de créer et de consulter des activités en lien avec la fiche d'un contact. La chronologie d'un contact est reliée à sa fiche de compte.

Onglet Détails

Informations additionnelles

Champ	Description	Champ	Description
Lieu de naissance	Lieu de naissance du contact	Date de naissance	Date de naissance du contact
Allergies	Allergies du contact	Mentor	Permet d'identifier si le contact est un mentor au sein de son organisation
Sexe		Minorité visible
Langue	Langue dans laquelle contacter le contact	Exportateur
Attentes		Travailleur autonome
Besoins	Permet d'identifier les besoins du contact	Intrapreneur	Permet de déterminer si le contact est un intrapreneur au sein de sa compagnie. Un intrapreneur est un employé qui travaille sur des projets spéciaux ou des idées comme le ferait un entrepreneur, mais au sein même de la compagnie pour laquelle il travaille.
		Références

Notes

Étiquettes

Visibilité sur le web

Champ	Description	Champ	Description
Montrer sur le web	Détermine si le contact est affiché sur le site web de votre organisation	Montrer le téléphone sur le web	Permet d'afficher le numéro de téléphone inscrit dans l'encadré précédent sur la page web de votre organisation
Montrer le courriel sur le web	Permet d'afficher le courriel inscrit dans l'encadré précédent sur la page web de votre organisation	Montrer les réseaux sociaux sur le web	Permet d'afficher les différents liens vers les médias sociaux qui ont été inscrits dans l'encadré précédent sur le site web de votre organisation

Parrainage

Connexion du membre

Onglet Dons et Inscription

L'onglet Dons vous permet de visualiser l'historiques des dons qu'un contact a fait à votre organisation.

De la même manière, l'onglet Événement vous permet de voir toutes les inscriptions associées à cette fiche de contact.

Onglet Association

Ce menu vous offre de visualiser ou de créer des associations. Les associations sont des liens entre les différentes entités de votre base de données.

---

Créer un nouveau contact

attention

Rappelez-vous qu'il n'est pas possible de faire l'ajout de contact membre dans cette option du menu principal. Il faut plutôt passer par l'option Adhésions de délégués si l'on souhaite ajouter un contact membre.

• Commencer la création d'un contact en sélectionnant +Nouveau (2) dans l'option Contacts du menu principal (1)

• Inscrire les informations pertinentes dans l'onglet Résumé (3)

• Inscrire les informations pertinentes dans l'onglet Détails

• Enregistrer la nouvelle fiche

Conseil

Il est aussi possible de créer un contact à l'aide d'un formulaire rapide.

• Sélectionner l'icône + à droite du ruban coloré au haut de l'écrna pour avoir accès à tous les formulaires rapides de l'environnement;
• Sélectionner le formulaire rapide Contact;
• Remplir les champs obligatoires et facultatif du formulaire;
• Sélectionner Enregistrer et fermer au bas du formulaire pour valider la création du contact.

---

Modifier la fiche d'un contact

Modifier les informations générales

Il est toujours possible de mettre à jour les informations générales d'un contact. En effet, pourvu que le changement ne concerne pas l'abonnement en cours ou à venir, il est possible de le faire en allant directement sur la fiche d'un contact.

• Choisir la fiche à modifier (utiliser le champ recherche pour accélérer votre démarche)
• Ouvrir l'onglet qui contient l'information à modifier ou à mettre à jour
• Remplacer l'ancienne information par la nouvelle
• Enregistrer vos changements

Modifier les détails de l'abonnement

Il n'est pas possible de modifier les informations concernant l'abonnement d'un compte à partir de la fiche d'un contact. Pour tout changement qui touche l'abonnement en cours ou lorsque vous avez des options à modifier lors du renouvellement, veuillez plutôt consulter la section comptes.

---

Envoyer un courriel à des contacts

• Dans la liste de votre choix de l'option Contacts du menu principal (1), sélectionner les contacts auxquels envoyer un courriel en les cochant (2)

astuce

Pour les envois à plusieurs ou à un groupe de contacts, utilisez le filtrage pour identifier les contacts plus efficacement.

• Sélectionner Envoyer un courrier électronique direct dans la barre d'outils (3)

• Dans le nouveau formulaire Envoyer un courrier électronique qui apparaît, choisir la langue dans laquelle faire l'envoi (4) et le modèle de courriel à envoyer aux contacts sélectionnés(5)

• Sélectionner Envoyer au bas du formulaire (6)

astuce

Pour faire l'envoi d'un courriel plus personnalisé, vous pouvez exporter les adresses courriel des contacts sélectionnés en utilisant le bouton Exportez les enregistrements sélectionnés. Cela vous créera une liste Excel de laquelle il sera possible de copier-coller toutes les adresses courriel.

Pour plus de détails sur l'envoi de courriels à partir de Membri365, consultez la section Envoi de courriels

---

Consulter l'historique d'un contact

Une entité du nom de Cotisation de contact vous permet de voir sur quelles cotisation un contact a été délégué par le passé. Pour y accèder:

1. Sélectionner la fiche du contact qui vous intéresse;
2. Sélectionner l'onglet Association;
3. Choisir de voir les Cotisations de contact.

info

Comme la cotisation de contact est créée au moment de l'ajout d'un contact comme délégué sur une cotisation, l'historique de la relation entre ce contact et la cotisation du compte est conservée même s'il est retiré de la cotisation avant le renouvellement.

---

Questions fréquemment posées

Comment modifier le contact principal d'un compte

Statut du compte	Explication
Membre	Si le compte est présentement membre de votre organisation et que vous souhaitez modifier le contact principal, il sera nécessaire de modifier le délégué principal de la cotisation active.
Non-membre	Si le compte est non-membre, vous pouvez modifier le contact principal directement sur la fiche de compte.

Comment utiliser les étiquettes pour un contact

Il est possible d'utiliser les étiquettes avec des contacts. Cela permet de filtrer certains comptes plus rapidement.

1. Sélectionner la fiche du contact qui vous intéresse;
2. Sélectionner l'onglet Détails;
3. À partir de l'encadré Étiquettes, sélectionner les trois petits points ⁝ ;
4. À l'aide de la bande déroulante, sélectionner Ajouter un(e) étiquette existant(e);
5. À l'aide de l'outil de recherche, sélectionner la ou les étiquette(s) que vous souhaitez ajouter;
6. Au besoin, créer votre ou vos étiquette(s).

---

Toujours incertain?

Contactez-nous - support@vendere.ca.