Aller au contenu principal

Participants

Créer un participant​

Comme les participants sont toujours liés à une inscription. Il vous faudra d'abord créer une inscription avant d'y ajouter des participants.

Créer un contact à partir d'un participant​

Il est possible de créer un ou plusieurs contacts pour des participants n'ayant aucun match avec un contact de votre environnement. Pour ce faire, utiliser le flux Générer un contact à partir d'un participant.

Ce flux est disponible sur les listes de participants et sur les fiches de participants.

Attention

Afin qu'un contact soit généré, le participant doit posséder un Match Nul avec les contacts de votre environnement.

Un participant possédant un Match Partiel ou un Match Multiple devra être jumelé avec un contact manuellement.

Liste de participants​

  1. Accéder à une liste de participants en passant par l'événement ou par l'inscription;
  2. Sélectionner les participants à partir desquels vous souhaitez générer des contacts;
  3. Sélectionner le bouton Flux;
  4. À l'aide de la bande déroulante, sélectionner Générer un contact à partir d'un participant.

Flux sur une liste de participants

Fiche d'un participant​

  1. Sélectionner le bouton Flux;
  2. À l'aide de la bande déroulante, sélectionner Générer un contact à partir d'un participant.

Flux sur une fiche de participant

Vérifier la création du contact​

Vous pouvez consulter le contact qui a été créé pour un participant directement à partir de sa fiche.

Vérification de la création du contact sur fiche de participant

Modifier un participant​

En passant par l'événement​

  • Sélectionner l'événement concerné;
  • Sélectionner l'onglet Participants;
  • À partir de l'encadré Participants de l'événement, sélectionner le participant à modifier;
  • Faire les changements sur le formulaire de participant;
  • Sélectionner Enregistrer et fermer pour valider les modifications.

En passant par l'inscription​

  • Sélectionner l'inscription sur laquelle se trouve le ou les participants à modifier;
  • Sélectionner l'onglet Participants;
  • À partir de la sous-grille Participants de l'inscription, sélectionner le participant à modifier;
  • Faire les changements sur le formulaire de participant;
  • Sélectionner Enregistrer et fermer pour valider les modifications.
Conseil

Si vous souhaitez modifier le nom et le prénom d'un participant en passant par sa fiche, il faut d'abord retirer le contact associé au participant.

  1. Accéder à la fiche du participant;
  2. Supprimer le contact;

Supprimer un contact de la fiche d'un participant


En passant par l'URL de modification des participants d'une inscriptions​

Conseil

L'avantage de passer par ce lien est de pouvoir répondre facilement et rapidement aux questions en lien avec les activités. Vous pouvez également modifier des réponses existantes plus rapidement.

  • Sélectionner l'inscription sur laquelle se trouve le ou les participants à modifier;
  • Sélectionner l'onglet Participants;
  • Sélectionner l'URL que l'on retrouve dans la champ Url pour la modification des participants à partir de l'encadré Participants

Générer le rapport des participants​

L'avantage de ce rapport est qu'il contient à la fois les participants et leurs réponses à chacune des questions.

  • Sélectionner l'événement concerné;
  • Dans la barre d'outil, sélectionner Rapport des participants;
  • Ouvrir le rapport depuis vos téléchargements.

Exporter une liste des participants​

À partir de l'événement​

  • Sélectionner l'événement concerné;
  • Sélectionner l'onglet Participants;
  • Sélectionner Exporter Participants à partir de l'encadré Participants de l'événement;
  • Ouvrir la liste depuis vos téléchargements.

Depuis la recherche avancée​

Conseil

L'avantage d'utiliser cette méthode est de pouvoir personnaliser les colonnes et les filtres appliqués à la vue.

  • Sélectionner l'option Rechercher des lignes dans une table à l'aide de filtre avancés au bas du menu déroulant de la recherche globale pour utiliser la recherche avancée;
  • Sélectionner la table Participants;
  • Créer une vue personnalisée de participants;
  • Enregistrer la vue personnalisée ainsi générée au besoin;
  • Sélectionner Exporter vers Excel depuis la barre d'outils;
  • Ouvrir la liste depuis vos téléchargements.

Exporter une liste de réponses des participants​

  • Sélectionner l'événement concerné;
  • Sélectionner l'onglet Participants;
  • Sélectionner Exporter Réponses à partir de l'encadré Réponses aux questions;
  • Ouvrir la liste depuis vos téléchargements.

Indiquer la présence de participants​

Directement sur la fiche d'un participant​

  • Sélectionner l'événement concerné;
  • Sélectionner l'onglet Participants;
  • Sélectionner le participant concerné;
  • Indiquer Oui dans le champ A participé;
  • Sélectionner Enregistrer dans la barre d'outils.
Conseil

Il est possible de sélectionner un participant et d'ouvrir le jeu d'enregistrements pour vous sauver des clics inutiles.

Vous pouvez conjuguer le jeu d'enregistrement et le raccourci CTRL+F

Via Excel Online​

  • Sélectionner l'événement concerné;
  • Sélectionner l'onglet Participants;
  • À partir de la sous-grille Participants de l'événement, sélectionner Exporter Participant dans Excel Online;
  • Faire les modifications aux champs nécessaires;
  • Sélectionner Enregistrer.
info

Plusieurs utilisateurs peuvent faire des modifications via Excel Online simultanément. Au moment de l'importation, seuls les enregistrements qui auront été modifiés seront mis à jour. Cela implique qu'il ne devrait pas y avoir de conflit si l'on considère que les utilisateurs modifient des fiches de participants différentes.

Attention

Les modifications ne seront pas faites instantanément. Les données seront importées et modifiées. Vous pouvez suivre l'importation si vous le souhaitez.

En scannant des billets physiques​

Si vous avez configuré la création de billets physiques pour votre événement. Il vous est possible de scanner les codes QR sur les billets des participants à l'aide de notre application à cet effet.

Jumeler les participants​

Par défaut, les participants qui figurent sur des inscriptions non-membres devront être jumelés à des contacts du CRM.

Bien sûr, si vous ne souhaitez pas faire le jumelage des participants et des contacts, il est possible de configurer votre environnement pour que les participants non-membres et les inscriptions sur lesquelles ils figurent soient attribués à un compte et à un contact par défaut (qu'on nomme habituellement Billetterie Non-membre)

L'avantage de faire le jumelage des participants est, ultimement de facilement repérer de nouveaux membres potentiels (comptes ou contacts non-membres qui ont participé à des événement).

  • Naviguer jusqu'à la section Tableaux de bord du menu principal;
  • Sélectionner le tableau de bord Jumelage des participants;

Match Participants

  • Sélectionner un participant qui doit être jumelé;
  • Consultez le statut du match du participant et prenez les actions nécessaires.

Match Participants

Les actions à effectuer varient légèrement d'un statut du match à l'autre.

Statut du match Opérations à effectuer
Aucun Match 
Match partiel
  • Dans l'encadré Jumelage de contact, valider si le contact identifié et le participant doivent être jumelés.
  • Si c'est le cas, cocher le contact et sélectionner Enregistrer.
  • Le statut du match sera alors Match complet. 
 
Match multiple
  • Dans l'encadré Jumelage de contact, valider lequel des contacts identifiés doit être jumelé avec le participant.
  • Cocher le contact à jumeler et sélectionner Enregistrer.
  • Le statut du match sera alors Match complet. 
 
Attention

Si les participants doivent être jumelés, il en est de même pour les inscriptions sur lesquelles ils figurent.

Télécharger un billet physique​

Si vous générez des billets physiques pour votre événement, il vous est possible de télécharger les billets des participants.

Si vous décidez de télécharger les billets via l'entité Inscription, tous les billets en lien avec l'inscription choisie seront téléchargés. Toutefois, il vous est possible d'accéder à la fiche d'un seul participant et de télécharger uniquement son billet.

Télécharger le billet d'un seul participant​

Télécharger le billet du participant

Toujours incertain?

Contactez-nous - support@vendere.ca