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Envoi de courriels

Il est possible d'envoyer des courriels directement à partir de votre environnement. Toutefois, cette fonctionnalité doit être activée.

Cette section traite des courriels que vous envoyez manuellement en tant qu'utilisateur du CRM. Pour les courriels automatisés envoyés par Membri 365, consultez la section gabarits de courriel

Activer l'envoi de courrier électronique direct​

attention

Assurez-vous d'avoir une licence d'administrateur. Sinon, discutez de ce changement dans les paramètres de l'environnement avec votre administrateur.

  1. Sélectionner l'engrenage qui mène aux paramètres du CRM dans le ruban coloré;
  2. Sélectionner Paramètres avancés;
  3. Sélectionner Configuration de la messagerie;
  4. Sélectionner Paramètres de configuration de la messagerie;
  5. Sélectionner l'onglet Courrier électronique;
  6. Cocher l'option Oui pour le paramètre Activer l'action Envoyer un courrier électronique direct dans Unified Interface pour les entités activées pour l'envoi de courrier électroique;
  7. Sélectionner OK pour valider ce changement de paramètre.

Configurer une signature​

Votre environnement Membri 365, de la même manière que la plateforme que vous utilisez traditionnellement pour vos courriels, peut stocker des modèles de signatures.

  • Ouvrir les paramètres de personnalisation
  • Sélectionner l'onglet Signatures électroniques
  • Sélectionner Nouveau pour faire l'ouverture du formulaire Créer Signature électronique
  • Remplir les divers champs de l'onglet Signature
ChampsDescription
NomNom que porte la signature dans le système
LangueIl est possible d'avoir un modèle de signature pour chacune des langues activées dans votre environnement.
Défini comme valeur par défautLorsque ce champ indique oui, cette signature s'inscrira automatiquement au bas de vos courriels.
  • À l'aide de l'Éditeur de signatures, créer votre signature.
danger

Vous ne pouvez pas copier une signature existante et la copier dans l'éditeur de texte si elle contient des images. Il faut absolument construire la signature à partir de l'éditeur de signatures.

  • Sélectionner Enregistrer et fermer dans la barre d'outils pour valider la création de la signature dans votre environnement.

Envoyer un courriel​

Il est possible d'envoyer un courriel unique à des entités (comptes, contacts ou participants) de votre base de données. Il est possible d'accéder au module d'envoi de courriel de plusieurs façons.

À partir de la chronologie d'un compte ou d'un contact​

  • Sélectionner la fiche du compte ou du contact à qui vous souhaitez envoyer un courriel
  • Naviguer jusqu'à la Chronologie du compte que l'on retrouve sous l'onglet Résumé
  • Sélectionner le + pour Créer un enregistrement de chronologie
  • Sélectionner l'option Courrier électronique pour faire l'ouverture du formulaire Créer Courrier électronique
  • Remplir les divers champs du formulaire
  • Composer le courriel grâce à l'éditeur de texte
attention

Ce n'est qu'après avoir procédé à l'enregistrement du courriel que le module pour ajouter une pièce jointe est disponible

  • Sélectionner Envoyer dans la barre d'outils pour faire l'envoi du courriel
remarque

la suite Le courriel est ajouté à la chronologie du compte et/ou du contact.

À partir de la page Activités​

  • Sélectionner la page Activités dans la section Communications du menu principal
  • Sélectionner Courrier électroniquedans la barre d'outils pour faire l'ouverture du formulaire Créer Courrier électronique
  • Remplir les divers champs de l'onglet Courrier électronique
ChampsDescription
ConcernantPermet d'ajouter le courriel à la chronologie de l'entité sélectionnée.

Créer un modèle de courriel​

info

Il existe deux types différents de modèles de courriel dans votre environnement Membri 365.

  • Les gabarits de courriels automatisés
  • Les gabarits de courriels pour les envois manuels

Les gabarits de courriels automatisés sont des modèles construits en HTML qui peuvent être consultés dans la page Gabarits de courriels du menu Configuration.

Les gabarits de courriels manuels sont des modèles construits à même un éditeur de texte dans le CRM et qui peuvent être consultés et partagés à partir des paramètres de personnalisation de l'environnement. C'est de ce deuxième type dont il est question ici.

  • Ouvrir les paramètres de personnalisation
  • Sélectionner l'onglet Modèles de courr. électr.
  • Sélectionner Nouveau
  • Choisir le type de modèle
astuce

Les types de modèles sont des catégories de modèles. Les modèles d'un type ne peuvent être choisis pour être envoyés à des entités de types différents.

TypesDescription
GlobalModèle qui peut être envoyé à tous les types d'entités
CompteModèle qui peut être envoyé à des comptes
ContactModèle qui peut être envoyé à des contacts
  • Créer le modèle

Détails​

  • Remplir les divers champs de l'encadré Détails
ChampsDescription
NomLe nom du modèle dans Membri 365
Niveau d'autorisationSi le champ indique Individuel, vous serez la seule personne ayant accès à ce modèle. Si le champ indique Organisation, vos collègues y auront également accès.
CatégorieChamp rempli automatiquement en lien avec le type de modèle choisi. Ceci vous permettra par la suite d'ajouter des valeurs dynamiques au courriel.
LanguePermet d'indiquer la langue du courriel
DescriptionPermet de décrire le modèle de courriel pour les membres de votre organisation

Éditeur de modèles​

  • Indiquer l'objet du courriel. Il sera utilisé comme sujet du courriel envoyé.

  • Utiliser l'éditeur de texte intégré pour faire la création de votre courriel

  • Sélectionner Enregistrer dans la barre d'outils pour faire la création du modèle dans votre environnement

Ajouter une pièce jointe au modèle​

attention

Ce n'est qu'après avoir procédé à l'enregistrement du modèle que le module pour ajouter une pièce jointe est disponible

  • Sélectionner + Créer Pièce Jointe
  • À l'aide de l'explorateur de fichiers, faire la sélection du fichier à ajouter au courriel.
  • Sélectionner Enregistrer dans la barre d'outils pour faire l'ajout de la pièce jointe à votre modèle

Ajouter des valeurs dynamiques au modèle​

Lors de la création d'un modèle, il est possible, à la manière du publipostage traditionnel de Word, d'ajouter des champs dynamiques. Les champs dynamiques sont des entités qui permettent de personnaliser chacun des courriels avec des informations que l'on retrouve sur la fiche de l'entité qui recevra le courriel. Vous pourriez, par exemple, ajouter le nom du contact sur le courriel pour que tous se sentent un peu plus interpellés par le message de votre courriel.

  • Indiquer, à l'aide du curseur, l'emplacement dans votre modèle où ajouter un champ dynamique
  • Sélectionner Insérer un texte dynamique dans la barre d'outils
  • À l'aide du menu déroule Type d'enregistrement, sélectionner le type d'enregistrement (la fiche) sur lequel se trouve l'information à afficher
  • À l'aide du menu déroulant Nom du champ, sélectionner le champ où se trouve l'information à afficher dans le modèle de courriel.
astuce

Il est possible de faire l'ajout de plusieurs valeurs dynamique à la fois en sélectionnant + Ajouter un champ de données

  • Remplir le champ Texte par défaut
astuce

Si les champs des valeurs choisies sont vides, le texte inscrit dans le champ Texte par défaut s'affichera. Cela permet d'éviter les espaces vides et les bris de compréhension.

  • Sélectionne Insérer pour ajouter les valeurs dynamiques au modèle.

Envoyer un courriel à partir d'un modèle​

  • Naviguer jusqu'à la page des comptes
  • Cocher les comptes à qui envoyer un courriel
  • Sélectionner Envoyer un courrier électronique dans la barre d'outils pour faire l'ouverture du formulaire rapide Envoyer un courrier électronique
  • Remplir les différents champs du formulaire:
ChampsDescription
ÀSi l'option enregistrements sélectionnés sur la page actuelle est choisie, vous enverrez le courriel aux comptes cochés sur cette page. Si l'option Tous les enregistrements de la page actuelle est choisie, vous enverrez le courriel à tous les enregistrements affichés sur la page, peu importe les comptes qui ont été cochés. Si l'option Tous les enregistrements de toutes les pages est choisie, le courriel sera envoyé à tous les comptes de toutes les pages de cette liste.
DeDésigne l'utilisateur qui envoie le courriel
LanguePermet d'avoir accès aux modèles de la langue désignée dans le prochain champ
ModèleChamp recherche qui permet de faire le choix du modèle préalablement créé à envoyer parmi les modèles du système
  • Sélectionner Envoyer au bas du formulaire rapide pour faire l'envoi du courriel
info

Les courriels envoyés à des comptes à partir du CRM s'affichent dans leur Chronologie.

remarque

Toujours incertain? Contactez-nous - support@vendere.ca.