Comptes

Les comptes sont la base de Membri365, ils contiennent toutes les informations relatives aux entreprises, membres ou non. Depuis l'option Comptes du menu principal, il est possible de créer des comptes non-membres, de consulter la fiche d'un compte et d'en modifier les informations.

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• Créer un compte non membre
• Consulter la fiche d'un membre
• Mettre à jour les informations d'un compte
• Comptes enfants et comptes parents
• Rendre un compte non membre avant la fin de sa cotisation
• Générer un renouvellement avant la fin d'une cotisation
• Questions fréquemment posées
• Détails des champs

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Créer un compte non membre

Il est possible de créer un compte qui ne souhaite pas devenir membre directement à partir de la liste des comptes. Pour y arriver, suivez les étapes suivantes:

1. Débuter la création du compte

Ouvrez le formulaire de création d'un compte non membre à partir de l'option Comptes du menu principal (1) en sélectionnant l'option +Nouveau de la barre d'outils (2)

attention

Si jamais un compte non membre souhaite devenir membre. Il faut passer par l'option Adhésions et faire l'adhésion d'un compte existant.

2. Définir les informations de base du compte

Complétez les encadrés de l'onglet Résumé (3).

A. Informations du compte

Inscrivez les renseignements généraux sur l'entreprise dans les champs de l'encadré. Vous pouvez sauter tous les champs qui ne sont pas obligatoires. De plus, comme vous créez un compte non membre, certains champs (comme Membre depuis) ne seront d'aucune pertinence pour ce processus.

info

Créer un secteur d'activité

Pour les champs Secteur d'activité et Secteur d'activité secondaire, il est possible de créer un secteur d'activité à même le champ en appuyant sur la loupe (A) et en sélectionnant l'option +Créer Secteur d'activité (B) au bas du menu déroulant.

Le formulaire suivant s'ouvrira. Vous n'avez qu'à inscrire le nom du secteur d'activité (C) voulu ainsi que sa traduction anglaise (EN). Enregistrez (D) le formulaire pour valider la création de ce champ d'activité.

Les secteurs d'activité sont une autre de vos listes qu'il est possible de personnaliser avec Membri365.

B. Coordonnées

Inscrivez les coordonnées du compte dont vous faites la création.

Champs	Description
Courriel	Le courriel principal pour les communications à l'entreprise.
Courriel pour le renouvellement	Le courriel par lequel devrait passer votre courriel automatisé pour le renouvellement. Dans ce cas-ci, ce n'est pas significatif parce que vous faites l'ajout d'un compte non membre.
Courriels CC	Courriels qui recevront les communications de votre organisation en copie conforme

C. Description

Écrivez une brève description de l'entreprise si vous le souhaitez. Cette description apparaîtra sur votre site web si le lien est configuré de cette façon.

D. Notes

Inscrivez vos notes internes sur l'entreprise.

E. Adresse principale

Inscrivez l'adresse de l'entreprise du compte. Cette adresse permettra au module d'itinéraire de situer l'entreprise sur la carte.

3. Ajouter les détails manquants

Passez à l'onglet Détails et complétez les encadrés qui s'y retrouvent (4).

Comme son nom l'indique, cet onglet sert à inscrire des détails additionnels pour compléter les informations de base inscrites dans l'onglet précédent. Remplissez donc les champs pour lesquels vous avez de l'information.

info

Chapitres

L'encadré Chapitres ne vous concerne que si votre organisation administre plusieurs entités dans la même base de données. Vous voudrez alors déterminer quelle partie de votre organisation est responsable de cette fiche de compte et de tout ce qui s'y rattache.

4. Ajouter un contact principal

Passer à l'onglet Contacts (5) et ajouter un contact principal au compte de l'entreprise (6).

Recherchez dans votre base de données un contact existant (A) ou faites la création d'un nouveau contact (B) à associer au compte en création grâce au formulaire rapide Création rapide: Contact (C).

5. Enregistrer les progrès

Enregistrez (7) pour créer le compte dans le système. Vous pourrez continuer à le modifier. De plus, de nouveaux champs s'afficheront pour vous laisser ajouter des contacts secondaires au compte.

6. Ajouter des contacts secondaires

Faites l'ajout des autres contacts pour lesquels vous détenez de l'information au besoin. Sélectionnez +Nouveau Contact (8) pour qu'un formulaire rapide Création rapide: Contact s'affiche.

attention

Comme vous ne faites pas une nouvelle adhésion, il n’est pas possible de créer un contact membre en utilisant le bouton + Nouveau Contact dans l'onglet Contacts de ce formulaire. Un contact créé de cette manière se retrouvera parmi les contacts non membres.

Complétez les champs obligatoires du formulaire et les champs secondaires au besoin (9) et enregistrez le contact (10). Répétez ces étapes si vous souhaitez ajouter plusieurs nouveaux contacts en lien avec ce compte.

7. Définir les options d'abonnement

Passez à l'onglet Abonnement (11).

Vous pouvez y déterminer la catégorie d'abonnement potentielle de ce compte (12). Les autres encadrés et leurs champs sont utilisés pour le renouvellement. Ce n'est pas pertinent ici puisque le compte n'est pas un membre de votre organisation.

astuce

Pourquoi prédéfinir un abonnement?

Vous voulez peut-être déjà inscrire quel abonnement ce compte aurait s'il était membre de votre organisation. Cela pourrait s'avérer pratique lors d'une éventuelle campagne de sollicitations auprès de tous les comptes non membres d'un certain type par exemple.

8. Inscrire les détails de facturation

Passez à l'onglet Facturation (13). C'est ici que vous pouvez établir les liens entre votre système comptable et le nouveau compte.

Inscrivez les différentes informations relatives à la facturation dans les champs des encadrés suivants (14) pour être en mesure de facturer ce compte si jamais il devenait membre de votre organisation.

Il n'est toutefois pas nécessaire d'être en possession de ces informations pour créer le compte dans le système.

9. Finaliser la création du compte

Enregistrez et fermez le formulaire de création d'un compte non membre (15)

info

Les autres onglets

Les onglets suivants abritent des modules complémentaires à Membri365 qui sont sous licence. Ils n'appairaissent pas sans l'achat de la license.

Il n'est pas nécessaire d'inscrire de l'information dans les trois onglets suivants lors de la création d'un compte non membre:

L'onglet Sollicitations

Il est préférable de passer par le module de sollicitations dans le menu principal que par cet onglet dans la fiche du compte pour construire vos campagnes de sollicitations.

L'onglet Mandats

Cet onglet tient compte des contrats que vous pourriez avoir avec ce compte (p.e. consultation). Si vous avez ce genre de lien avec le compte que vous créez, vous pouvez l'inscrire ici. à

L'onglet Partenariats

Cet onglet fait l'historique des différents partenariats entre votre organisation et le compte dont vous faites la création. Si vous avez ce genre de lien avec le compte que vous créez, vous pouvez l'inscrire ici.

Le compte est maintenant créé et vous pourrez le trouver dans la liste des comptes non membres.

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Consulter la fiche d'un compte

Chronologie

La fiche d'un compte vous donne toujours accès à l'historique des liens entre votre organisation et celle du compte à travers le module de chronologie.

Section abonnement

La section abonnement contient les informations sur l’abonnement en cours, elle reflète l’information qui se trouve dans la cotisation active.

A. Statut de membre

Bien que ces informations soient visibles, peu importe l'onglet dans lequel vous vous trouvez, elles sont toutes reliées à l'abonnement du compte que vous consultez.

Sections	Description
Statut du membre et Est un membre	Vous pouvez voir si le compte est membre de votre organisation ou non.
En renouvellement	Vous pouvez voir si le membre est en processus de renouvellement.
Contact principal	Vous pouvez voir le contact principal associé au compte et sélectionner celui-ci afin d'accéder à sa fiche de contact

Statuts possibles	Description
Membre	Un compte est membre de votre organisation lorsque sa cotisation est payée et active. À la fin d'une cotisation, le compte sera toujours membre de votre organisation pendant la période de grâce.
Membre à venir	Ce statut est attribué automatiquement par le système lorsqu'on fait l'adhésion d'un compte. Une fois la facture d'adhésion payée, la cotisation sera activée et le statut du compte ajusté à Membre. Tant qu'un compte a ce statut, il est considéré comme Non-membre. La réinitialisation d'une adhésion ramènera le statut à Non-membre ou Ancien membre.
Non-membre	Statut attribué à un compte qui n'a pas et qui n'a jamais eu de cotisation.
Ancien membre	Ce statut est attribué aux comptes qui étaient autrefois membres de votre organisation, mais qui ne le sont plus. Pour avoir ce statut, un compte doit avoir une cotisation échue et être hors du processus de renouvellement.
En période de grâce	La cotisation d'un compte en période de grâce est arrivée à sa fin. Le compte reste cependant membre de votre organisation un certain nombre de jours. Cela donne, en théorie, assez de temps au membre pour renouveler et débuter une nouvelle cotisation sans perdre ses privilèges de membre. Au terme de la période de grâce, le membre aura le statut de Suspendu jusqu'à ce qu'il renouvelle (dans quel cas il redeviendra membre) ou refuse son renouvellement (dans quel cas, il aura le statut d'Ancien Membre).
Suspendu	Un compte est suspendu à la fin de la période de grâce s'il est toujours en processus de renouvellement. Si le renouvellement est refusé, le statut du compte passera à Ancien membre. S'il est approuvé et que la facture de renouvellement est payée, il redeviendra Membre.

B. Abonnement et Paiement automatique

Champs	Description
Renouvellement automatique	Cette option peut être changée à tout moment. Si vous sélectionnez Oui pour ce champ, le compte membre recevra directement une facture avec les mêmes options lors du prochain renouvellement plutôt qu’un avis de renouvellement suivi d'une facture.
Renouvellement automatique jusqu'au	Ce champ s'affiche seulement si vous avez inscrit Oui au champ précédent. Vous pourrez alors inscrire une date de fin à la période pendant laquelle le renouvellement se fera automatiquement si vous le souhaitez.
Mettre en intervention requise au renouvellement	Indiquez Oui à ce champ si la personne responsable du renouvellement doit intervenir de manière précise en lien avec ce compte. Par exemple, il se pourrait qu'un de vos membres décide de devenir un partenaire annuel et qu'il doive changer de type d'abonnement. Le champ Raison de l'intervention requise s'affichera et vous pourrez indiquer quelle intervention est requise.
Facturer les délégués séparément	Ce champ vous permet de facturer séparément l'abonnement aux délégués payants. Chaque délégué recevra donc sa fraction du prix de l'abonnement.
Ne pas renouveler	Indiquez Oui dans ce champ si le membre ne souhaite pas renouveler son abonnement.

C. Cotisations

Les cotisations représentent les abonnements des membres. Il est possible de les sélectionner pour avoir accès à plusieurs informations pertinentes concernant l'abonnement.

En voici quelques-unes :

• Le type d'abonnement
• l'ensemble d'options d'abonnement
• Les dates de début et de fin de l'abonnement
• Le délégué principal
• Les délégués secondaires et les options d'abonnement

Les cotisations (A) sont créées automatiquement par le système lors d'une adhésion ou lorsqu'un renouvellement (B) est approuvé.

Elles sont catégorisées selon 4 statuts:

Statuts des cotisations	Description
Active	La cotisation est payée et en cours. Tout est en règle!
En attente	Cela implique que le membre est en processus de renouvellement et que vous êtes en attente de son paiement.
Payée	La cotisation est payée, mais elle n'est pas encore active. Il faut d'abord que la cotisation en cours se termine. La cotisation payée deviendra alors active.
Échue	Quand un abonnement prend fin, la cotisation du membre devient échue. Vous avez toujours accès à l'historique complet d'un compte.

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Mettre à jour les informations d'un compte

Vous avez reçu de nouvelles informations en lien avec un des comptes de votre base de données. Vous pouvez mettre à jour cette information directement à partir de la fiche d'un compte.

Mettre les informations générales à jour

Il est toujours possible de mettre à jour les informations qui ne concernent pas l'abonnement d'un compte. Vous n'avez qu'à vous rendre dans la fiche du compte en question et à remplacer la vieille information par la nouvelle.

Par exemple, un changement d'adresse courriel ou d'adresse physique n'a pas de conséquence sur l'abonnement d'un membre. Il est donc possible de changer ces dernières à n'importe quel moment.

Mettre les détails de l'abonnement à jour

Voici quelques changements qui auront un impact sur l'abonnement :

• Changement de contact principal
• Changement du type d'abonnement
• Ajout de délégué additionnel
• Modification des dates de l'abonnement

Avant de vous montrer comment faire les changements qui viennent d'être énumérés, il est important de connaître l'état de la cotisation pour savoir où aller faire ces changements.

Vous apportez des changements à une cotisation en cours

Si vous voulez faire des changements en cours de cotisation et que le compte n'est pas en processus de renouvellement, vous devrez sélectionner la cotisation active (A) pour faire les changements nécessaires.

attention

Les changements faits à une cotisation en cours n'entraînent pas la production d'une facture.

Vous apportez des changements à un compte en processus de renouvellement

astuce

Consultez la section Renouvellements pour avoir plus de détails sur ce processus.

Vous avez envoyé un avis de renouvellement à un compte membre et on vous fait part de changements en lien avec la prochaine cotisation? Faites les changements nécessaires directement dans le renouvellement (B) et acceptez ce renouvellement pour créer une nouvelle cotisation et envoyer une facture au membre. La prochaine cotisation comportera vos modifications.

danger

Vous ne pouvez pas faire de changement sur un renouvellement que vous avez déjà accepté. Il faudra les faire sur la cotisation en attente de paiement qui s'est créée lorsque vous avez approuvé le renouvellement de ce membre.

Toutefois, si vous faites des changements qui modifieraient le montant de la facture, il faudra réinitialiser le renouvellement avant d'y faire les changements.

Consultez la section Faire des modifications à un renouvellement accepté pour en savoir davantage sur le sujet.

Une fois que vous avez bien déterminé l'état de la cotisation, sélectionnez la cotisation ou le renouvellement à mettre à jour et procédez à une des modifications suivantes :

Modifier le contact principal

• Ouvrir la cotisation appropriée ou le renouvellement (1)

• Sélectionner le champ Délégué principal dans la section Délégués (2)
• Supprimer le contact existant en cliquant sur le X (3)

• Créer un nouveau contact en sélectionnant l'option +Créer Contact (vous devrez remplir un formulaire rapide de création de contact) (4) ou choisir le nouveau contact parmi vos contacts existants à l'aide de la recherche avancée (5)

• Enregistrer les modifications (6)

Modifier le type d'abonnement

• Ouvrir la cotisation appropriée ou le renouvellement (1)

• Cliquer sur le champ Type d'abonnement dans l'onglet Résumé (2)
• Cliquer sur le X pour supprimer le type existant (3)

• Cliquer sur la loupe pour voir les options disponibles et sélectionner le nouveau type d'abonnement (4)

• Répéter ces étapes pour changer l’ensemble d'options d'abonnement.
• Enregistrer les changements.

info

Si le type d'abonnement est modifié après la facturation, il n'y a pas de facture d'ajustement de générée automatiquement.

Modifier les délégués additionnels

Ajouter un délégué secondaire

info

Ceci est seulement possible si l'ensemble d'options d'abonnement permet l'ajout de délégués secondaires.

• Ouvrir la cotisation appropriée ou le renouvellement (1)

• Vérifier s'il reste des espaces libres pour des délégués secondaires (2)

astuce

S'il ne reste plus de place incluse, on peut encore ajouter un délégué secondaire en passant par la section Adhésions de délégués du menu principal.

• Sélectionner Ajouter un(e) Contact (3)
• Sélectionner un contact existant (4) ou créer un nouveau contact à partir du formulaire de création rapide d'un contact. (5)

• Enregistrer la nouvelle adhésion de délégué secondaire

Retirer un délégué secondaire

Il est également possible de retirer un délégué secondaire d'une cotisation ou d'un renouvellement.

• Ouvrir la cotisation appropriée ou le renouvellement
• Sélectionner le délégué à retirer (1)

• Cliquer sur les trois points à droite, en haut du tableau (2)
• Sélectionner Retirer (3)
• Enregistrer ce retrait

Modifier les dates de l'abonnement

attention

Changer la date de fin d'une cotisation qui est échue (terminée) ou déjà en processus de renouvellement ne changera pas son statut.

• Ouvrir la cotisation appropriée ou le renouvellement

• Sélectionner le champ Date de début pour choisir une nouvelle date de début de la cotisation.

• Sélectionner le champ Date de fin pour choisir une nouvelle date de fin de la cotisation.

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Comptes enfants et comptes parents

attention

Pour permettre l'association entre un compte parent et un compte enfant, il faut activer l'option Permettre les comptes enfants dans les paramètres de l'environnement.

Un compte enfant est un compte qui hérite du statut de membre du compte parent auquel il est associé.

remarque

Pour qu'un compte puisse être sélectionné comme compte enfant, il doit respecter certaines conditions:

1. Ne pas être membre de votre organisation
2. Ne pas avoir de cotisation en attente
3. Ne pas être en processus de renouvellement

Associer un compte enfant à un compte parent

• Sélectionner le compte enfant à associer à un compte parent dans la liste des comptes non membres
• Naviguer dans la fiche du compte jusqu'à l'onglet Abonnement
• Dans l'encadré Abonnement du compte parent, faire la recherche du compte parent à l'aide du champ recherche Compte parent
• Sélectionner Enregistrer et fermer dans la barre d'outils pour valider cette association

info

La suite

• Le lien hiérarchique est créé entre les deux comptes.
• Le compte enfant affiche les informations de l'abonnement de son parent dans l'onglet Abonnement de sa fiche.
• Le compte enfant est affiché dans l'onglet Abonnement de la fiche du compte parent.

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Rendre un compte non membre avant la fin de sa cotisation

Il est possible de retirer le statut de membre à un compte sans avoir à attendre la fin de sa cotisation.

• Naviguer jusqu'à la fiche du compte auquel vous voulez retirer le statut de membre
• Sélectionner l'onglet Abonnement
• Indiquer Oui au champ Ne pas renouveler

astuce

Vous pourriez arrêter ici et enregistrer si vous vouliez attendre la fin de la cotisation pour lui retirer son statut de membre.

• Sélectionner la cotisation en cours
• Sélectionner le champ calendrier Date de fin
• Remplacer la date de fin de l'abonnement par une date antérieure (la veille) à celle où vous faites ces modifications

remarque

Par exemple, si la date à laquelle vous faites ces modifications est le 19 février 2022 et que la cotisation se termine en théorie le 21 mai 2022, indiquez que la cotisation se terminait la veille, soit le 18 février 2022.

• Sélectionner Enregistrer et fermer dans la barre d'outils pour confirmer les modifications à la cotisation

info

L'outil de renouvellement n'est pas constamment actif. C'est pourquoi il peut s'écouler jusqu'à 15 minutes avant que vous ne puissiez confirmer le changement de statut du membre.

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Contacts gestionnaires et contacts VIP

Ajouter des contacts gestionnaires

Ces contacts ne sont pas nécessairement des membres, mais recevront les avis de cotisation du compte à la place du contact principal.

• Naviguer jusqu'à la page Comptes dans la section Membres du menu principal
• Rechercher et sélectionner le compte auquel ajouter des contacts gestionnaires
• Sélectionner l'onglet Contacts
• Naviguer jusqu'au module Contacts gestionnaires de l'encadré Contacts
• Sélectionner Ajouter un(e) Contact existant(e) pour faire l'ouverture d'un formulaire de recherche de contact
• Utiliser la loupe pour sélectionner le contact à ajouter comme gestionnaire ou faire la création du contact en sélectionnant + Créer Contact pour faire l'ouverture d'un formulaire de création rapide de création de contact
• Sélectionner Ajouter pour faire l'ajout du nouveau contact gestionnaire

Ajouter des Contacts VIP

• Naviguer jusqu'à la page Comptes dans la section Membres du menu principal
• Rechercher et sélectionner le compte auquel ajouter des contacts VIP
• Sélectionner l'onglet Contacts
• Naviguer jusqu'au module Contacts VIPs de l'encadré Contacts
• Sélectionner Ajouter un(e) Contact existant(e) pour faire l'ouverture d'un formulaire de recherche de contact
• Utiliser la loupe pour sélectionner le contact à ajouter comme gestionnaire ou faire la création du contact en sélectionnant + Créer Contact pour faire l'ouverture d'un formulaire de création rapide de création de contact
• Sélectionner Ajouter pour faire l'ajout du nouveau contact VIP

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Générer un renouvellement avant la fin d'une cotisation

1. Sélectionner la fiche de compte dont vous voulez provoquer le renouvellement;
2. Sélectionner l'onglet Abonnement;
3. Sélectionner la cotisation active;
4. Sélectionner Renouveler Maintenant dans la barre d'outils;
5. Attendez que l'outil de renouvellement provoque la création d'un renouvellement.

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Faire le suivi de l'utilisation des crédits de cotisation et des gratuités

L'onglet Gratuités et Crédits de la fiche d'un compte vous permet de consulter le solde des crédits et des gratuités reliées au compte. Bien sûr, il faut au préalable avoir lié un ensemble de gratuités ou un montant de crédits de cotisation à l'ensemble d'options d'abonnement qui se retrouve sur la cotisation du compte pour qu'un membre dispose de gratuités ou de crédits de cotisation.

Consulter les soldes des gratuités ou des crédits

Les listes Gratuités du compte et Crédits de cotisation vous permettent de voir les gratuités et les crédits liés au compte. Vous pouvez consulter le solde ainsi que la date d'expiration.

info

Par défaut, les crédits et les gratuités sont valides pour 12 mois. Vous pouvez toujours modifier cette valeur dans les paramètres de votre environnement ou outrepasser ce comportement pour chaque ensemble d'options d'abonnement.

Lorsqu'un compte est suspendu, les crédits de cotisation qui lui sont associés sont également suspendus. Pour les gratuités, comme toutes les transactions se font manuellement, il n'y a rien à craindre.

Consulter l'historique des transactions de crédits ou de gratuités

Les listes Transactions de gratuité et Transactions de crédits vous permettent de voir l'historique de l'utilisation des crédits ou des gratuités.

Comme les crédits peuvent être utilisés par les membres pour payer des factures, les transactions de crédit sont générées automatiquement. Voici les différents événements qui entraînent la création d'une transaction de crédits:

• Un compte devient membre de votre organisation en payant une cotisation qui comporte un montant de crédit;
• Un compte est suspendu;
• La suspension du compte est levée;
• Les crédits sont expirés;
• Un contact applique des crédits de cotisation sur le montant d'une transaction réalisée sur la billetterie;
• Vous appliquez les crédits de cotisations disponibles sur une facture manuelle;
• Un remboursement des crédits est effectué.

Les gratuités ne peuvent pas être utilisées directement par les membres. Pour qu'une gratuité soit utilisée, vous devez créer une transaction de gratuité.

Par exemple, un compte vous appelle pour s'inscrire à l'un de vos événements et vous indique qu'il souhaite utiliser un des billets gratuits associés à sa cotisation. Vous devez alors aller créer une transaction de gratuité pour indiquer cette utilisation.

Créer une transaction de gratuité

Lorsqu'un membre vous indique vouloir utiliser une gratuité, il faut créer une transaction de gratuité pour indiquer son utilisation.

• Sélectionner la fiche du compte concerné;
• Sélectionner l'onglet Gratuités et Crédits;
• Sélectionner +Nouveau Transaction de gratuité pour faire l'ouverture du formulaire de création rapide de transaction de gratuité;
• Remplir les divers champs du formulaire;

Champs	Description
Gratuité de cotisation	Champ recherche qui permet de choisir la gratuité à laquelle appliquer une transaction
Type de transaction de gratuité	Il est possible d'utiliser ou d'annuler l'utilisation d'une gratuité
Quantité	Nombre de gratuités concernées par la transaction
Date de transaction	Date à laquelle l'utilisation de gratuité a été faite
Produit	Produit lié à la gratuité
Description	Champ qui vous permet d'ajouter des détails à cette transaction de gratuité en lien avec son contexte

• Sélectionner Enregistrer et fermer

Associer un ensemble de gratuités à une cotisation

Au moment de l'adhésion

L'ensemble de gratuités relié à une cotisation peut être choisi au moment de l'adhésion (c'est le processus régulier) à l'aide des champs de l'encadré Gratuités du formulaire d'adhésion.

En cours de cotisation

• À partir du tableau de bord Gratuités consultez la liste Sélections d'ensemble de gratuités à faire;

info

Cette liste est une liste de cotisations dont le champ Choisir l'ensemble de gratuités plus tard indique oui et qui ne sont pas déjà reliées à des ensembles de gratuité.

• Sélectionner une des cotisations à laquelle associer un ensemble de gratuités;
• Sélectionner l'onglet Gratuités;
• À l'aide du champ recherche Ensemble de gratuités, identifier l'ensemble de à lier à la cotisation;
• Sélectionner Enregistrer pour valider la sélection.

Expirer manuellement des crédits de cotisation ou des gratuités

• À partir des tableaux de bord Gratuités ou Crédits de cotisation, consulter les listes Gratuités à expirer ou Crédits de cotisation à expirer;
• Cocher les crédits ou les gratuités à expirer;
• Sélectionner Désactiver.

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Questions fréquemment posées

Peut-on fusionner des comptes?

La fusion de comptes est un des principes de base de Dynamics 365 qui vous est décrit ici.

Comment utiliser les étiquettes pour un compte

Il est possible d'utiliser les étiquettes avec des comptes. Cela permet de filtrer certains comptes plus rapidement.

1. Sélectionner la fiche du compte qui vous intéresse;
2. Sélectionner l'onglet Détails;
3. À partir de l'encadré Étiquettes, sélectionner les trois petits points ⁝ ;
4. À l'aide de la bande déroulante, sélectionner Ajouter un(e) étiquette existant(e);
5. À l'aide de l'outil de recherche, sélectionner la ou les étiquette(s) que vous souhaitez ajouter;
6. Au besoin, créer votre ou vos étiquette(s).

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Détails des champs

Clé de lecture

La clé de lecture vous permet de mieux comprendre le vocabulaire utilisé dans cette section.

Au besoin, utilisez la commande de recherche rapide sur votre clavier Ctrl + F pour cibler les termes qui vous intéressent.

Terme employé	Explication
Affiche	Informations sur le champ qui ne peuvent être modifiées
Attention	Informations importantes à ne pas négliger en lien le champ concerné
Durant	Indications en lien avec une étape importante liée au champ
Permet	Champ qu'il est possible de modifier pour exécuter une tâche précise
Si	Condition en lien avec une action préalable ou un autre champ

Onglet - Résumé

Encadré - Information du compte

Champs	Description
Nom du compte	Permet de modifier le nom du compte.
Langue	Permet de modifier la langue à utiliser lors des communications avec le compte. Si vous avez des traductions de gabarits de courriel dans votre environnement, la langue choisie lors des envois de courriels au compte utilisera ce champ.
Secteur d'activité	Permet d'associer un secteur d'activité au compte en utilisant la liste des secteurs d'activité de votre environnement.
Sous-secteur d'activité principal	Si le champ Secteur d'activité est complété; Permet d'associer un secteur d'activité au compte en utilisant la liste des sous-secteurs d'activité de votre environnement.
Secteur d'activité secondaire	Permet d'associer un secteur d'activité au compte en utilisant la liste des secteurs d'activité de votre environnement.
Sous-secteur d'activité secondaire	Si le champ Secteur d'activité secondaire est complété; Permet d'associer un secteur d'activité au compte en utilisant la liste des sous-secteurs d'activité de votre environnement.
Numéro de membre	Affiche le numéro de membre de compte. Le numéro de membre est généré automatiquement lors de la facturation de la première adhésion du compte. Il n'est alors plus possible de le modifier.
NEQ	Permet d'ajouter le Numéro d'Entreprise Québec.
Nombre d'employés	Permet d'indiquer le nombre d'employés de l'entreprise ou de l'organisation.
Date de fondation	Permet d'indiquer la date de fondation de l'entreprise ou de l'organisation.
Membre depuis	Affiche depuis quand l'entreprise ou l'organisation est membre. Permet de modifier la date depuis laquelle le compte est membre.
Date de la première adhésion	Affiche la date de la première adhésion du compte enregistré dans le système.

Encadré - Coordonnées

Champs	Description
Courriel	Permet de modifier le courriel principal du compte auquel s'enverront la plupart des courriels automatisés de Membri 365.
Courriel pour le renouvellement	Permet de modifier le courriel qui sera utilisé pour l'envoi de l'avis de renouvellement. Pour tous les détails sur le fonctionnement des renouvellements, consultez notre documentation au sujet des renouvellements.
Courriels CC	Permet de modifier les courriels qui seront automatiquement mis en copie conforme lors des communications avec le compte. Chaque courriel devrait être séparé par un point-virgule (ex. support1@vendere.ca;support2@vendere.ca;support3@vendere.ca).
Site Web	Permet de modifier l'URL complète du site web du compte.
Facebook	Permet de modifier l'URL complète du profil Facebook du compte.
LinkedIn	Permet de modifier l'URL complète du profil LinkedIn du compte.
Téléphone principal	Permet de modifier le numéro de téléphone principal du compte.
Téléphone sans frais	Permet de modifier le numéro de téléphone sans frais du compte.
Télécopie	Permet de modifier le numéro de télécopieur.
Twitter	Permet de modifier l'URL complète du profil Twitter du compte.
Instagram	Permet de modifier l'URL complète de la page Instagram du compte.
YouTube	Permet de modifier l'URL complète de la chaîne YouTube du compte.

Encadré - Description

Description
Permet d'inscrire une description de l'entreprise.
La description du compte peut être affichée dans le registre des membres de votre site web.

Encadré - Notes

Description
Permet de prendre des notes internes en lien avec le compte.
Ces notes seront seulement visibles pour les utilisateurs du CRM.

Encadré - Adresse principale

Champs	Description
Adresse	Permet d'inscrire l'adresse associée au compte.
Adresse - ligne 2	Si vous avez activé le champ Utiliser Adresse ligne 2 dans vos paramètres; Permet d'ajouter une seconde ligne d'adresse à vos formulaires. Une 2e ligne d'adresse peut être utile pour y inscrire des numéros d'appartement, des numéros de boites postales, etc.
Ville	Permet de choisir la ville parmi la liste des villes de l'environnement.
Arrondissement	Si vous avez créé des arrondissements dans votre environnement pour la ville choisie au champ Ville; Permet de choisir l'arrondissement de la ville.
Quartier	Si vous avez créé des quartiers dans votre environnement pour la ville choisie au champ Ville; Permet de choisir l'arrondissement de la ville.
Province	Affiche la province associée à la ville choisie.
Pays	Affiche le pays associé à la province affichée.
Code postal	Permet de modifier le code postal associé au compte.

Onglet - Détails

Encadré - Informations supplémentaires

Champs	Description
Exportateur	Permet d'indiquer si l'entreprise est exportatrice.
Travailleur autonome	Permet d'indiquer si le compte est un travailleur autonome.
Entreprise manufacturière	Permet d'indiquer si l'entreprise est une entreprise manufacturière.
Adopte des pratiques écoresponsables	Permet d'indiquer si l'entreprise adopte des pratiques écoresponsables.
Actions 50% et plus à une femme entrepreneure	Permet d'indiquer si l'actionnaire majoritaire est une femme entrepreneure.
Mission de l'entreprise	Permet d'inscrire la mission de l'entreprise.
Services offerts	Permet d'inscrire les services offerts par l'entreprise.
URL du logo	Permet d'ajouter l'URL du logo de l'entreprise.
Correspondance de domaine(s) de messagerie

Encadré - Heures d'ouverture

Champs	Description
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche	Permet d'inscrire les heures d'ouvertures du compte.
Exceptions	Permet d'ajouter des exceptions pour les heures d'ouvertures du compte.

Encadré - Chapitres

info

Les chapitres sont des sous-branches de votre organisation. L'encadré suivant permet d'indiquer les branches qui sont responsables du compte dont vous faites l'adhésion.

Champs	Description
Chapitre principal	Permet de sélectionner le chapitre principal de ce compte.
Chapitre secondaire	Permet de sélectionner le chapitre secondaire de ce compte.
Autre chapitre	Permet de sélectionner un autre chapitre responsable de ce compte.

Encadré - Visibilité sur le web

Attention

Cet encadré permet de choisir les informations que le CRM retournera au registre des membres de votre site web considérant que vous utilisez le plugin WordPress pour votre site internet ou alors que votre site web utilise ces champs à travers notre API.

Champs	Description
Montrer sur le web	Permet de choisir si le membre devrait s'afficher sur votre site web.
Montrer l'adresse	Si le champ Montrer sur le web est à Oui; Permet d'afficher l'adresse du compte dans le registre des membres.
Montrer le téléphone	Si le champ Montrer sur le web est à Oui; Permet d'afficher le numéro de téléphone du compte dans le registre des membres.
Montrer le courriel	Si le champ Montrer sur le web est à Oui; Permet d'afficher l'adresse courriel du compte dans le registre des membres.
Montrer les réseaux sociaux	Si le champ Montrer sur le web est à Oui; Permet d'afficher les divers réseaux sociaux du compte dans le registre des membres. Les URL sont récupérées dans l'encadré Coordonnées de la fiche du compte.

Encadré - Image du compte

Champs	Description
Bouton - Choisir une image	Permet de choisir une image pour le compte.
URL de l'image du compte	Affiche l'URL de l'image du compte ajoutée plus haut.
Id de l'image du compte	Affiche l'id de l'image du compte ajoutée plus haut.

Encadré - Étiquettes

Sous-grille - Étiquettes
Affiche la liste des étiquettes qui sont associées au compte.
Permet d'ajouter des étiquettes au compte.

Onglet - Contacts

Encadré - Contact

Champs	Description
Contact principal	Si le compte est membre; Affiche le délégué principal de la cotisation active. Pour modifier le contact principal d'un compte membre, voir modifier le contact principal. Si le compte n'est pas membre; Permet de modifier le contact principal du compte.

Attention - Si vous utilisez les délégués dans votre environnement.

L'ajout d'un nouveau contact à l'aide de la sous-grille membre OU non-membre créera automatiquement un contact non-membre. Pour ajouter un contact membre à un compte, il est nécessaire de passer par la cotisation active ou l'adhésion de délégués. Voir l'adhésion de délégués pour plus d'informations.

Nom de la sous-grille	Description
Contacts membres	Affiche la liste des contacts membres qui sont associés au compte. Permet d'ajouter un nouveau contact au compte.
Contacts non-membres	Affiche la liste des contacts non-membres qui sont associés au compte. Permet d'ajouter un nouveau contact au compte.
Contacts gestionnaires	Affiche la liste des contacts gestionnaires qui sont associés au compte. Permet d'ajouter des contacts du compte comme contacts gestionnaires.
Contacts VIPs	Affiche la liste des contacts non-membres qui sont associés au compte. Permet d'ajouter des contacts du compte comme contacts VIPs.

Onglet - Abonnement

Encadré - Abonnement

Champs	Description
Type d'abonnement	Affiche le type d'abonnement de la cotisation Active, En attente ou Période de grâce. Si le compte ne possède pas de cotisation Active, En attente ou Période de grâce; Permet d'indiquer le type d'abonnement du compte.
Ensemble d'options	Affiche l'ensemble d'options d'abonnement de la cotisation Active, En attente ou Période de grâce. Si le compte ne possède pas de cotisation Active, En attente ou Période de grâce; Permet d'indiquer l'ensemble d'options d'abonnement du compte.
Date d'expiration de l'abonnement	Affiche la date d'expiration de l'abonnement.
Envoi du renouvellement prévu le	Si vous activez la facturation automatique des renouvellements X jours après l'envoi de l'avis de renouvellement; Affiche la date à laquelle le renouvellement actif sera approuvé automatiquement et que la facture sera envoyée.
Renouvellement automatique	Permet de sauter l'avis de renouvellement pour envoyer directement la facture au renouvellement.
Renouvellement automatique jusqu'au	Si le champ Renouvellement automatique est à Oui; Permet de déterminer la date jusqu'à laquelle le renouvellement est automatique.
Mettre en intervention requise au renouvellement	Permet de mettre le prochain renouvellement en intervention requise lors de sa création.
Raison de l'intervention requise	Si le champ Mettre en intervention requise au renouvellement est à Oui; Permet d'inscrire la raison pour laquelle le prochain renouvellement doit être en intervention requise.
Facturer les délégués séparément	Permet de créer des factures distinctes pour les délégués additionnels lors de la facturation d'une adhésion ou d'un renouvellement contenant des délégués payants.
Ne pas renouveler	Permet d'indiquer de ne pas renouveler l'abonnement du compte à la fin de la cotisation active.
Raison d'annulation	Si le champ Ne pas renouveler est à Oui; Permet de sélectionner une raison d'annulation parmi la liste des raisons de refus de l'environnement.

Encadré - Période de grâce

info

Cet encadré s'affiche seulement si le compte est en période de grâce.

Champs	Description
Désactivation retardée	Affiche si le compte est en période de grâce.
Désactivé le	Affiche la date à laquelle la période de grâce du compte prendra fin.

Encadré - Abonnement du compte parent

info

Cet encadré s'affiche seulement si le compte est un compte enfant.

Champs	Description
Compte parent principal	Affiche le compte parent du compte.
Compte parent	Permet de choisir le compte parent du compte.

Encadré - Paiement automatique

Champs	Description
Paiement automatique	Permet d'activer l'option de paiement automatique.
Envoyer le reçu	Si les reçus sont activés dans votre environnement; Permet d'envoyer les reçus lors des paiements automatiques.
Processus de paiement	Permet de choisir le processus de paiement pour les paiements automatiques. Banque (Manuel) Carte de crédit (automatique) Carte de crédit (manuel)
4 derniers chiffres
Banque	Permet d'ajouter le numéro de l'institution bancaire.
Transit	Permet d'ajouter le numéro de transit.
Compte bancaire	Permet d'ajouter le numéro du compte.
Erreur de paiement automatique	Si le système rencontre une erreur lors du paiement automatique; Affiche le message d'erreur obtenu lors du paiement automatique.
Numéro de référencement du moteur de paiement
Numéro de référencement de la carte
Action spéciale appliquée

Encadré - Sans nom

Champs	Description
En renouvellement	Affiche si le compte est présentement en renouvellement.
Renouvellement en cours	Si le compte est en renouvellement; Affiche le renouvellement en cours.
En surclassement	Affiche si le compte est présentement en surclassement.
Surclassement en cours	Si le compte est en surclassement; Affiche le surclassement en cours.

Sous-grille - Cotisations du compte
Affiche toutes les cotisations associées au compte. Cela permet d'en connaitre plus sur son statut de membre ainsi que de son historique.
Permet d'accéder aux cotisations liées au compte.

Encadré - Options d'abonnement du compte

Sous-grille - Option d'abonnement
Si l'ensemble d'options d'abonnement du compte possède des options d'abonnements;
Affiche les options d'abonnement du compte qui sont incluses avec l'ensemble d'options d'abonnement.

Encadré - Comptes enfants

Sous-grille - Comptes enfants
Si le compte est un compte parent;
Affiche les comptes enfants du compte.

Onglet - Facturation

Encadré - Comptes client

Sous-grille - Comptes client
Affiche les factures du compte dont le solde n'est pas à 0$.
Permet de créer une nouvelle facture pour le compte.

Encadré - Informations de facturation

Champs	Description
Nom de facturation	Permet d'indiquer le nom qui sera affiché sur les factures créées dans Membre 365.
Courriel de facturation	Permet d'indiquer le courriel auquel seront acheminées toutes les factures créées dans Membri 365 pour ce compte. Si ce champ est vide, les factures s'envoient à l'adresse courriel du compte.
Téléphone de facturation	Permet d'indiquer le numéro de téléphone pour la facturation.
Contact de facturation	Permet de choisir un contact de facturation parmi les contacts du compte.
Utiliser une adresse différente pour la facturation	Permet d'indiquer si vous souhaitez utiliser une adresse différente pour la facturation.
Total des crédits disponibles	Affiche le total des crédits de facturation disponible pour le compte.
Chapitre principal	Permet de modifier le chapitre principal utilisé pour le compte.
Groupe de taxes	Permet de sélectionner un groupe de taxes parmi la liste des groupes de taxes de l'environnement.

Encadré - Adresse de facturation

info

Cette section du formulaire s'affiche seulement si vous avez indiqué Oui au champ Utiliser une adresse différente pour la facturation de l'encadré précédent.

Champs	Description
Adresse de facturation	Permet d'indiquer l'adresse physique qui sera affichée sur les factures générées à partir de Membri.
Adresse de facturation - ligne 2	Si vous activez la ligne 2 pour les adresses de facturation; Permet de compléter l'adresse de facturation si l'adresse excède le nombre de caractères permis au champ Adresse de facturation.
Adresse de facturation : Ville	Permet de choisir la ville qui sera utilisée pour la facturation parmi la liste des villes de l'environnement.
Adresse de facturation : Code postal	Permet de modifier le code postal de l'adresse de facturation.
Adresse de facturation : Province	Affiche la province associée à la ville choisie.
Adresse de facturation : Pays	Affiche le pays associé à la province affichée.

Encadré - Comptabilité

Important

Cet encadré doit être maintenu à jour pour la synchronisation comptable. Voir comment mettre à jour les comptes clients pour plus de détails.

Champs	Description
Nouveau compte pour la synchronisation	Permet d'indiquer si l'outil de synchronisation doit créer un nouveau compte dans le système comptable lors de la prochaine synchronisation.
Référence de synchronisation	Permet de modifier la référence de synchronisation du compte pour la connexion avec le système comptable.
Statut de synchronisation	Permet de modifier le statut de synchronisation du compte.
Erreur de synchronisation	Si le compte n'a pas reçu à se synchroniser avec le système comptable; Affiche l'erreur qui a empêché la synchronisation du compte.

Onglet - Gratuités et Crédits

Nom de la sous-grille	Description
Gratuités du compte	Affiche les gratuités du compte. Permet de créer une nouvelle gratuité.
Transactions de gratuité	Affiche les transactions de gratuité du compte. Permet de créer une nouvelle transaction de gratuité pour le compte.
Crédits de cotisation	Affiche les crédits de cotisation du compte. Permet de créer de nouveaux crédits de cotisation pour le compte.
Transactions de crédit	Affiche les transactions de crédit du compte. Permet de créer une nouvelle transaction de crédit pour le compte.

Onglet - Sollicitations

Sous-grille - Sollicitations en cours
Affiche les sollicitations en cours du compte.
Permet d'ajouter un enregistrement de sollicitation au compte.

Onglet - Mandats

Sous-grille - Mandats du compte
Affiche les mandats du compte qui sont actifs.

Onglet - Partenariats

Nom de la sous-grille	Description
Partenariats annuels	Affiche les partenariats annuels du compte. Permet de créer un nouveau partenariat annuel.
Partenariats d'événements	Affiche les partenariats d'événement du compte. Permet de créer un nouveau partenariat d'événement.

Onglet - Dons

Sous-grille - Dons
Affiche les dons du compte. Permet d'ajouter un don au compte. Permet de créer un nouveau don et de l'ajouter au compte.

Onglet - Événements

Nom de la sous-grille	Description
Inscriptions	Affiche les inscriptions d'événements associés au compte. Permet de créer une nouvelle inscription d'événement pour le compte.
Participants	Affiche les participants d'événements associés au compte.

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Toujours incertain?

Contactez-nous - support@vendere.ca