Inscriptions
Attention ceci est la version de Membri par contact. Si vos enregistrements principaux sont plutôt des comptes, rendez-vous ici
Cette section vous permet de faire le suivi des participants qui s'inscrivent automatiquement dans votre système grâce à la billetterie en ligne intégrée à Membri365 et de faire des inscriptions manuelles aux événements en vente.
Pour les inscriptions faites sur la billetterie en ligne, les inscriptions, les factures et les paiements se créent automatiquement.
Créer une inscription manuelle
- Décrire l'inscription
- Ajouter des participants
- Ajouter les réponses des participants
- Facturer une inscription
Créer une inscription manuelle
La plupart des inscriptions se font en ligne grâce à la billetterie intégrée, mais vous pouvez faire une inscription à l'un de vos événements en cours manuellement. Suivez les étapes suivantes pour y arriver.
À partir de la section Inscriptions du menu principal (1), ouvrir le formulaire Créer Inscription en sélectionnant +Nouveau dans la barre d'outils (2)
1. Décrire l’inscription
L'onglet Résumé contient des encadrés qui renferment l'information générale autour de l'inscription. Complétez les champs obligatoires et les champs secondaires pour lesquels vous avez de l'information.
A. Encadré Informations de l'inscription
| Options | Description |
|---|---|
| Contact | Sélectionner ou créez un contact pour lequel vous faites une inscription. |
| Événement | Sélectionnez l'événement en cours pour lequel vous souhaitez faire une inscription. |
| Ignorer les limites de billets | Cette option vous permet de contourner les limites que vous avez définies pour chacun des types de billets de votre événement lors de la création des billets. |
Les champs Statut d'inscription, Facture et Facture de remboursement sont des champs verrouillés qui se rempliront automatiquement.
B. Encadré Paiement
| Options | Description |
|---|---|
| Appliquer les crédits de factures disponibles | Si le contact à un solde négatif, vous pouvez décider d'appliquer ce solde négatif en crédit pour la participation à vos événements. |
| Limiter la prise de crédit de factures | Si vous inscrivez Oui vous pourrez limiter le montant maximal de ce solde négatif (crédit) qu'il est possible d'utiliser pour l'achat de billets à votre événement. |
| Montant de prise de crédit de factures | Déterminez le montant maximal qu'il est possible d'utiliser. |
| Appliquer les crédits de cotisations disponibles | Module en développement pour encourager la participation aux événements |
| Limiter la prise de crédit de cotisations | Module en développement pour encourager la participation aux événements |
| Montant de prise de crédit de cotisation | Module en développement pour encourager la participation aux événements |
| Payée | Si l'inscription est payée avant de facturer (p. ex. la personne vous a envoyé un chèque en même temps que son inscription), mettez ce champ à Oui pour que Membri365 envoie un reçu. |
| Montant du paiement | Indiquez le montant du paiement reçu. |
| Mode de paiement | Indiquez le mode par lequel vous avez reçu ce paiement. |
| Détails du paiement | Inscrivez les informations importantes en lien avec le paiement (p. ex. # de chèque). |
C. Encadrée Informations de facturation
Toutes les informations en lien avec le contact que vous avez sélectionné devraient s'afficher automatiquement dans les champs de cet encadré.
D. Encadré Notes
Vous pouvez inscrire des notes sur l'inscription en général dans cet encadré. Si l'inscription contient plusieurs participants, vous pourrez laisser des notes sur chacun des participants à l'onglet suivant.
Enregistrer l'inscription
Pour pouvoir ajouter des participants à l'inscription, vous devrez d'abord la créer dans le système. Il faut donc enregistrer vos progrès en sélectionnant Enregistrer dans la barre d'outils.
2. Ajouter des participants
Une fois l'inscription enregistrée, vous pourrez voir toutes les options de l'onglet participant. Cet onglet vous permet d'ajouter des participants à l'inscription et de noter les réponses de chacun d'entre eux aux questions qui sont liées aux activités présentes sur le type de billet qu'ils ont choisi.
- Sélectionner l'option +Nouveau participant dans l'encadré Participants (1) pour ouvrir le formulaire Création rapide: Participant
- À l'aide du tableau qui suit, remplir les divers champs du formulaire (2)
- Enregistrer l'ajout de participant (3)
| Options | Description |
|---|---|
| Contact | Utilisez la loupe pour rechercher un contact existant dans la base de données. |
| Prénom et Nom | Ces champs se remplissent automatiquement si vous sélectionnez un contact existant. Inscrivez le prénom et le nom du participant s'il n'est pas un contact existant. |
| Événement et Inscription | Ces champs se remplissent automatiquement. |
| Prix membre | Déterminez si le participant a droit au prix membre. |
| Type de billet | Sélectionnez le type de billet à attribuer à ce participant. Si le billet a un nombre de participants supérieur à 1 (table, quatuor, etc.), il est nécessaire d'ajouter autant de participants que le nombre indiqué sur le billet pour pouvoir facturer l'inscription. Vous pourrez vous simplifier la tâche avec la prochaine option. |
| Créer les autres participants du billet | Ce champ s'affiche seulement si vous avez choisi un billet sur lequel il y a plusieurs participants. Dans ce cas, sélectionnez Oui pour que Membri365 crée le nombre nécessaire de participants. Vous pourrez les voir et les modifier une fois que vous aurez enregistré le participant en cours. |
| Est un invité | Ce champ vous permet de déterminer si le participant est un invité d'un contact et de garder cette information pour vos rapports d'événements. |
| Téléphone, courriel | Entrez ces informations pour y avoir accès dans le futur. |
| Note | Ajoutez toute information qui pourrait vous intéresser en lien avec l'inscription de ce participant. |
- Répéter les étapes 1 à 3 jusqu'à ce que tous les participants de l'inscription soient ajoutés
3. Ajouter les réponses des participants
Certaines de vos activités peuvent être accompagnées de questions pour les participants. Vous pouvez inscrire les réponses de chaque participant manuellement lorsque vous faites une inscription.
- Sélectionner un participant (1)
- Sélectionner l'onglet Réponses aux questions (2)
- Sélectionner +Nouveau Réponse (3)
- Rechercher une question liée à ce billet (4)
- Inscrire/choisir une réponse (5) et la sauvegarder (6)
Répéter ce processus pour toutes les autres questions en lien avec le type de billet choisi
Enregistrer et fermer les réponses de ce participant (7)
- Répéter ce processus pour tous les autres participants de cette inscription.
4. Facturer une inscription
Avant de passer à la facturation, appuyez sur le bouton Enregistrer dans la barre d'outils pour sauvegarder l'inscription (1).
Il ne vous reste alors qu'à sélectionner l'option Facturer dans la barre d'outils (2)
La facture pour cette inscription sera automatiquement créée et envoyée au contact de facturation que vous avez désigné.
Annuler une inscription
Lorsqu’une inscription est facturée, il est possible de l’annuler en spécifiant le pourcentage du montant remboursé.
Naviguez jusqu’à l’inscription facturée. Sélectionnez-la (1) et cliquez sur le bouton Annuler à 100% dans la barre d'outils pour faire un remboursement complet. (2)
Remboursement partiel
Si vous souhaitez effectuer un remboursement partiel, choisissez l'option qui vous convient (B) à partir du menu déroulant en cliquant sur la flèche juste à droite du bouton (A).
La suite
- La facture de remboursement sera créée.
- Selon les paramètres configurés, la facture principale sera annulée et le système ne créera pas de facture de remboursement
ou
- Le système créera une note de crédit pour rembourser ou annuler l’inscription.
Questions fréquemment posées
Pourquoi le nombre d'inscriptions à un événement ne concorde-t-il pas avec le nombre de participants à cet événement?
Lorsqu'une personne fait une inscription en ligne, elle peut acheter plusieurs billets et les billets peuvent contenir plusieurs participants. Par exemple, un membre pourrait faire une inscription et acheter les billets suivants :
2x Billet - table pour six = 12 participants
1x Billet - place individuelle = 1 participant
Il y aurait donc 13 participants pour une seule inscription. Vous voudrez donc exporter une liste des participants et non une liste des inscriptions pour vous préparer à votre événement. En plus de la liste des participants, il est également possible d'exporter une liste des réponses aux questions associées à vos activités.
Section en développement
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