Adhésions
Cette section est pour le nouveau processus d'adhésion. Vous ne reconnaissez pas les premières étapes, vérifier l'ancienne méthode.
Toujours incertain? Contactez-nous - support@vendere.ca
L’option Adhésions du menu vous permet d’ajouter de nouveaux comptes membres à Membri 365. Pour créer un nouveau compte membre, il faut absolument passer par ce processus.
Si vous souhaitez ajouter un compte non membre, le compte doit être créé directement à partir de l’option Comptes du menu principal. Suivez alors le processus d’ajout d’un compte non membre.
Faire l'adhésion d'un compte membre
Gérer les adhésions qui proviennent du site web
Faire l'adhésion d'un compte membre
1- Créer ou sélectionner un compte
Ouverture du formulaire d’adhésion
Pour ouvrir le formulaire d’adhésion, allez d'abord dans la section Adhésions du menu (1) et cliquez sur +Nouveau dans votre barre d’outils (2).
Vous devriez voir s’afficher une nouvelle section dont le titre est Créer Adhésion. Sous ce titre, vous pourrez voir trois onglets : Entreprise, Délégués, Abonnement. L’adhésion ne sera complète qu’une fois que vous aurez rempli les formulaires présents sous les 3 onglets.
Sélection ou création d’un compte
- Création d'un nouveau compte
La plupart du temps, une nouvelle adhésion nécessitera la création d’un nouveau compte. Pour ce faire, sélectionner l’option +Créer compte au bas du menu déroulant.
Le formulaire Création rapide : Compte devrait apparaître à la droite de votre écran. Remplissez les informations reliées au compte pour chacun des champs obligatoires du formulaire. Remplissez ensuite les champs secondaires pour lesquels vous détenez de l’information.
Champs obligatoires
Les champs qui sont accompagnés d’un astérisque rouge doivent obligatoirement être remplis pour accéder à la prochaine étape de tous les processus de Membri 365.
Vous remarquerez alors qu’un nouveau compte doit être relié à un contact principal. Vous devrez alors faire la sélection ou la création d’un contact principal dans un nouveau formulaire rapide. Cette procédure est couverte dans la prochaine section. Remplissez les autres champs obligatoires du formulaire de création d'un compte.
Liste des villes
Membri 365 contient une liste de toutes les villes qui devraient vous intéresser. Pour y accéder, vous n’avez qu’à cliquer sur la loupe à la droite du champ Ville. Tapez les premières lettres du nom de la ville où est établi le compte dont vous faites l’adhésion et sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une fois votre sélection faite, les champs Province et Pays devraient automatiquement se remplir.
Si la ville que vous recherchez ne s’affiche pas, vous pouvez la créer en appuyant sur l’option Créer Ville au bas du menu déroulant. Un autre formulaire nommé Création rapide : Ville devrait apparaître. Remplissez les champs obligatoires et appuyez sur le bouton Enregistrer et fermer au bas du formulaire.
- Sélection d'un compte existant
Dans le cas où vous feriez l’adhésion d’un compte existant dans la base de données, appuyez sur l’icône de la loupe à droite de la barre de recherche du champ (1) et entrez les premières lettres du nom du compte (2) pour pouvoir le sélectionner (3).
Sélection ou création d’un contact principal
- Création d'un nouveau contact
La plupart du temps, un nouveau compte nécessitera la création d’un nouveau contact. Pour ce faire, sélectionnez la loupe (1) et sélectionnez l’option +Créer Contact au bas du menu déroulant (2).
Le formulaire Création rapide : Contact devrait remplacer le formulaire Création rapide: Compte. Remplissez les informations reliées au contact pour chacun des champs obligatoires. Remplissez ensuite les champs secondaires pour lesquels vous détenez de l’information.
Notez bien que vous n’avez pas à remplir le champ Compte.
Comme vous en êtes à la création d’un compte et d’un contact, les deux seront automatiquement associés plus tard. De plus, il vous sera impossible de trouver le compte duquel ce contact est le contact principal dans la barre de recherche des enregistrements, car vous n’avez pas encore retourné/enregistré le premier formulaire rapide Création rapide : Compte.
- Sélection d'un contact existant
Dans le cas où le compte dont vous faites l’adhésion a un contact existant dans la base de données, appuyez sur l’icône de la loupe à droite de la barre de recherche du champ (1) et entrez les premières lettres du nom du contact (2) pour pouvoir le sélectionner (3).
Après vous être assuré que les deux formulaires sont bien remplis, appuyez sur le bouton Enregistrer et fermer qui se trouve au bas des deux formulaires.
2- Créer ou sélectionner un délégué principal
Désignation du délégué principal
Tous les formulaires associés à l’onglet Entreprise du processus de l’adhésion devraient être complets. Vous êtes maintenant prêt à passer au deuxième onglet, soit celui des Délégués.
Cet onglet vous permet d’associer un contact comme délégué principal de l’abonnement. Vous pourrez également y faire l’ajout de délégués secondaires.
Sélection du délégué principal
Pour ajouter un délégué principal, cliquez sur la loupe du champ recherche et recherchez le contact que vous souhaitez assigner comme délégué principal.
Création du délégué principal
Dans le cas où le délégué principal ne serait pas le contact que vous avez créé ou que vous avez sélectionné lors de la création du compte à l’onglet précédent, appuyez sur l’option +Créer Contact au bas du menu déroulant. Vous pourrez alors créer un nouveau contact à partir d’un formulaire rapide.
Il n’est pas encore possible d’ajouter des délégués secondaires à cette étape. Ne vous inquiétez pas, cette fonctionnalité sera possible à la suite de la quatrième étape (Enregistrement du compte) de ce processus.
3- Sélectionner le type d’abonnement et ses modalités
Vous êtes maintenant prêt à passer au troisième onglet du processus de création d’une adhésion. Cet onglet vous permettra de dernier le type et les modalités de l’adhésion du nouveau compte membre. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Abonnement.
Définition de l’abonnement du membre
D’abord, dans le champ recherche Type d’abonnement, cliquez sur la loupe et choisissez l’abonnement qui convient au compte dont vous faites l’adhésion.
Ensuite, dans le champ recherche Ensemble d’options d’abonnement, cliquez sur la loupe et définissez l’option retenue pour le nouveau compte membre.
Idéalement, tous les types d’abonnement et l’ensemble des options de vos abonnements ont été définis lors de la phase d’implantation de Membri 365 avec notre équipe. Toutefois, il est possible que vous ayez à créer un nouveau type d’abonnement ou à y ajouter des options.
Pour parvenir à ces formulaires, sélectionnez l’option +Créer Type d’abonnement au bas du menu déroulant Type d’abonnement ou l’option +Créer Ensemble d’options d’Abonnements au bas du menu déroulant Ensemble d’options d’abonnement.
Définition des modalités autour de l’abonnement du membre
Il est possible de modifier plusieurs modalités autour de l’abonnement. Choisissez celles qui sont pertinentes pour le compte dont vous faites l’adhésion (Oui) et rejetez celles qui ne le sont pas (Non).
| Modalités | Description |
|---|---|
| Renouveler automatiquement | Cette option indique à Membri 365 que lorsque l'abonnement arrivera à échéance, une facture sera automatiquement envoyée au contact à l'adresse courriel désignée précédemment. Le contact principal pourra alors payer cette facture s'il souhaite bel et bien renouveler son abonnement. |
| Abonnement gratuit | Cette option vous permet d'offrir un abonnement gratuit au compte dont vous faites l'adhésion. Par exemple, le nouveau membre pourrait être le gagnant d'un concours ou avoir déjà payé son abonnement dans votre ancien système. |
| Appliquer les frais d'ouverture de dossier | Cette option vous permet d'appliquer ou non les frais d'ouverture d'un nouveau dossier à la nouvelle adhésion que vous êtes en train de remplir. Peut-être le compte existait-il déjà dans votre ancien système ou a-t-il déjà été membre par le passé? Dans ces cas-ci, ce champ devrait indiquer Non. Ces frais devraient avoir été déjà configurés dans l'ensemble d'options de l'abonnement. |
| Appliquer le rabais nouvelle entreprise | Si vous sélectionnez cette option, un rabais que vous avez configuré à l'implantation de Membri 365 sera appliqué sur la facture de l'adhésion en cours. Ce rabais devrait avoir été déjà configurés dans l'ensemble d'options de l'abonnement. |
| Prédéterminer la date de fin | Cette option vous permettra d'indiquer quand l'abonnement du compte devrait prendre fin. Cela informera Membri 365 des dates auxquelles lui faire parvenir les courriels en lien avec le renouvellement. La plupart du temps, les abonnements ont une durée d'une année, mais il se peut que, pour plusieurs raisons, l'abonnement du compte en question se termine plus tard ou plus tôt. Par exemple, nous pouvons penser à différentes ententes que vous auriez pu conclure avec vos membres en lien avec les circonstances exceptionnelles engendrées par la pandémie. Notez bien que si Membri 365 est configuré pour être à date fixe, la date de fin de l'abonnement sera automatiquement remplie |
| Type d'ajustement au prorata | Ce champ est disponible seulement si vous avez indiqué une date de fin à l'abonnement. Membri 365 vous propose alors de faire un ajustement sur la facture du compte membre. Par exemple, si tous les abonnements sont annuels et qu'ils doivent être renouvelés à date fixe et que vous avez un nouveau membre quatre mois avant la fin de la durée de l'abonnement, vous voudrez seulement lui facturer un tiers du coût de l'abonnement. Si vous choisissez Automatique, Membri 365 fera le calcul du montant à facturer. Si vous choisissez Montant, vous devrez inscrire le montant à facturer dans le champ qui s'affichera à la suite de celui-ci. |
| Payée | L'adhésion pourrait déjà avoir été payée. Par exemple, vos partenaires principaux n'utilisent sûrement pas une carte de crédit pour payer leur abonnement. Disons qu'un partenaire vous a fait un chèque. Dans ce cas, il est possible d'indiquer le montant de ce paiement, le mode ainsi que des détails importants (le numéro du chèque par exemple). |
| Bloquer l'envoi du courriel de la facture | En activant cette option, le processus d'envoi automatique d'une facture sera bloqué. Cela vous permettra de valider, de modifier l'abonnement avant de procéder à l'envoi ou de ne rien envoyer du tout dans le cas d'un abonnement gratuit par exemple. |
| Message sur la facture | Vous pouvez écrire dans le champ suivant un message personnalisé pour le compte dont vous faites l'adhésion. Par exemple, quand vous recevrez une adhésion directement de votre site web, vous aurez à la valider. Si jamais il y a des erreurs dans la demande d'adhésion, vous pourrez les corriger et indiquer ce que vous avez corrigé dans un message personnalisé. Vous pourriez également écrire un message personnalisé de bienvenue sur la facture d'un nouveau client. |
4- Enregistrer les progrès
L’importance de l’enregistrement
Pour l’instant, les informations que vous avez entrées dans les formulaires sont temporaires. L’enregistrement permettra à Membri 365 d’entrer toutes ces informations dans votre système. Cela vous permettra aussi d’avoir accès à des champs qui étaient jusqu’alors verrouillés en lien avec le nouveau compte membre. Notamment, vous pourrez, au terme de l’enregistrement, ajouter des délégués secondaires au nouveau compte membre.
L’enregistrement
Pour procéder à l’enregistrement et à la création du compte, sélectionnez l’icône Enregistrer dans votre barre d’outils.
L’option Enregistrer et fermer n’est pas optimale ici puisqu’elle vous ramènera au menu principal de la section Adhésions. Bien sûr, vous pourrez toujours accéder à l’adhésion sur laquelle vous travaillez en la sélectionnant dans la liste du menu.
5- Ajouter des délégués secondaires
Retour à l’onglet Délégués
Si vous souhaitez ajouter des délégués secondaires à l’abonnement du nouveau compte dont vous faites l’adhésion, sélectionnez l’onglet Délégués. Si vous ne souhaitez pas ajouter de délégué secondaire à l’abonnement, allez directement à l’étape 6 (Facturation) de ce processus.
Ajout et création d’un délégué secondaire
Sélectionnez l’option Ajouter un(e) contact existant(e) dans l’encadré Délégués secondaires.
• Si le contact à ajouter est un contact existant, sélectionnez la loupe (1), recherchez le contact à inscrire comme délégué secondaire (2), sélectionnez-le (3) et ajoutez-le (4).
• Si le contact à ajouter n’est pas dans votre liste de contacts, sélectionnez la loupe (1), sélectionnez l’option +Créer Contact au bas du menu déroulant (2). Le formulaire Création rapide : Contact apparaîtra. Inscrivez l'information requise dans les champs obligatoires (3). Vous pouvez ajouter l'information que vous avez dans les champs secondaires. Vous choisir un compte (4) à associer à ce contact puisque vous l’avez déjà créé dans le système. Sélectionnez ensuite enregistrer et fermer pour créer ce nouveau contact (5). Il ne vous reste qu'à l'ajouter à votre adhésion (6).
Il se peut que votre moniteur/écran soit trop étroit pour afficher l’option Ajouter un(e) contact existant(e). Dans ce cas-ci, vous pourrez toujours y accéder en sélectionnant les trois points dans l’encadré Délégués secondaires.
6- Facturer
Vous êtes maintenant prêt à facturer le nouveau compte membre.
• Sélectionnez alors l’icône Facturer dans votre barre d’outils.
La suite
• Une cotisation en attente de paiement est ajoutée au compte et le compte restera non-membre jusqu’au paiement de la facture.
• Une facture sera automatiquement créée et envoyée au client (ou en attente de transfert vers le système comptable (selon les paramètres).
• Il est également possible de payer manuellement une adhésion.
Réinitialiser une adhésion
Si vous avez fait une erreur sur une adhésion facturée, mais que celle-ci n’est pas encore payée, il vous est possible de réinitialiser l’adhésion pour effectuer les changements nécessaires. Vous devrez sélectionner l’icône Réinitialiser dans votre barre d’outils. L’adhésion sera ainsi supprimée et la facture sera annulée.
Gérer les adhésions qui proviennent du site web
Les adhésions qui proviennent de votre site web arriveront directement dans Membri 365. Pourtant, le processus d'adhésion n'est pas complet pour autant. Cela s'explique par deux raisons logiques:
- D'une part, cela vous permet de savoir que vous avez un nouveau compte qui désire être membre. Vous pouvez alors prendre les actions nécessaires pour bien accueillir ce nouveau compte membre au sein de votre organisation.
- D'autre part, il se peut que des erreurs se soient glissées dans la demande d'adhésion. Par exemple, il se pourrait qu'un nouveau membre choisisse le mauvais type d'abonnement. Une fois la demande vérifiée, faites les modifications nécessaires. Vous pouvez indiquer quelles modifications ont été faites en ajoutant un message personnalisé directement sur la facture.
Il ne vous reste maintenant qu'à facturer.
Questions fréquemment posées
- Section en développement
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