Les abonnements
Cette section du menu Configuration vous permet de configurer tout ce qui est en lien avec les abonnements de vos membres.
La structure à deux niveaux
Membri 365 permet d'offrir à vos membres des abonnements hautement personnalisables. Pour être en mesure de bien configurer ceux-ci, il faut d'abord comprendre la structure à deux niveaux. Les types d'abonnement sont des grandes catégories d'abonnement qui comprennent plusieurs ensembles d'options d'abonnement.
Par exemple, vous pourriez avoir un type d'abonnement du nom d'Entreprise qui lui regrouperait plusieurs ensembles d'options d'abonnement pour les entreprises de tailles diverses.
| Type d'abonnement | Ensembles d'options d'abonnement |
|---|---|
| Entreprise | Entreprise de 1 à 10 employés, Entreprise de 11 à 20 employés, Entreprise de 21 à 50 employés, etc. |
Un ensemble d'options d'abonnement se nomme ainsi parce qu'il permet de réunir différentes options d'abonnement. De la même manière qu'un billet pour un événement combine des activités, les ensembles combinent des options. On pourrait donc parler d'une structure à trois niveaux.
En résumé, les types d'abonnement regroupent plusieurs ensembles d'options d'abonnement. Les ensembles d'options regroupent différentes options.
Types d'abonnement
Les types d'abonnement sont des grandes catégories d'abonnement. Elles servent à regrouper des ensembles d'options d'abonnement sous un thème général.
Créer un nouveau type d'abonnement
- Dans le menu
Configuration, naviguer jusqu'à la pageTypes d'abonnement - Sélectionner
+Nouveaudans la barre d'outils - Inscrire un nom pour votre nouveau type d'abonnement dans le champ Nom
- Décrire le type d'abonnement au besoin dans le champ Description
- Déterminer si le système doit inclure les différents membres qui auront ce type d'abonnement dans les listes et les rapports du système à l'aide du champ Inclure dans les listes et rapports de membres
- Sélectionner
Enregistrer et fermerdans la barre d'outils pour compléter la création de ce type d'abonnement
Ensembles d'options d'abonnement
Un ensemble d'options d'abonnement renferme toutes les informations qui définissent la cotisation et les comportements à adopter par le système en lien avec celle-ci.
Comprendre un ensemble d'options d'abonnement
Onglet Résumé
Informations de l'ensemble d'options
| Champs | Description |
|---|---|
| Type d'abonnement | C'est la catégorie générale dans laquelle s'inscrit l'ensemble d'options d'abonnement. |
| Nom | C'est le nom de l'ensemble d'options d'abonnement. |
| Chapitre | Chapitre associé à cet ensemble |
| Version actuelle de l'ensemble | Dès qu'il y a une modification de faite sur l'ensemble d'options d'abonnement, une nouvelle version de l'ensemble est créée. |
| Envoyer facture par courriel lors du paiement auto | Détermine si un reçu est envoyé par courriel au moment de l'application d'un paiement automatique. |
| Description | Ce champ vous permet d'ajouter une description de cet ensemble d'options d'abonnement sur le site web de votre organisation. |
| Ordre | Ce champ permet d'afficher les ensembles d'options d'abonnement d'un type d'abonnement dans un certain ordre sur votre site web. |
| Niveau de l'ensemble | Valeur utilisée au moment de surclassement pour déterminer la hiérarchie des ensembles. Plus la valeur est haute, plus l'ensemble a de valeur. Il n'est donc pas possible de passer d'un ensemble de niveau 3 à un ensemble de niveau 2 lors d'un surclassement. Il faudra attendre au renouvellement et faire un déclassement. Les types d'abonnement ont également une valeur de niveau. Il faut ainsi faire attention d'abord au niveau du type et ensuite au niveau de l'ensemble. |
| Montrer sur le web | Ce champ détermine si l'ensemble d'options d'abonnement est affiché sur le formulaire de votre site web. Si Oui, l'ensemble pourra être sélectionné lors de l'inscription en ligne d'un membre. |
Options de communications
| Champs | Description |
|---|---|
| Envoyer les communications sur la cotisation | Ce champ active ou désactive l'envoi des courriels automatisés en lien avec la cotisation (avis de renouvellement, factures de renouvellement, etc.). |
| Utiliser les produits pour les libellés de facture | Utilise la description du produit pour les lignes de facture s'il y en a une. Sinon, le nom du produit est utilisé. L'option s'applique à toutes les lignes des factures d'adhésion, de renouvellement et de surclassement. |
| Message sur la facture | Ce message s'affichera sur la facture d'adhésion ainsi que sur la facture de renouvellement des membres abonnés à cet ensemble d'options. |
| Outrepasser le gabarit facture d'adhésion | Cette option permet d'utiliser un modèle de courriel différent du modèle par défaut comme courriel de facture d'adhésion pour cet ensemble d'options d'abonnement. |
| Gabarit de courriel de facture d'adhésion | Le gabarit de courriel personnalisé de facture d'adhésion envoyé à une organisation qui choisit cet ensemble d'options d'abonnement |
| Outrepasser le gabarit facture de renouvellement | Cette option permet d'utiliser un modèle de courriel différent du modèle par défaut comme courriel de facture de renouvellement pour cet ensemble d'options d'abonnement. |
| Gabarit de courriel de facture de renouvellement | Le gabarit de courriel personnalisé de facture de renouvellement envoyé à une organisation qui choisit cet ensemble d'options d'abonnement |
| Outrepasser le gabarit de courriel de renouvellement | Cette option permet d'utiliser un modèle de courriel différent du modèle par défaut comme courriel d'avis de de renouvellement pour cet ensemble d'options d'abonnement. |
| Gabarit de renouvellement | Le gabarit de courriel personnalisé de renouvellement envoyé à une organisation qui choisit cet ensemble d'options d'abonnement. |
Options du renouvellement
| Champs | Descriptions |
|---|---|
| Forcer le renouvellement automatique | Si ce champ indique Oui les membres de votre organisation qui ont cet ensemble d'options comme abonnement recevront une facture de renouvellement directement. Le système n'enverra donc pas d'avis de renouvellement. Consultez la page sur le renouvellement pour en apprendre davantage sur ce processus. |
| Désactiver la désactivation automatique | À la fin d'un abonnement, un membre doit payer une nouvelle cotisation s'il désire rester membre de votre organisation. Toutefois, il ne perd pas ses privilèges de membres immédiatement à la fin de sa cotisation. En effet, vos membres ont droit à une période de grâce que vous avez déterminée au préalable. Une fois la période de grâce terminée, un membre qui n'aurait pas payé sa nouvelle cotisation sera désactivé automatiquement. Il deviendra donc non membre. Si vous choisissez de désactiver la désactivation automatique, vous devrez manuellement retirer le statut de membre à un membre qui n'a pas payé au terme de la période de grâce. |
| Confirmer l'éligibilité au renouvellement | Si le champ est à Oui, tous les comptes membres de cet ensemble tombent en intervention requise avant l'envoi de l'avis ou de la facture de renouvellement pour vous permettre de confirmer l'éligibilité du membre à cet ensemble d'options d'abonnement. |
| Raison de l'intervention requise | Message qui s'affiche sur le renouvellement des membres en intervention requise et qui vous permet de savoir ce qu'il faut vérifier avant d'envoyer l'avis ou la facture de renouvellement. |
| Envoyer les renouvellements X jours avant la fin | Indique le nombre de jours avant la fin d’une cotisation pour laquelle le renewal handler doit créer le renouvellement. Valeur par défaut : 30. Valider avec l’organisation à la mise en place du système. |
| Facturer le renouvellement automatiquement X jours après l'avis | Si ce champ contient une valeur numérique, les renouvellements seront automatiquement approuvés par le système un certain nombre de jours après leur création. Il sera possible de consulter la date exacte à laquelle le renouvellement sera approuvé dans l'onglet Abonnement de la fiche d'un compte par le biais du champ Envoi du renouvellement prévu le. |
| Facturer les renouvellements X jours avant la fin | Indique le nombre de jours avant la fin d’une cotisation pour laquelle la facture de renouvellement doit être envoyée. Utilisé dans le cas où l’avis de renouvellement serait envoyé d’avance et les factures ne doivent pas être envoyées directement à l’approbation. Exemple : le renewal handler envoie l’avis de renouvellement 30 jours avant la fin de la cotisation d’un membre. Si ce paramètre est de 15 par exemple, l’approbation du renouvellement n’enverra pas la facture tout de suite au membre, il faudra attendre que la date de fin soit dans 15 jours. Valeur par défaut : 15. Peu utilisé, il sert à des fins comptables (envoyer les avis avant la fin de l’année financière, mais attendre après la fin de l’année financière pour envoyer les factures). |
Autres options
| Champ | Description |
|---|---|
| Permettre le paiement automatique | Cette option permet aux membres d'activer le prélèvement automatique sur la plateforme de paiement utilisée par votre organisation. |
| Forcer la sauvegarde de carte | |
| Permettre d'outrepasser la période de l'abonnement | Indique s'il est possible pour un membre de l'organisation d'indiquer une durée différente de celle prévue par l'ensemble d'options d'abonnement au moment de la création d'une adhésion. |
| Action spéciale sur paiement en retard | Si ce champ indique Déplacer au mois suivant, l'application d'un paiement en retard activera la cotisation pour ce mois-ci au lieu du mois passé. Si ce champ est vide, le paiement en retard paiera une cotisation dans le passé et le membre retombera en renouvellement. Ce paramètre est surtout pratique pour les abonnements mensuels. |
Sondage du renouvellement
Cet encadré permet de configurer un sondage lors du renouvellement en utilisant Customer Voice.
| Champs du formulaire | Description |
|---|---|
| Afficher le bouton du sondage de renouvellement | Option pour ajouter un bouton sur l'avis de renouvellement lié à l'URL d'un sondage conçu par l'organisation. |
| Texte du bouton vers le sondage de renouvellement | libellé du bouton de redirection vers le sondage |
| URL du bouton de sondage de renouvellement | Adresse de redirection vers le sondage |
Cette fonctionnalité requiert du développement personnalisé. Si celle-ci vous intéresse, veuillez communiquer avec notre équipe de support pour la mettre en place.
Administration
| Champs | Description |
|---|---|
| Tableau de bord de renouvellement | Détermine si les renouvellements membres qui ont cet ensemble sur leur cotisation s'affichent dans le tableau de bord des renouvellements (par défaut) ou dans celui des renouvellements mensuels. |
Onglet Tarification
Tarification
| Champs du formulaire | Description |
|---|---|
| Produit de l'ensemble | Indiquez le produit sous lequel s'inscriront les montants perçus pour les cotisations de cet ensemble d'options d'abonnement. |
| Produit différent pour renouvellements | Indiquez le produit sous lequel s'inscriront les montants perçus pour les renouvellements de cotisation de cet ensemble d'options d'abonnement. |
| Produit différent pour renouvellements subséquents | Indiquez le produit sous lequel s'inscriront les montants perçus pour les renouvellements subséquents de cotisation de cet ensemble d'options d'abonnement. |
| Prix | Prix à payer pour cet ensemble d'options d'abonnement |
| Crédit inclus | Il est possible d'offrir un crédit de cotisation qui pourra être appliqué sur certaines factures (inscription à un événement par exemple). Ce champ indique le montant total des crédits inclus dans cet ensemble d'options d'abonnement. |
| Produit du crédit | Ce champ indique le produit sous lequel s'inscriront les crédits de cotisation. |
| Crédit inclus à l'adhésion seulement | Les crédits de cotisation sont, par défaut, ajoutés à la cotisation au moment du paiement d'une adhésion ou d'un renouvellement. Si ce champ indique Oui, les crédits de cotisation seront seulement disponibles lors d'une adhésion. Cela vous permet de faire des promotions seulement pour les nouveaux membres. La valeur par défaut est Non |
| Outrepasser la validité des crédits de cotisation | Les crédits de cotisation sont, par défaut, valident pour toute la durée de la cotisation. Il est possible de contourner cette valeur par défaut seulement pour un ensemble d'options d'abonnement. |
| Validité des crédits de cotisation en mois | Ce champ indique la durée en mois pendant laquelle les crédits de cotisation peuvent être utilisés. Ce champ est seulement disponible si le champ précédent indique Oui |
| Durée de l'abonnement (Mois) | Ce champ indique le nombre de mois pendant lesquels cet abonnement sera actif. |
| Limiter l'âge du contact principal | Vous pourriez créer un ensemble d'options d'abonnement pour des membres plus jeunes. Le champ Âge maximal du délégué principal s'affichera si ce champ indique Oui. |
| Âge maximal du délégué principal | L'âge maximal qu'un délégué principal peut avoir pour bénéficier d'une cotisation reliée à cet ensemble. |
| Prix réduit pour nouvelle entreprise | Vous pouvez offrir un rabais aux nouveaux membres qui choisissent cet ensemble d'options d'abonnement. Si le champ est à Oui, vous pourrez déterminer le prix réduit ainsi que le produit associé à cette variation de l'ensemble. |
| Produit de l'ensemble pour nouvelle entreprise | Indiquez le produit sous lequel s'inscriront les montants perçus pour les premières cotisations reliées à cet ensemble d'options d'abonnement. |
| Prix pour nouvelle entreprise | Déterminez le montant de la première cotisation d'un membre qui a cet ensemble sur sa cotisation. |
Ensemble longue durée
Cet encadré vous permet de configurer une version de cet ensemble sur lequel les membres économiseront pour un abonnement d'une plus longue durée. Les membres peuvent choisir cet ensemble longue durée directement à partir de leur avis de renouvellement.
| Champs du formulaire | Description |
|---|---|
| A un ensemble longue durée à prix réduit | Par défaut, il n'y a pas de rabais sur une version longue durée d'un ensemble d'options d'abonnement. Sélectionnez Oui, pour en créer un. |
| Ensemble longue durée à prix réduit | Sélectionnez l'ensemble d'options sur lequel appliquer un rabais. |
| Version de l'ensemble longue durée | Vous pouvez sélectionner la version de l'ensemble sur laquelle appliquer un rabais longue durée. |
Groupe de taxe
Cet encadré vous permet de configurer le groupe de taxe qui sera utilisé pour les factures générées en lien avec cet ensemble d'options d'abonnement.
| Champs du formulaire | Description |
|---|---|
| Outrepasser le groupe de taxe | Permettre d'outrepasser le groupe de taxe utilisé lorsque des factures sont générées par cet ensemble d'options d'abonnements. Par défaut, le groupe de taxe utilisé est celui choisi dans vos paramètres de la facturation. |
| Groupe de taxe | Ce champ indique le groupe de taxe utilisé pour les factures liées à cet ensemble d'options d'abonnement. Ce champ est seulement disponible si le champ précédent indique Oui. |
Tarification des délégués
| Champs du formulaire | Description |
|---|---|
| Accepte les délégués additionnels | Déterminez si cet ensemble d'options d'abonnement comprend des délégués additionnels. |
| Produit pour délégué secondaire | Indiquez le produit sous lequel s'inscriront les montants perçus par l'inscription de délégués additionnels. |
| Prix pour délégué secondaire additionnel | Indiquez le prix annuel pour l'ajout d'un délégué sur la cotisation à cet ensemble d'abonnement. Le prix peut être à 0 $ si vous voulez permettre l'ajout de délégués additionnels gratuit. |
| Inclus des délégués | Si ce champ indique Oui, vous pourrez indiquer combien de délégués sont inclus dans la cotisation dans le champ Nombre de délégués inclus qui s'affichera à la suite de celui-ci. |
| Nombre de délégués inclus | Déterminez combien de délégués il est possible d'ajouter à une cotisation sans avoir à débourser de frais additionnels. |
| Nombre maximal de délégués | Indiquez un nombre maximal de délégués secondaires qu'il est possible d'ajouter à la cotisation. |
| Limiter l'âge des délégués | Si ce champ indique Oui, vous pourrez indiquer l'âge maximal qu'un délégué additionnel peut avoir dans le champ Âge maximal pour un jeune délégué qui s'affichera à la suite de celui-ci. |
| Prix réduit pour les jeunes délégués | Si ce champ indique Oui, vous pourrez déterminer le produit associé à cet ajout de jeune délégué additionnel, l'âge maximal d'un jeune délégué ainsi que le prix annuel pour chaque ajout d'un jeune délégué. |
| Produit pour jeune délégué secondaire | Inscrivez le produit sous lequel les montants perçus pour l'ajout de jeune délégué secondaire à la cotisation seront inscrits. |
| Prix pour jeune délégué secondaire additionnel | Indiquez le prix à facturer pour l'ajout d'un jeune délégué secondaire à la cotisation. |
| Âge maximal pour jeune délégué | Détermine l'âge maximal qu'un délégué peut avoir pour bénéficier du tarif pour les jeunes délégués |
Frais supplémentaires
| Champs du formulaire | Description |
|---|---|
| Ajouter un frais supplémentaire | Il est possible d'ajouter des frais supplémentaires aux factures en lien avec les cotisations qui comportent cet ensemble. |
| Produit du frais supplémentaire | Déterminer à quel produit associer ces frais supplémentaires |
| Montant du frais supplémentaire | Déterminer le montant des frais supplémentaires à appliquer sur la cotisation |
| Pourcentage du frais supplémentaire | Valeur en pourcentage des frais supplémentaires à ajouter aux factures liées à cet ensemble d'options d'abonnement |
Frais d'ouverture de dossier
| Champs du formulaire | Description |
|---|---|
| Type de frais d'ouverture de dossier | Choisissez si vous voulez appliquer des frais d'ouverture de dossier ou pas. Si oui, déterminez si les frais sont appliqués par compte ou par contact. Si vos membres sont des comptes, sélectionnez Par compte pour appliquer des frais d'ouverture de dossier pour l'adhésion d'un nouveau compte. |
| Produit ouverture de dossier | Indiquez le produit sous lequel s'inscriront les montants perçus pour l'ouverture d'un dossier. |
| Prix pour l'ouverture de dossier | Déterminez le montant des frais d'ouverture du dossier. |
| Outrepasser l'option comptable pour les frais | Cette option a été remplacée par les produits. |
Onglet Options d'abonnements et gratuités
Options d'abonnement
Cet onglet présente les options d'abonnement incluses dans la cotisation d'un membre lorsque cet ensemble est sélectionné ainsi que celles qui peuvent être ajoutées à la cotisation lors de l'adhésion.
Il est possible de les consulter, d'en ajouter/retirer et même d'en créer à partir de cet onglet.
Gratuités
C'est dans cette section que vous pouvez déterminer quels ensembles de gratuités sont liés à l'ensemble d'options d'abonnement. Un choix pourra être fait parmi ces ensembles lors de la création d'une cotisation (adhésion ou renouvellement).
Onglet Billetterie
Billetterie
| Champs | Description |
|---|---|
| Limite de billets membres active | Quand cette option est activée, on peut limiter le nombre de billets membres qu'un compte qui a cet ensemble sur sa cotisation peut acheter sur la billetterie en ligne. |
| Limiter les billets membres par le nombre de membres | Si ce champ indique Oui, un compte pourra acheter autant de billets membres qu'il a de délégués sur sa cotisation. Si ce champ indique Non, il faut indiquer le nombre de billets membres de chaque type qui peuvent être achetés par un compte qui a cet ensemble sur sa cotisation. |
| Nombre limite de billets membres | Champ qui permet d'indiquer le nombre de billets membres de chaque type qu'un compte qui a cet ensemble sur sa cotisation peut acheter. |
Onglet Comptabilité
Comptabilité
Les fonctionnalités de cet onglet ont été remplacées par les produits.
Valeurs de dimension
Ce module est réservé aux utilisateurs du logiciel comptable Business Central. Il vous permet de consulter et définir les valeurs des dimensions qui sont associées aux factures qui comportent cet ensemble d'options.
Onglet Versions
Chaque fois que vous faites l'enregistrement de l'ensemble d'options d'abonnement après avoir fait au moins une modification, Membri 365 fait une copie de la version antérieure à la sauvegarde.
Créer un nouvel ensemble d'options d'abonnement
- Dans le menu
Configuration, naviguer jusqu'à la pageEnsembles d'options d'abonnement - Sélectionner
+Nouveaudans la barre d'outils - Compléter les différents champs obligatoires et facultatifs du formulaire Créer Ensemble d'options d'abonnement à l'aide de la section précédente en passant au travers des onglets et des différents encadrés.
Si vous avez toujours des difficultés en lien avec la création d'un ensemble d'options d'abonnement, n'hésitez pas à communiquer avec notre équipe de support.
Changer les prix des ensembles
La nouvelle année arrive à grands pas et vous souhaitez augmenter les tarifs de vos ensembles d'options? Voici la façon la plus rapide d'ajuster tous les tarifs reliés à vos ensembles.
Naviguer jusqu'à la section Ensembles d'options d'abonnement du menu Configuration;
Apporter des modifications à la vue actuelle au besoin en y ajoutant des colonnes en fonction des champs que vous souhaitez modifier;
Voici une liste non exhaustive des colonnes que vous pourriez vouloir ajouter:
- Prix
- Crédit inclus
- Prix pour nouvelle entreprise
- Prix pour délégué secondaire additionnel
- Prix pour jeune délégué secondaire additionnel
- Montant des frais supplémentaires
- Pourcentage des frais supplémentaires
- Prix pour l'ouverture de dossier
Rappelez-vous que si un champ est présent sur une entité, il peut être ajouté comme colonne. Celle-ci peut alors être triée et filtrée.
- Sauvegarder votre vue pour vos prochaines modifications;
Vous pouvez même en faire votre vue par défaut si vous trouvez qu'elle est plus complète que la vue système;
- Sélectionner
Ouvrir dans Excel Onlinedans la barre d'outils;
La beauté de cette fonctionnalité, c'est que chacune des modifications que vous apporterez dans cette liste sera réimportée dans le CRM lorsque vous sélectionnerez Enregistrer
Utiliser les différentes fonctionnalités d'Excel pour faire les modifications de tarifs;
Sélectionner
Enregistrerpour confirmer vos modifications et réimporter les données;Optionnelle: suivre l'importation des données.
Soyez sans crainte, chaque modification à un ensemble crée une nouvelle version de cet ensemble et n'a d'incidence que sur les prochaines cotisations.Les cotisations actives en cours ne seront pas affectées.
Options d'abonnement
Les options peuvent être ajouter à des ensembles d'options d'abonnement pendant le processus de création d'un ensemble à travers l'onglet Options d'abonnements.
Créer une option d'abonnement
- Dans le menu
Configuration, naviguer jusqu'à la pageOptions d'abonnement - Sélectionner
+Nouveaudans la barre d'outils - Compléter les différents champs obligatoires et facultatifs du formulaire Créer Option d'abonnement:
Encadré Informations de l'option
| Champs du formulaire | Description |
|---|---|
| Nom | Inscrivez ici le nom de l'option d'abonnement dont vous faites la création |
| Produit | Choisissez un produit de votre liste de produits pour la synchronisation comptable. |
| Prix | Déterminez un prix pour cette option d'abonnement. Ce prix peut être inclus dans le prix de l'abonnement si vous décidez que cette option est incluse lors de la configuration des ensembles d'options d'abonnement. Le prix peut également être ajouté à la facture si vous déterminez que cette option est additionnelle. |
| Enlever automatiquement | Va enlever l'option dès que le compte devient non membre - permet de faire un suivi avec le fournisseur de vos avantages (options) de membres. |
| Lien externe | Lien vers un site web en lien avec l'option d'abonnement |
| Code | Code de l'option d'abonnement |
| Description | Description de l'option d'abonnement qu'il est possible de consulter pendant la sélection des options |
Encadré Comptabilité
Les fonctionnalités de cet encadré ont été remplacées par les produits. Il devrait être retiré dans les prochaines versions.
Contactez-nous - support@vendere.ca