Factures
Dans Membri 365, lors des différentes opérations, les factures sont générées automatiquement par le système.
Toutefois, plusieurs processus nécessitent quand même votre intervention.
- Lire une facture
- Créer une facture
- Trouver une facture
- Payer une facture
- Renvoyer une facture
- Annuler une facture
- Créer une note de crédit
- Effectuer un remboursement
- Consulter le solde des crédit de factures d'un compte
Lire une facture
Une facture peut avoir plusieurs statuts. Il est possible de consulter le statut d'une facture dans son en-tête
| Statuts | Définitions |
|---|---|
| Nouveau | La facture est nouvellement créée dans le système, mais elle n'est pas encore facturée. |
| En attente de paiement | Une facture qui a été crée et envoyée, mais que le compte n'a pas encore payée. Ces factures sont également appelées factures ouvertes. |
| Payée | Un paiement a été appliqué à la facture et le solde est à 0 $. |
| Terminé | La facture est payée et transférée au système comptable. |
L'encadré Informations de la facture contient toutes les informations générales en lien avec la facture elle-même.
| Champs | Description |
|---|---|
| Réf. facture | Le numéro de référence par défaut est 001000, à chaque nouvelle facture, ce numéro augmente de 1. Donc, plus le numéro est élevé, plus la facture est récente. L'inverse est aussi vrai. |
| Référence de synchronisation | Numéro de la facture dans le système comptable |
| Nom | C'est le nom de la facture. |
| Type de facture | Les factures peuvent être de plusieurs types: renouvellement, adhésion, manuelle, inscription, etc. |
| Devise | La valeur par défaut du système est le dollar canadien |
| Sans taxe | Cette option vous permet de ne pas appliquer de taxe sur une facture. Il n'est pas possible, pour l'instant, d'activer cette option seulement pour certaines lignes de votre facture. Vous ne pouvez donc pas combiner des produits non taxables et des produits taxables. |
| Bloquer l'envoi du courriel de la facture | Activez ce champ pour empêcher Membri 365 d'envoyer la facture par courriel. |
| Dernier courriel envoyé le | C'est la date du dernier courriel de facture envoyé. |
| Message sur le courriel | Il est possible d'ajouter un message personnalisé sur la facture que vous envoyez par courriel. |
Informations de facturation
L'encadré Informations de facturation contient toute l'information en lien avec la facturation d'un compte
| Champs | Description |
|---|---|
| Compte | Ce champ recherche vous permet de sélectionner un compte qui fait partie de votre base de données. Utilisez la recherche partielle à l'aide de l'astérisque pour être efficace. La plupart des champs de cet encadré sont préremplis lorsque vous faites la sélection du compte puisque la fiche de ce compte contient toute l'information qui nous permet de le facturer. |
| Outrepasser le courriel de facturation | Ce champ vous permet d'indiquer un courriel différent de celui qui est affiché dans la fiche du compte. |
| Courriel | Ce champ est prérempli dans plusieurs cas. S'il ne l'est pas, la facture sera envoyée au courriel qui est inscrit dans la fiche du compte. |
Les champs de cet encadré sont préremplis en lien avec la fiche du compte facturé. Les changements que vous faites directement sur la facture n'auront pas d'impact sur les informations que l'on retrouve dans la fiche du compte.
L'encadré Produits de la facture contient tous les produits qui ont été facturés. Il est possible de les sélectionner pour en connaître les informations générales en effectuant un double click gauche sur les lignes de facture (chacun des produits de la facture).
Consultez la page Produits pour avoir plus d'information à ce sujet.
Créer une facture
Pour faire la création d'une facture manuelle, suivez les étapes suivantes:
- Naviguer jusqu'à la page
Facturesdans le menu principal (1) - Sélectionner
+Nouveaudans la barre d'outils pour créer une nouvelle facture (2) - Entrer les informations générales de la facture qui sont également des champs obligatoires (dans le doute, les champs d'une facture sont tous décrits à la section précédente) (3)
- Sélectionner
Enregistrerdans la barre d'outils pour créer la facture dans le système (4) - Sélectionner
+ Nouveau produit de la facturedans l'encadré Produits de la facture (5) - Remplir le formulaire Création rapide: Produit de la facture en sélectionnant un produit existant ou en faisant la création d'un nouveau produit. (6)
- Sélectionner un produit existant
- Utiliser la loupe du champ recherche pour avoir accès à tous les produits de votre liste de produits
- Sélectionner le produit
- Déterminer la quantité achetée et le prix unitaire (si ce dernier n'est pas déjà configuré)
- Sélectionner
Enregistrer et fermerpour revenir à la facture
- Créer un nouveau produit
- Nommer votre produit et en indiquer le prix
- Déterminer la quantité achetée
- Inscrire le numéro de G/L ou le numéro de produit (cela dépend de votre système comptable) dans lequel ira s'inscrire le montant de cette ligne de votre facture
- Sélectionner
Enregistrer et fermerpour revenir à la facture
- Sélectionner un produit existant
- Ajouter d'autres produits à la facture en répétant les étapes 5 et 6 au besoin
Rappelez-vous qu'il n'est pas encore possible de créer une facture qui combine des produits taxables et des produits non taxables.
- Sélectionner l'option
Facturerdans la barre d'outils afin d'envoyer la facture par courriel (7)
Trouver une facture
Il existe plusieurs façons de retrouver rapidement une facture qui a été créée dans Membri 365:
1. Dans la fiche d'un compte
Pour consulter rapidement les factures ouvertes:
- Accéder à la fiche d'un compte que vous avez facturé
- Sélectionner l'onglet
Facturation - Consulter les factures ouvertes du compte
Pour consulter toutes les factures en lien avec ce compte:
- Sélectionner
Associationdans l'en-tête - Sélectionner
Facturesdans la liste des éléments associés - Naviguer dans les différentes vues système, utiliser la recherche rapide ou imposer des filtres sur des colonnes pour trouver la facture qui vous intéresse
2. Dans les listes de factures
Naviguer jusqu'à la page
Facturesdans le menu principal pour avoir une liste de toutes les factures qui ont été créées dans le systèmeNaviguer dans les différentes vues système, utiliser la recherche rapide ou imposer des filtres sur des colonnes pour trouver la facture qui vous intéresse
D'ici vous pouvez faire une recherche, soit par le nom de la facture, le numéro de référence de la facture (le numéro de Membri 365 ou le numéro de votre système comptable) ou le compte facturé.
Vous pouvez faire une recherche partielle en utilisant l'astérisque (*). Par exemple, si vous inscrivez : *4900, tous les résultats avec ces chiffres apparaîtront.
Payer une facture
Faire un paiement régulier
- Sélectionner la facture sur laquelle appliquer un paiement
- Sélectionner l'onglet
Paiement
Si vous disposez des informations de la carte de crédit d'un client, vous pouvez payer directement sur la plateforme de paiement en ligne à sa place. Sélectionnez simplement Payer en ligne dans la barre d'outils. Complétez alors les étapes de paiement sur la plateforme.
- Sélectionner
+ Nouveau Paiement - Inscrire les informations reliées au paiement dans le formulaire Création rapide: Paiement
Selon le mode de paiement, le champ Détails peut être obligatoire. On y inscrit par exemple un numéro de confirmation dans le cas d'un paiement par carte de crédit ou le numéro de chèque lorsque le paiement est fait par chèque.
- Sélectionner
Enregistrer et fermerpour revenir à la facture Actualiserpour appliquer le paiement à la facture et pour voir le nouveau solde s'afficher
Appliquer les crédits de factures disponibles
Pour savoir si le compte a des crédits de factures disponibles, il faut consulter la fiche de compte.
- Sélectionner la facture sur laquelle appliquer un crédit
- Sélectionner l'onglet
Paiement - Indiquer Oui dans le champ Appliquer les crédits de factures disponibles
- Au besoin, déterminer le montant maximal des crédits de factures qu'il est possible d'utiliser pour payer le solde de cette facture
Appliquer les crédits de cotisation disponibles
Ce module n'est pas encore disponible. Il le sera dans les prochaines versions de Membri 365. Vous pourrez l'activer à partir des paramètres de votre environnement.
Il est possible de payer certaines factures en y appliquant des crédits de cotisation. Ces crédits peuvent résulter de l'annulation d'une participation à un événement ou faire partie des avantages d'un ensemble d'options d'abonnement.
- Sélectionner la facture sur laquelle appliquer un crédit
- Sélectionner l'onglet
Paiement - Indiquer Oui dans le champ Appliquer les crédits de cotisations disponibles
- Au besoin, déterminer le montant maximal des crédits de cotisations qu'il est possible d'utiliser pour payer le solde de cette facture
Renvoyer une facture
1. Directement à travers Membri 365
- Trouver la facture à refaire parvenir au client et la sélectionner
- Sélectionner l'option
Renvoyer le courrieldans la barre d'outils
Cette action met à jour le champ Dernier courriel envoyé le dans l'encadré Informations de la facture qui est situé dans l'onglet Résumé de la facture.
2. Par un autre moyen en téléchargeant la facture
- Trouver la facture à refaire parvenir au client et la sélectionner
- Sélectionner l'option
Télécharger la facturedans la barre d'outils pour télécharger le fichier en format PDF - Utiliser le système de messagerie de votre choix pour communiquer avec le client et y joindre la facture
Vous pourriez également faire une copie physique de la facture et l'envoyer par la poste.
Cette action ne met pas à jour le champ Dernier courriel envoyé le dans l'encadré Informations de la facture qui est situé dans l'onglet Résumé de la facture.
Envoyer des états de compte
Il est possible d'envoyer des états de compte à partir de votre environnement Membri 365.
Manuellement
Si un compte a plusieurs factures en attente de paiement et que vous souhaitez lui envoyer un état de compte, il est possible de le faire manuellement.
- Naviguer jusqu'à la fiche du compte concerné
- Sélectionner
Fluxdans la barre d'outils - Sélectionner le flux Envoyer un état de compte
L'état de compte sera envoyé au compte et ajouté à sa chronologie pourvu qu'un gabarit de courriel d'état de compte soit sélectionné dans les paramètres de votre environnement.
Automatiquement
Il est possible d'activer l'envoi automatique d'états de compte pour tous les comptes de votre environnement qui ont des factures ouvertes générées depuis plus de 30 jours.
Les états de compte sont envoyés tous les 30 jours.
Cette option n'est pas activée par défaut dans Membri 365. Communiquez avec notre équipe de support pour en faire l'activation ou activez-la vous-même à partir de la section Paramètres du menu Configuration.
Au moment de l'activation, des états de compte sont envoyés automatiquement à chaque compte qui a une facture ouverte à sa fiche. Il faut donc faire un suivi serré des factures en attente de paiement pour éviter de mauvaises surprises. Vous pourriez, par exemple, avoir oublié d'appliquer un paiement sur une facture et engendrer des confusions inutiles lors de l'envoi automatique d'un état de compte.
Annuler une facture
Il est seulement possible d'annuler une facture qui n'est pas encore payée ou partiellement payée.
- Trouver la facture en attente de paiement à annuler
- Sélectionner l'option
Annuler la facturedans la barre d'outils - Confirmer l'annulation de la facture
Il est possible d'annuler une inscription à un événement à divers pourcentages pour faire un remboursement partiel.
Créer une note de crédit
Il est possible de créer une note de crédit à l'aide du module de facturation.
- Sélectionner la page
Facturesdans la section Facturation du menu principal - Sélectionner
+ Nouveaupour faire la création d'une nouvelle facture dans votre environnement Membri 365 - Sélectionner le compte pour lequel vous devez créer une note de crédit et saisir les différentes informations nécessaires à la facturation dans les encadrés de l'onglet Résumé (pour plus d'informations concernant les divers champs de cet onglet, référez-vous à la section Lire une facture)
- Sélectionner
Enregistrerdans la barre d'outils pour faire la création de la note dans l'environnement et avoir accès au module Produits de la facture - Sélectionner les trois points superposés dans le coin supérieur droit de l'encadré Produits de la facture et sélectionner
+ Nouveau produit de la facture - Compléter les divers champs obligatoires et facultatifs du formulaire rapide de création de produits
Les montants positifs représentent des montants qui sont dus à votre organisation. Les montants négatifs correspondent donc à des sorties d'argent que vous devez rembourser au compte en question. Le montant de la note de crédit doit donc être négatif.
Il faut également savoir que les montants négatifs s'affichent toujours entre parenthèses.
- Sélectionner
Enregistrer et fermerau bas du formulaire rapide pour en faire la création.
Vous voudrez sûrement mettre le champ Bloquer l'envoi du courriel de la facture à Oui pour éviter d'envoyer cette note par courriel.
- Sélectionner
Facturerdans la barre d'outils pour faire la création de la note de l'ajouter à la fiche du compte.
Les factures en attente de paiement (statut qu'aura votre note de crédit jusqu'au paiement complet du solde) s'affichent toujours dans l'onglet Facturation de la fiche d'un compte.
Il est possible de noter chacune des transactions au solde de la note de crédit en appliquant des paiements négatifs sur le solde (négatif) de la note de crédit à chaque transaction.
Il ne suffit pas d'inscrire un remboursement dans Membri 365 pour qu'il soit effectué. En effet, le CRM vous permet de faire le suivi de cette information, mais n'effectue aucun transfert de fonds.
Effectuer un remboursement
Si la facture a comme statut En attente de paiement, vous n'avez qu'à annuler la facture pour que celle-ci soit supprimée de l'environnement.
Lorsque la facture est payée, il est possible d'effectuer un remboursement.
Cette procédure ne fonctionne pas pour les factures d'adhésions ou pour les factures de renouvellement payées. Elle fonctionne toutefois pour toutes les autres factures payées de votre environnement.
- Sélectionner la facture à rembourser
- Sélectionner
Annuler la facturedans la barre d'outils
La facture ne sera pas annulée. Lorsque la facture est payée, ce bouton crée une facture de remboursement dans votre environnement qui sera reliée à la facture payée que vous désirez rembourser. Cette facture de remboursement a un solde négatif. Cela vous indique que vous devez effectuer un remboursement.
Vous pourriez aussi décider de ne pas rembourser le compte. Dans ce cas, le solde négatif de cette facture est ajouté aux crédits de factures du compte. Il est possible d'utiliser ces crédits pour payer entièrement ou partiellement les prochaines factures de ce compte.
- Rembourser le membre de la façon qui vous convient le plus (chèque, virement bancaire, etc.)
Vous pourrez bientôt rembourser les factures payées en ligne directement. Cette fonctionnalité sera disponible dans une prochaine version de notre application.
Il faut alors indiquer que vous avez bien effectué le remboursement sur la facture de remboursement en appliquant un paiement négatif sur cette facture.
- Sélectionner la facture de remboursement
- Sélectionner l'onglet Paiement
- Sélectionner
+ Nouveau Paiement
La façon qu'a Dynamics pour afficher les nombres négatifs est de les mettre entre parenthèses. Si vous écrivez un nombre négatif dans le champ Montant, il sera automatiquement affiché de cette façon.
- Sélectionner le mode de paiement par lequel vous avez effectué le remboursement de cette facture et inscrivez les détails de la transaction au besoin.
Le système n'effectue pas de transfert de fonds lorsque le remboursement est saisi. Vous devrez faire ce virement par le moyen de votre choix.
- Sélectionner
Enregistrer et fermerpour appliquer le paiement. - Sélectionner
Enregistrerdans la barre d'outils et revenir à l'onglet résumé pour voir le nouveau solde de 0$ et le nouveau statut Payée de la facture.
Consulter le solde des crédits de factures d'un compte
Il est possible d'appliquer ces crédits sur une facture pour la payer.
- Sélectionner la fiche d'un compte
- Sélectionner l'onglet
Facturation - Consulter le champ Total des crédits disponibles dans l'encadré Informations de facturation.
Pour recalculer le montant total des crédits disponibles, il suffit de sélectionner la calculatrice à la gauche du champ et de sélectionner Recalculer.
Questions fréquemment posées
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