Inscriptions
Cette section vous permet de faire le suivi des participants qui s'inscrivent automatiquement dans votre système grâce à la billetterie en ligne intégrée à Membri et de faire des inscriptions manuelles aux événements en vente.
Pour les inscriptions faites sur la billetterie en ligne, les inscriptions, les factures et les paiements se créent automatiquement.
- Créer une inscription manuelle
- Consulter les inscriptions à un événement
- Annuler une inscription
- Assigner les inscriptions non-membres
- Télécharger les billets physiques
Créer une inscription manuelle
À partir de la billetterie en mode administrateur
L'utilisation de la billetterie intégrée en mode administrateur vous permet de créer des inscriptions beaucoup plus rapidement qu'à partir du CRM.
Bien sûr, il faut que votre événement utilise notre billetterie intégrée pour que cette option soit valable.
Pour utiliser le mode administrateur de la billetterie intégrée:
- Sélectionner la section Inscription du menu principal
- Sélectionner
+Nouveaudans la barre d'outils pour faire l'ouverture d'un formulaire de création d'inscription - Choisir un compte, un contact et un événement
- Sélectionner
Enregistrerdans la barre d'outils - Sélectionner
Billetterie Admindans la barre d'outils pour faire l'ouverture de la billetterie intégrée en mode administrateur - Compléter chacune des étapes de l'inscription
Les champs Notes et Notes d'assignation ne s'affichent qu'en mode administrateur et vous permettent de prendre des notes en lien avec l'assignation des participants.
L'information qui y est inscrite est consultable à partir de la fiche de chacun des participants d'une inscription.
- Choisir l'option
Facturerpour envoyer une facture à l'adresse courriel indiquée comme courriel principal responsable de l'inscription ou l'optionÉtape suivantepour appliquer un paiement si vous disposez des informations de paiement de la personne responsable de l'inscription.
À partir du CRM
La plupart des inscriptions se font en ligne grâce à la billetterie intégrée, mais vous pouvez faire une inscription à l'un de vos événements en cours manuellement. Suivez les étapes suivantes pour y arriver.
À partir de la section Inscriptions du menu principal (1), ouvrir le formulaire Créer Inscription en sélectionnant +Nouveau dans la barre d'outils (2)
1. Décrire l’inscription
L'onglet Résumé contient des encadrés qui renferment l'information générale autour de l'inscription. Complétez les champs obligatoires et les champs secondaires pour lesquels vous avez de l'information.
A. Encadré Informations de l'inscription
| Options | Description |
|---|---|
| Compte | Sélectionnez ou créez le compte pour lequel vous faites l'inscription. |
| Contact | Sélectionner ou créez un contact associer au compte pour lequel vous faites une inscription. |
| Événement | Sélectionnez l'événement en cours pour lequel vous souhaitez faire une inscription. |
| Ignorer les limites de billets | Cette option vous permet de contourner les limites que vous avez définies pour chacun des types de billets de votre événement lors de la création des billets. |
Les champs Statut d'inscription, Facture et Facture de remboursement sont des champs verrouillés qui se rempliront automatiquement.
B. Encadré Paiement
| Options | Description |
|---|---|
| Appliquer les crédits de factures disponibles | Si le compte à un solde négatif, vous pouvez décider d'appliquer ce solde négatif en crédit pour la participation à vos événements. |
| Limiter la prise de crédit de factures | Si vous inscrivez Oui vous pourrez limiter le montant maximal de ce solde négatif (crédit) qu'il est possible d'utiliser pour l'achat de billets à votre événement. |
| Montant de prise de crédit de factures | Déterminez le montant maximal qu'il est possible d'utiliser. |
| Appliquer les crédits de cotisations disponibles | Module en développement pour encourager la participation aux événements |
| Limiter la prise de crédit de cotisations | Module en développement pour encourager la participation aux événements |
| Montant de prise de crédit de cotisation | Module en développement pour encourager la participation aux événements |
| Payée | Si l'inscription est payée avant de facturer (p. ex. la personne vous a envoyé un chèque en même temps que son inscription), mettez ce champ à Oui pour que Membri envoie un reçu. |
| Montant du paiement | Indiquez le montant du paiement reçu. |
| Mode de paiement | Indiquez le mode par lequel vous avez reçu ce paiement. |
| Détails du paiement | Inscrivez les informations importantes en lien avec le paiement (p. ex. # de chèque). |
C. Encadrée Informations de facturation
Toutes les informations en lien avec le contact que vous avez sélectionné devraient s'afficher automatiquement dans les champs de cet encadré.
D. Encadré Notes
Vous pouvez inscrire des notes sur l'inscription en général dans cet encadré. Si l'inscription contient plusieurs participants, vous pourrez laisser des notes sur chacun des participants à l'onglet suivant.
Enregistrer l'inscription
Pour pouvoir ajouter des participants à l'inscription, vous devrez d'abord la créer dans le système. Il faut donc enregistrer vos progrès en sélectionnant Enregistrer dans la barre d'outils.
2. Ajouter des participants
Une fois l'inscription enregistrée, vous pourrez voir toutes les options de l'onglet participant. Cet onglet vous permet d'ajouter des participants à l'inscription et de noter les réponses de chacun d'entre eux aux questions qui sont liées aux activités présentes sur le type de billet qu'ils ont choisi.
- Sélectionner l'option +Nouveau participant dans l'encadré Participants (1) pour ouvrir le formulaire Création rapide: Participant
- À l'aide du tableau qui suit, remplir les divers champs du formulaire (2)
- Enregistrer l'ajout de participant (3)
| Options | Description |
|---|---|
| Contact | Utilisez la loupe pour rechercher un contact existant dans la base de données. |
| Prénom et Nom | Ces champs se remplissent automatiquement si vous sélectionnez un contact existant. Inscrivez le prénom et le nom du participant s'il n'est pas un contact existant. |
| Événement et Inscription | Ces champs se remplissent automatiquement. |
| Prix membre | Déterminez si le participant a droit au prix membre. |
| Type de billet | Sélectionnez le type de billet à attribuer à ce participant. Si le billet a un nombre de participants supérieur à 1 (table, quatuor, etc.), il est nécessaire d'ajouter autant de participants que le nombre indiqué sur le billet pour pouvoir facturer l'inscription. Vous pourrez vous simplifier la tâche avec la prochaine option. |
| Créer les autres participants du billet | Ce champ s'affiche seulement si vous avez choisi un billet sur lequel il y a plusieurs participants. Dans ce cas, sélectionnez Oui pour que Membri365 crée le nombre nécessaire de participants. Vous pourrez les voir et les modifier une fois que vous aurez enregistré le participant en cours. |
| Est un invité | Ce champ vous permet de déterminer si le participant est un invité d'un contact et de garder cette information pour vos rapports d'événements. |
| Téléphone, courriel | Entrez ces informations pour y avoir accès dans le futur. |
| Note | Ajoutez toute information qui pourrait vous intéresser en lien avec l'inscription de ce participant. |
- Répéter les étapes 1 à 3 jusqu'à ce que tous les participants de l'inscription soient ajoutés
3. Ajouter les réponses des participants
Certaines de vos activités peuvent être accompagnées de questions pour les participants. Vous pouvez inscrire les réponses de chaque participant manuellement lorsque vous faites une inscription.
- Sélectionner un participant (1)
- Sélectionner l'onglet Réponses aux questions (2)
- Sélectionner +Nouveau Réponse (3)
- Rechercher une question liée à ce billet (4)
- Inscrire/choisir une réponse (5) et la sauvegarder (6)
Répéter ce processus pour toutes les autres questions en lien avec le type de billet choisi
Enregistrer et fermer les réponses de ce participant (7)
- Répéter ce processus pour tous les autres participants de cette inscription.
4. Facturer une inscription
Avant de passer à la facturation, appuyez sur le bouton Enregistrer dans la barre d'outils pour sauvegarder l'inscription (1).
Il ne vous reste alors qu'à sélectionner l'option Facturer dans la barre d'outils (2)
La facture pour cette inscription sera automatiquement créée et envoyée au contact de facturation que vous avez désigné.
Consulter les inscriptions à un événement
Il est possible de consulter les inscriptions à un événement directement sur l'événement concerné.
- Sélectionner l'événement concerné;
- Sélectionner l'onglet Association;
- À partir de la bande déroulante, sélectionner l'onglet Inscriptions;
- Sélectionner l'inscription à modifier;
- Faire les changements sur le formulaire de l'inscription;
- Sélectionner
Enregistrer et fermerpour valider les modifications.
Annuler une inscription
Lorsqu’une inscription est facturée, il est possible de l’annuler en spécifiant le pourcentage du montant remboursé.
Naviguez jusqu’à l’inscription facturée. Sélectionnez-la (1) et cliquez sur le bouton Annuler à 100% dans la barre d'outils pour faire un remboursement complet. (2)
Faire un remboursement partiel
Si vous souhaitez effectuer un remboursement partiel, choisissez l'option qui vous convient (B) à partir du menu déroulant en cliquant sur la flèche juste à droite du bouton (A).
La suite
- La facture de remboursement sera créée.
- Selon les paramètres configurés, la facture principale sera annulée et le système ne créera pas de facture de remboursement
ou
- Le système créera une note de crédit pour rembourser ou annuler l’inscription.
Faire une annulation partielle de participant
L'annulation standard annule tous les participants de l'inscription et rembourse un certain montant du montant total de la facture d'inscription. Toutefois, il est possible d'annuler seulement la participation de certains participants d'une inscription sans annuler l'inscription au complet.
Si jamais vous réalisez que vous voulez annuler les participants qu'il reste sur l'inscription. Le montant de la facture de remboursement générée sera calculé en fonction des participants restant sur l'inscription et non du montant original de la facture d'inscription.
- Sélectionner l'inscription concernée;
- Sélectionner l'onglet Participants;
- Cocher les participants;
- Dans l'encadré Participants de l'inscription sélectionner Annuler.
Le participant sélectionné doit avoir un billet individuel pour pouvoir être annulé à la pièce ou être le responsable d'un groupe de participants.
Si la facture n'est pas encore payée
Le participant sera ainsi annulé et une note de crédit sera produite en fonction de la valeur du billet qu'avait choisi ce participant et appliquée sur la facture initiale de l'inscription pour en réduire le prix. Vous pouvez alors renvoyer la facture d'inscription à la personne responsable de cette dernière.
Si la facture est déjà payée
Le participant est également annulé et une facture de remboursement est créée. Celle-ci s'inscrit en crédits de facture sous l'onglet Facturation du compte responsable de l'inscription jusqu'à ce qu'elle soit remboursée.
Créer une inscription à partir de la billetterie intégrée
Les inscriptions abandonnées (inscriptions faites à partir de la billetterie sur lesquelles aucun paiement n'a été appliqué) sont tout de même créées dans votre environnement Membri 365. Il est donc possible de les sélectionner, de les facturer et d'y appliquer des paiements d'un autre type que par carte de crédit.
Il est donc possible d'utiliser cette façon de faire pour accélérer la création d'inscriptions manuelles.
Se rendre sur la billetterie intégrée reliée à l'événement pour lequel vous souhaitez créer une inscription
Compléter le formulaire d'inscription
Sélectionner Paiement, mais ne pas compléter le paiement
Lorsqu'on le bouton est sélectionné, l'inscription est créée dans votre environnement Membri.
Naviguer jusqu'à la liste Inscriptions incomplètes de la billetterie du tableau de bord Événements et Inscriptions
Sélectionner l'inscription que vous venez de créer
Il n'est pas encore possible de bloquer l'envoi du courriel de facture d'une inscription avant de facturer l'inscription. Vous pouvez toutefois inscrire votre propre courriel dans le champ Courriel de facturation si vous ne souhaitez pas acheminer de facture au compte visé par l'inscription.
- Sélectionner
Facturerdans la barre d'outils pour générer la facture d'inscription - Appliquer un paiement sur la facture d'inscription
Assigner des participants à des groupes
Chacune des inscriptions à un événement génère des participants d'activités. Il est possible d'assigner ces participants à des groupes/tables.
Vous devez d'abord procéder à la création de groupes/tables avant d'y assigner des participants.
Comprendre la logique derrière les assignations de participants
Ces assignations sont possibles grâce à une nouvelle entité : les participants d'activité. Chaque activité sur un billet génère un participant de l'activité lors de l'achat du billet qui donne accès à l'activité en question.
Par exemple, un billet qui donnerait accès à deux activités générera deux participants d'activité qui pourront ensuite être assignés à un groupe différent pour chacune des deux activités.
Paul Jones achète un billet pour le tournoi de golf annuel de votre organisation qui lui donne accès à deux activités:
- Ronde de golf
- Souper
Cet achat génère deux participants d'activité pour un seul participant à l'événement en la personne de Paul Jones:
- Paul Jones le joueur de golf
- Paul Jones le convive pour le souper
Chacun de ces participants peut alors être assigné à un groupe/table différent(e):
- Paul Jones le joueur de golf jouera dans le quatuor 3.
- Paul Jones le convive mangera à la table 6.
Assigner un participant à un groupe
- Dans l'événement en question, sélectionner l'activité à laquelle assigner des participants
- Sélectionner l'onglet Tables
- Dans la sous-grille Participants à assigner, sélectionner un participant à assigner
Consulter la colonne Préférence d'assignation de la sous-grille ou sélectionner le participant pour avoir accès à la valeur de ce champ.
Le champ ne contient de l'information que lorsqu'un membre de votre organisation responsable de l'inscription en indique soit directement dans la fiche d'un participant au moment d'une inscription manuelle ou dans le champ Notes d'assignation qui s'affiche lors de l'inscription de chaque participant sur la billetterie en mode administrateur.
- Utiliser le champ recherche Table pour choisir la table (groupe de participants) à laquelle assigner ce participant d'activité.
À cette étape, il vous est également possible d'attribuer un rôle à ce participant.
Utilisez simplement le champ recherche Rôle du participant pour en faire la sélection. Bien sûr, il vous faudra, au préalable, créer les différents rôles de participant dans l'environnement.
Pour ce faire, sélectionnez + Créer Rôle du participant au bas du champ recherche pour atteindre la section liste des rôles des participants du menu Configuration de l'environnement et faire l'ouverture d'un formulaire de création de rôle. Saisissez le nom de ce rôle et sélectionnez Enregistrer et fermer pour revenir au module d'assignation de participants de l'activité.
- Sélectionner
Enregistrer et fermer - Répéter les étapes 1 à 5 pour chacun des participants de l'activité qui s'affiche dans la sous-grille Participants à assigner
Assigner plusieurs participants à la fois
- Dans l'événement en question, sélectionner l'activité à laquelle assigner des participants
- Sélectionner l'onglet Tables
- Dans la sous-grille Participants à assigner, cocher plusieurs participants à assigner
- Sélectionner
Modifierdans le coin supérieur droit de cette sous-grille - Utiliser le champ recherche Table et rechercher la table de cette activité à laquelle assigner les participants.
Il sera alors possible de choisir n'importe quelle table de votre environnement. Les noms des tables (si laissés vides au moment de leur création) ont la structure suivante :
Code de table - Nom de l'événement - Nom de l'activité
Vous pouvez donc utiliser le champ recherche pour faire une recherche exacte ou partielle (*) sur l'un ou l'autre de ces éléments pour identifier la bonne table.
Assigner les inscriptions non-membres
L'assignation des inscriptions non-membres peut être configuré de deux façons:
Les inscriptions non-membres sont assignées automatiquement à un compte générique;
Les inscriptions non-membres sont assignées automatiquement à un compte de votre base de données si la correspondance est parfaite. Si la correspondance n'est pas parfaite, elles doivent être manuellement assignées à une fiche de compte.
Si les inscriptions ne sont pas assignées à un compte, les factures d'inscriptions associées à l'inscription seront ni transférées au système comptable ni envoyées par courriel.
Toutefois, le courriel de confirmation sera envoyé quand même au courriel responsable de l'inscription.
Si votre environnement est configuré de la deuxième façon, voici comment assigner les inscriptions qui n'ont pas été assignées automatiquement :
- Naviguer jusqu'à la section Tableaux de bord;
- À l'aide du sélecteur de vues, choisir le tableau de bord Événement et inscriptions;
- Sélectionner les inscriptions de la liste Inscriptions à attibuer;
- À l'aide du champ recherche Compte, sélectionner un compte de votre base de données auquel assigner l'inscription. Si le compte n'existe pas, créer un compte non-membre et sélectionnez-le;
- Sélectionner
Enregistrer et fermer; - Répéter les étapes précédentes pour toutes les inscriptions de la liste.
Les participants liés à ces inscriptions doivent également être jumelés à des contacts de la base de données.
Télécharger les billets physiques
Si vous générez des billets physiques pour votre événement, il vous est possible de télécharger les billets des participants.
Si vous décidez de télécharger les billets via l'entité Inscription, tous les billets en lien avec l'inscription choisie seront téléchargés. Toutefois, il vous est possible d'accéder à la fiche d'un seul participant et de télécharger uniquement son billet.
Télécharger tous les billets des participants d'une inscription :
- Accéder à l'inscription dont vous souhaitez télécharger les billets à l'aide du menu principal ou de l'événement;
- Sélectionner le bouton
Télécharger les billets.
Questions fréquemment posées
Pourquoi le nombre d'inscriptions à un événement ne concorde-t-il pas avec le nombre de participants à cet événement?
Lorsqu'une personne fait une inscription en ligne, elle peut acheter plusieurs billets et les billets peuvent contenir plusieurs participants. Par exemple, un membre pourrait faire une inscription et acheter les billets suivants :
2x Billet - table pour six = 12 participants
1x Billet - place individuelle = 1 participant
Il y aurait donc 13 participants pour une seule inscription. Vous voudrez donc exporter une liste des participants et non une liste des inscriptions pour vous préparer à votre événement. En plus de la liste des participants, il est également possible d'exporter une liste des réponses aux questions associées à vos activités.
Toujours incertain? Contactez-nous - support@vendere.ca