Activités

Les activités sont à la base de l'utilisation de tous les CRM Dynamics. On peut considérer toutes les interactions clients comme des activités.

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• Types d'activités
• Créer un appel téléphonique
• Créer un courrier électronique
• Créer un rendez-vous
• Gérer des tâches
• Synchroniser les activités du CRM dans Outlook
• Synchroniser des éléments Outlook dans le CRM
• Vérifier l'envoi d'un courriel

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Types d'activités

Voici les différents types d'activités qu'il est possible d'ajouter à la chronologie d'une entité de votre CRM.

Types d'activités	Description
Appel téléphonique	Résumé d'appel téléphonique qui vous permet de prendre des notes pendant ou au terme d'une conversation téléphonique avec un compte/contact.
Courrier électronique	Il est possible d'envoyer des courriels à partir du CRM, pourvu qu'ils aient été activés. Les courriels seront envoyés à partir de l'adresse courriel de votre utilisateur CRM qui devrait être la même que celle d’Outlook et seront ajoutés à la chronologie de l'entité concernée. Vous pourrez aussi voir les courriels envoyés à partir du CRM dans votre boîte d'envoi Outlook.
Rendez-vous	Cette entité est identique à celle d'Outlook. Elle réserve une plage horaire dans votre calendrier et envoie des invitations aux participants identifiés.
Tâche	Cette activité est une action à prendre en lien avec l'entité qu'elle concerne. Une tâche comporte une date d'échéance et un degré de priorité. La tâche de votre CRM est identique à celle que l'on retrouve dans Outlook et peut donc y être synchronisée.

info

Et les notes là-dedans?

Les notes ne sont pas considérées comme des activités.

Vous pouvez toujours les utiliser, mais nous conseillons de les éviter quand vient le temps de faire vos différents suivis.

Comme elles ne contiennent pas de champ, elles ne peuvent pas être organisées sous forme de liste. Cela implique qu'elles ne peuvent pas non plus apparaître dans des tableaux de bord. Elles sont donc confinées à la chronologie dans laquelle elles ont été créées.

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Créer un appel téléphonique

Vous pouvez créer un appel téléphonique pour faire le résumé d'un appel que vous avez reçu ou pour planifier un appel à effectuer. Si c'est un résumé d'appel, n'oubliez pas de fermer l'activité pour indiquer qu'elle a déjà eu lieu.

À partir de la chronologie

1. Sélectionner l'entité qui vous intéresse;
2. Dans le module Chronologie, sélectionner + pour créer une activité;
3. Sélectionner Appel téléphonique pour faire l'ouverture du formulaire rapide de création d'appel téléphonique;

4. Remplir les divers champs du formulaire;

Champs	Description
Propriétaire	Utilisateur du CRM qui est propriétaire de l'appel téléphonique et qui s'occupera des suivis
Sujet	Nom de l'appel téléphonique dans la base de données
Origine de l'appel	Utilisateur du CRM, compte ou contact qui a fait l'appel - Valeur par défaut : Votre utilisateur CRM
Destination de l'appel	Utilisateur du CRM, compte ou contact qui a reçu l'appel
Direction	Détermine si l'appel est entrant ou sortant
Numéro de téléphone	Numéro utilisé par le contact avec lequel vous avez communiqué.
Description	Résumé de l'appel
Durée	Durée totale de l'appel
Échéance	Si un suivi doit être fait en lien avec cet appel, inscrire la date à laquelle faire ce suivi
Priorité	Degré de priorité du suivi à faire
Concernant	Entité du CRM concernée par l'appel téléphonique

5. Sélectionner Enregistrer et fermer pour procéder à la création de l'appel téléphonique.

astuce

Il est toujours possible de sélectionner Ouvrir l'enregistrement pour faire des modifications à cette activité. Vous pouvez également la sélectionner dans la liste des activités.

À partir de la section Activités

1. Naviguer jusqu'à la page Activités de la section Vue d'ensemble du menu principal;
2. Sélectionner Appel téléphonique pour faire l'ouverture du formulaire de création de tâche;

3. Compléter les divers champs du formulaire;
4. S'assurer d'identifier l'entité qui est concernée par cet appel puisque le champ Concernant n'est pas rempli automatiquement si on ne passe pas directement par la chronologie de l'entité concernée;
5. Sélectionner Enregistrer et fermerpour procéder à la création de l'appel.

Fermer des appels téléphoniques

1. Sélectionner la page Activités de la section Vue d'ensemble du menu principal;
2. Sélectionner la vue Mes appels téléphoniques ou toute autre vue que vous auriez pu créer en lien avec les appels téléphoniques;
3. Cocher les appels qui sont terminés;

4. Sélectionner Marquer comme terminé dans la barre d'outils;

5. Indiquer si l'appel est terminé ou annulé;
6. Sélectionner Fermer Appel téléphonique .

attention

Si vous avez fermé un appel qui ne l'était pas par erreur. Vous ne pourrez pas le rouvrir.

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Créer un courrier électronique

Visitez notre section sur l'envoi de courriels pour avoir une meilleure compréhension de ce processus.

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Créer un rendez-vous

danger

La création d'un rendez-vous entraîne l'envoi d'invitations par courriel aux personnes concernées.

À partir de la chronologie

1. Sélectionner l'entité qui vous intéresse;
2. Dans le module Chronologie, sélectionner + pour créer une activité;
3. Sélectionner Rendez-vous pour faire l'ouverture du formulaire rapide de création de rendez-vous;

4. Remplir les divers champs du formulaire;

Champs	Description
Propriétaire	Utilisateur du CRM qui est propriétaire du rendez-vous et qui s'occupera des suivis
Participants obligatoires	Entités qui seront invitées au rendez-vous et qui doivent obligatoirement être présentes
Participants facultatifs	Entités qui seront invitées au rendez-vous, mais qui ne doivent pas être obligatoirement présentes
Sujet	Nom que portera le rendez-vous
Emplacement	Endroit physique où se déroule le rendez-vous
Heure de début	Date et heure à laquelle début le rendez-vous
Heure de fin	Date et heure à laquelle se termine le rendez-vous
Journée entière	Détermine si la durée totale du rendez-vous équivaut à une journée complète
Durée	Durée totale du rendez-vous
Description	Résumé du rendez-vous
Concernant	Entité du CRM concernée par l'appel téléphonique
Priorité	Degré de priorité du suivi à faire

5. Sélectionner Enregistrer et fermer pour procéder à la création du rendez-vous.
6. Au besoin, utiliser le module de pièces jointes qui s'affiche au moment de la création du rendez-vous.

astuce

Il est toujours possible de sélectionner Ouvrir l'enregistrement pour faire des modifications à cette activité. Vous pouvez également la sélectionner dans la liste des activités.

À partir de la section Activités

1. Naviguer jusqu'à la page Activités de la section Vue d'ensemble du menu principal;
2. Sélectionner Rendez-vous pour faire l'ouverture du formulaire de création de rendez-vous;
3. Compléter les divers champs du formulaire;
4. S'assurer d'identifier l'entité qui est concernée par ce rendez-vous puisque le champ Concernant n'est pas rempli automatiquement si on ne passe pas directement par la chronologie de l'entité concernée;
5. Sélectionner Enregistrer et fermerpour procéder à la création du rendez-vous;
6. Au besoin, utiliser le module de pièces jointes qui s'affiche au moment de la création du rendez-vous.

attention

Pour ajouter des pièces jointes à un rendez-vous, il doit d'abord être créé dans le système. Il est possible de synchroniser ces pièces jointes dans Outlook.

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Gérer des tâches

Le module de tâches est idéal pour faire des suivis en lien avec les différentes entités de Membri 365, pour travailler en équipe et pour vous assurer de conserver l'historique du travail accompli dans chacun de vos dossiers.

Créer une tâche

Vous pouvez créer des tâches de deux façons:

À partir d'une chronologie

1. Sélectionner l'entité qui vous intéresse;
2. Dans le module Chronologie, sélectionner + pour créer une activité;
3. Sélectionner Tâche pour faire l'ouverture du formulaire rapide de création de tâche;

4. Remplir les divers champs du formulaire;
5. Sélectionner Enregistrer et fermer pour procéder à la création de la tâche.

astuce

Il est toujours possible de sélectionner Ouvrir l'enregistrement pour faire des modifications à cette activité. Vous pouvez également la sélectionner dans la liste des activités.

À partir de la section Activités

1. Naviguer jusqu'à la page Activités de la section Vue d'ensemble du menu principal;
2. Sélectionner Tâchepour faire l'ouverture du formulaire de création de tâche;

3. Compléter les divers champs du formulaire;
4. S'assurer d'identifier l'entité qui est concernée par cette tâche puisque le champ Concernant n'est pas rempli automatiquement si on ne passe pas directement par la chronologie de l'entité concernée;
5. Sélectionner Enregistrer et fermerpour procéder à la création de la tâche.

Attribuer une tâche

Il est possible d'attribuer les différentes activités du CRM à des utilisateurs ou à des groupes d'utilisateurs (équipes). L'utilisateur ou l'équipe choisi(e) devient alors propriétaire de l'activité.

1. Cocher une ou plusieurs tâche(s);
2. Sélectionner Attribuer dans la barre d'outils;

3. Choisir l'utilisateur (ou l'équipe) auquel assigner la/les tâche(s);

astuce

Vous partez en vacances? Aucun problème, faites une requête pour avoir toutes vos tâches qui viennent à échéance pendant vos vacances et attribuez-les à d'autres utilisateurs du CRM. Assurez-vous cependant de les avoir avertis au préalable!

Consulter vos tâches

Le module de tâches serait plutôt inutile si les tâches étaient seulement visibles dans la chronologie des entités concernées par la tâche.

Pour travailler efficacement avec les tâches, suivez les conseils suivants:

• Consultez la liste mes tâches dans le tableau de bord système Mes activités pour voir toutes les tâches ouvertes dont vous êtes le propriétaire.

• Consultez la page Activités de la section Vue d'ensemble du menu principal et utilisez les diverses vues systèmes et le filtre échéance pour identifier les tâches qui vous intéressent

• Créez une vue personnalisée de tâches et enregistrez-la comme nouvelle vue. Par exemple, vous voulez peut-être avoir toutes les tâches dont vous êtes le propriétaire, dont la date d'échéance est dans les 7 prochains jours et les organiser par ordre de priorité.

• Ajoutez cette vue à un tableau de bord personnalisé pour toujours avoir vos tâches à l'œil.

• Assurez-vous de synchroniser les tâches créées dans le CRM dans votre Outlook si vous préférez travailler dans Outlook.

Fermer des tâches

Rien n'est plus satisfaisant que de fermer une tâche.

1. Sélectionner la page Activités de la section Vue d'ensemble du menu principal;
2. Sélectionner la vue Mes tâches ou toute autre vue que vous auriez pu créer en lien avec les tâches;
3. Cocher les tâches qui sont terminées;
4. Sélectionner Marquer comme terminé dans la barre d'outils;

5. Indiquer si la tâche est terminée ou annulée;
6. Sélectionner Fermer tâche.

attention

Si vous avez fermé une tâche qui ne l'était pas par erreur. Vous ne pourrez pas la rouvrir.

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Synchroniser les activités du CRM dans Outlook

Pour que les activités créées dans le CRM puissent être transférées dans Outlook, il faut d'abord que vous installiez et configuriez Dynamics 365 for Outlook

Il faudra aussi activer l'envoi de courriel à partir du CRM.

1. Les courriels directs que vous envoyez à partir du CRM sont automatiquement synchronisés dans Outlook puisque c'est votre adresse qui est responsable de l'envoi de ces derniers
2. Les appels téléphoniques se synchronisent dans Outlook sous la forme de tâches. Il faut donc activer la synchronisation des tâches si vous voulez que les appels téléphoniques se transfèrent
3. Les rendez-vous que vous envoyez ou auxquels vous êtes invités s'affichent automatiquement dans votre calendrier Outlook

astuce

Comme le champ Concernant ne s'affiche pas sur les tâches et les rendez-vous Outlook, nous vous suggérons d'écrire le nom du client dans le champ Sujet des différentes activités.

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Synchroniser les tâches du CRM dans Outlook

Bien sûr, pour que la synchronisation puisse se faire entre votre Outlook et Dynamics, vous devrez au préalable télécharger Dynamics 365 pour Outlook et en faire la configuration.

attention

Assurez-vous d'avoir une licence d'administrateur. Sinon, discutez de ce changement dans les paramètres de l'environnement avec votre administrateur.

1. Sélectionner l'engrenage qui mène aux paramètres du CRM dans le ruban coloré;
2. Sélectionner Paramètres avancés;

3. Sélectionner Administration;

4. Sélectionner Paramètres du système;

5. Sélectionner l'onglet Synchronisation;
6. Cocher le paramètre Synchroniser les pièces jointes des rendez-vous avec Outlook ou Exchange;
7. Sélectionner OK pour valider ce changement de paramètre.

Les tâches que vous fermez dans le CRM seront également fermées dans votre Outlook et vice-versa

attention

La synchronisation des tâches du CRM vers votre Outlook n'est pas instantanée.

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Synchroniser les pièces jointes des rendez-vous avec Outlook

Les pièces jointes que vous ajoutez aux rendez-vous lors de leur création dans le CRM ne sont pas, par défaut, synchronisées dans Outlook. Il est toutefois possible de le faire en modifiant un paramètre de votre environnement.

attention

Assurez-vous d'avoir une licence d'administrateur. Sinon, discutez-en avec votre administrateur.

1. Sélectionner l'engrenage qui mène aux paramètres du CRM dans le ruban coloré;
2. Sélectionner Paramètres avancés;

3. Sélectionner Administration;

4. Sélectionner Paramètres du système;

5. Sélectionner l'onglet Synchronisation;
6. Cocher le paramètre Synchroniser les pièces jointes des rendez-vous avec Outlook ou Exchange;
7. Sélectionner OK pour valider ce changement de paramètre.

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Synchroniser des éléments Outlook dans le CRM

Synchroniser un courriel ou un rendez-vous

Vous avez envoyé un courriel ou des invitations pour un rendez-vous via Outlook et vous vous rendez compte que cette information devrait se retrouver dans le CRM? Aucun problème!

Bien sûr, pour que la synchronisation puisse se faire entre votre Outlook et Dynamics, vous devrez au préalable télécharger Dynamics 365 pour Outlook et en faire la configuration.

1. Dans Outlook, sélectionner l'élément à transférer vers le CRM;
2. Sélectionner l'icône Dynamics 365 dans la barre d'outils/le ruban;
3. Rechercher l'entité du CRM concernée par le courriel ou le rendez-vous pour que l'élément Outlook ait s'afficher dans sa chronologie.

Synchroniser une tâche

À la différence des deux autres types d'activités présentés dans la section précédente, vous ne trouverez pas l'icône Dynamics 365 dans la barre d'outils/le ruban Outlook lorsque vous sélectionnez une tâche. Il est quand même possible de la synchroniser.

astuce

Il est bien plus simple de créer des tâches directement dans le CRM et de les synchroniser automatiquement dans Outlook, mais on aime bien vous donner des options ici.

1. Dans Outlook, sélectionner la/les tâches à synchroniser dans le CRM;
2. Sélectionner Classer dans la barre d'outils/le ruban;
3. Sélectionner Suivi dans Dynamics 365 (C'est la catégorie bleu marine);

4. Attendre 5 minutes que les tâches soient transférées au CRM;
5. Sélectionner la page Activités de la section Vue d'ensemble du menu principal;
6. Sélectionner la vue Mes tâches;
7. Sélectionner chacune des tâches transférées depuis Outlook et désigner l'entité concernée dans le champ Concernant.

info

Vous devriez sélectionner le type d'enregistrement concerné. Dans le cas de l'exemple, l'entité concernée par la tâche est Stark Industries, un compte.

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Vérifier l'envoi d'un courriel

Il peut arriver que l'un de vos membres n'ait pas reçu un courriel. Qu'il s'agisse d'un courriel automatisé (comme pour un renouvellement) ou d'un courriel manuel de votre part, il est toujours possible de vérifier l'envoi d'un courriel.

astuce

Si vous utilisez Outlook comme boite de courriers électroniques, vous pouvez consulter les courriels que vous avez envoyés au sein même de votre Outlook dans la boîte Éléments envoyés.

Vérifier l'envoi du courriel sur le compte

Vous pouvez vérifier l'envoi d'un courriel à l'aide de la chronologie du compte.

• Trouver le courriel dans la chronologie du compte concerné;
• À l'aide du carré, Ouvrir l'enregistrement;

• Valider la Raison du statut;
• Valider les adresses courriel utilisées dans les champs Courriels À utilisés et Courriels Cc utilisés.

Vérifier l'envoi de tous vos courriels

Il est possible de consulter tous les courriels envoyés par Membri 365.

• Sélectionner l'entité Activités à partir du menu principal de gauche;
• Modifier la vue pour Tous mes courriels électroniques;
• Sélectionner la colonne Modifié le;
• Trier vos courriels du plus récent au plus ancien.

Les courriels d'avis de renouvellements

Vous pouvez filtrer tous les courriels envoyés en lien avec les avis de renouvellement.

• Accéder à tous vos envois de courriels;
• Sélectionner le bouton Modifier les filtres;
• Ajouter le filtre Renouvellement suivi de Contient des données;
• Sélectionner Appliquer;

info

Ce champ permet aussi d'accéder directement au renouvellement lié à un message d'avis de renouvellement.

• Accéder au message par le compte ou par les activités;
• Sélectionner le renouvellement au bas complètement de la page.

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remarque

Toujours incertain? Contactez-nous - support@vendere.ca.