Vues personnalisées
Les vues système vous plaisent, mais vous aimeriez voir une information précise s'afficher sur vos listes ou seulement certains enregistrements en particulier pour être réellement efficace?
Il suffit d'utiliser les fonctionnalités Dynamics 365 pour modifier les colonnes d'une liste et y appliquer des filtres. Enregistrez la vue ainsi créée et partagez-la avec d'autres utilisateurs de l'environnement et le tour est joué.
Comprendre les vues
Qu'est-ce qu'une vue?
La base de données à la base de Membri 365 est divisée en plusieurs tables.
Chaque table renferme tous les enregistrements d'un même type avec toutes les valeurs des champs du formulaire pour chacun de ces enregistrements. Toujours voir toutes ces informations ne serait pas très pratique lorsque vous souhaitez avoir accès à de l'information précise.
C'est pourquoi il est possible de masquer certaines colonnes de la table pour n'en afficher que certaines et d'appliquer des filtres sur des colonnes. Bref, une vue, c'est un ensemble de colonnes qu'on choisit d'afficher et un ensemble de filtres qu'on a appliqués sur des colonnes.
Les vues système
Les vues système sont des vues que notre équipe a préparées pour vous. Comme leur nom l'indique, elles font partie du système et n'appartiennent à aucun utilisateur précis. Elles peuvent être considérées comme de bons points de départ pour la construction de vues personnalisées.
Pour avoir tous les enregistrements qui n'ont pas été archivés comme point de départ, choisissez la vue qui porte le nom «(Nom de l'entité) actifs/actives»
Ex. Contacts actifs, Comptes actifs, Événements actifs, Inscriptions actives, etc.
Les vues personnalisées
Ces vues ont un propriétaire qui est un utilisateur de la base de données. Bien sûr, il est possible de partager une vue personnalisée avec d'autres utilisateurs de la base de données une fois qu'elle a été enregistrée.
On peut rapidement les identifier grâce à l'icône qui les accompagne :
Créer une vue
- Sélectionner la section du menu principal qui porte le nom de l'entité qui vous intéresse. Par exemple, si vous souhaitez faire une vue de factures, sélectionner la section Factures du menu principal ;
Si l'entité qui vous intéresse n'est pas dans les choix du menu principal, utilisez la recherche avancée pour créer la vue souhaitée.
- À l'aide du sélecteur de vue, choisir la vue système qui sera le point de départ de la vue personnalisée.
Ajouter des colonnes
- Utiliser l'option Modifier les colonnes pour choisir des champs du formulaire de l'entité qui s'afficheront sur la vue personnalisée ;
Il est possible d'ajouter des colonnes qui sont des champs d'entités qui sont associées à l'entité sélectionnée initialement.
Par exemple, les paiements sont toujours associés à des factures. Il est donc possible d'ajouter des colonnes qui sont des champs de la facture associée à chacun des paiements.
Ces colonnes affichent toujours l'entité sur laquelle elles se retrouvent entre parenthèses.
- Au besoin, retirer certaines colonnes superflues ;
- Au besoin, réorganiser l'ordre des colonnes de la vue ;
Appliquer des filtres
- Ajouter des lignes pour filtrer sur des champs de l'entité sélectionnée ;
Ajoutez autant de lignes que nécessaire pour préciser votre requête. Vous devrez choisir un champ du formulaire de l'entité et un opérateur pour chaque ligne. Vous devrez saisir au moins une valeur pour la plupart des opérateurs.
Il est possible d'appliquer plusieurs lignes de filtre sur le même champ au besoin.
- Au besoin, grouper les lignes de filtres.
Par défaut, l'opérateur appliqué aux lignes de filtre d'un groupe est ET. Toutefois, vous pourriez faire des requêtes qui utilisent l'opérateur OU pour avoir des enregistrements qui respectent l'une ou l'autre des conditions présentes dans le groupement.
Bien qu'il soit placé dans le haut du groupement, l'opérateur (ET/OU) indique une condition entre chacune des lignes du groupement.
- Au besoin, filtrer sur des champs d'une entité associée à l'entité sélectionnée initialement.
Pour reprendre l'exemple de la relation entre les factures et les paiements mentionnée plus haut, si l'on crée une vue de paiements, on peut filtrer sur des champs de la facture à laquelle chacun des paiements de la vue est associé.
Par exemple, on pourrait appliquer un filtre sur le champ Type de facture des factures associées aux paiements pour avoir seulement les paiements qui sont associés à des factures de type Renouvellement.
Enregistrer la vue
- Ouvrir le sélecteur de vue et choisir l'option
Enregistrer comme nouvelle vue.
Chaque fois que vous ferez des modifications aux colonnes, au filtre ou au tri, vous pourrez enregistrer les modifications à la vue actuelle ou vous aurez l'option d'enregistrer vos modifications comme une nouvelle vue.
Partager une vue
- Ouvrir le sélecteur de vue ;
- Sélectionner
Gérer et partager des vues; - Sélectionner les
...à droite de la vue à partager ; - Sélectionner
Partager; - Utiliser le champ recherche pour identifier des utilisateurs ou des équipes avec qui partager la vue sélectionnée ;
- Déterminer les autorisations que les utilisateurs et les équipes auront sur la vue ;
- Sélectionner
Appliquer.
Les utilisateurs avec qui vous partagez une vue devront rafraîchir leur navigateur pour pouvoir voir la vue s'ajouter à leur sélecteur.
Évitez de donner un droit d'écriture et de suppression aux utilisateurs avec qui vous faites le partage d'une vue personnalisée.
En effet, il serait dommage que les filtres et les colonnes de votre vue changent sans que vous puissiez y faire quoi que ce soit. Il serait encore plus triste de perdre une vue complètement et de devoir la recréer parce qu'un utilisateur l'a supprimée.
Masquer une vue
- Ouvrir le sélecteur de vues ;
- Sélectionner
Gérer et partager des vues; - Cocher les vues personnalisées à masquer.
Les vues personnalisées sont identifiées par le symbole suivant :
Supprimer une vue
- Ouvrir le sélecteur de vue ;
- Sélectionner
Gérer et partager des vues; - Sélectionner les
...à droite de la vue à supprimer ; - Sélectionner
Supprimer.
Toujours incertain? Contactez-nous - support@vendere.ca