Synchronisation comptable

La synchronisation comptable permet de transférer les comptes clients, les factures ainsi que les paiements de Membri 365 vers votre système comptable. À l'heure actuelle, le système permet d'être intégré avec Acomba, AcombaX, Avantage, QuickBooks Online, Sage50, Sage 300, Sage comptabilité et Business Central. Le processus permet de créer et de mettre à jour les comptes client, de créer les factures et de créer les paiements.

Comprendre la synchronisation comptable
Installer l'outil de synchronisation ou le mettre à jour
Gérer les comptes clients
Transférer manuelle un compte-client, une facture ou un paiement
Comprendre les particularités des systèmes comptables
Mapping entre les champs de Membri 365 et ceux du système comptable

Comprendre la synchronisation comptable

Le processus général

Les factures sont générées dans Membri 365 automatiquement à différents moments. Par exemple, une facture est générée au moment d'une inscription à un événement, d'une adhésion ou d'un renouvellement.

Elles peuvent également être générées manuellement en passant par la création d'un facture manuelle.

Une fois qu'une facture est créée, le système indique que celle-ci est à transférer vers le système comptable et, pour ce faire, la personne responsable de la comptabilité dans l'organisation doit démarrer le processus de synchronisation. Avant de lancer la synchronisation, il est possible de valider les factures, les paiements et les comptes clients à transférer sur le tableau de bord de synchronisation comptable.

Une fois les informations sur le tableau de bord validées, vous pouvez ouvrir l'outil de synchronisation et démarrer la synchronisation.

info

Le processus de synchronisation est installé lors de l'implantation sur les postes des responsables de la comptabilité de votre organisation ou directement sur votre serveur pour être activé manuellement. Toutefois, il est possible de l'installer de manière à ce que la synchronisation s'effectue automatiquement à intervalles réguliers.

Communiquez avec notre équipe de support pour configurer la synchronisation automatique.

Une fois la synchronisation complétée, l'outil indique à Membri que le client, la facture ou le paiement est transféré ainsi que le numéro de l'entité transférée dans le système comptable. Aussi, le système indique si des erreurs de synchronisation sont survenues. , il faudra corriger les erreurs et relancer la synchronisation.

Les statuts de synchronisations

Lors d'une synchronisation, l'outil de synchronisation comptable tentera de synchroniser tous les enregistrements (facture, paiement, compte) dont le statut de synchronisation est À transférer. Toutefois, plusieurs statuts de synchronisations peuvent être utilisés selon la situation ou vos politiques internes.

Statuts possibles	Description
En attente	L'enregistrement est en attente, il ne sera pas transféré vers votre comptabilité tant que vous ne l'aurez pas remis À transférer.
À transférer	L'enregistrement sera à transférer vers le système comptable lors de la prochaine synchronisation.
Transfert complété	Le transfert de l'enregistrement vers votre système comptable a été complété.
Erreur de transfert	Une erreur s'est produite pendant le transfert de l'enregistrement vers votre système comptable. Les raisons pouvant mener à une erreur de transfert sont multiples. Elles peuvent aller d'une information obligatoire manquante sur votre formulaire jusqu'à vouloir synchroniser dans une comptabilité fermée. Des modifications seront nécessaires avant de remettre l'enregistrement À transférer.
Ne pas synchroniser	Statut de synchronisation utilisé lorsqu'on ne souhaite pas que l'enregistrement se transfère vers le système comptable.
En revue	Statut de synchronisation utilisé pour assurer un suivi avant de mettre À transférer pour la comptabilité. Ce statut est principalement utilisé pour les entreprises ayant plusieurs utilisateurs dont les niveaux de sécurités varient. Il est possible d'activer la fonction via les paramètres des systèmes comptables.

L'outil de synchronisation

L'outil est normalement installé sur le poste de la personne responsable de la comptabilité et peut être exécuté comme tout autre programme. Commencer par ouvrir l'outil.Vous pouvez ensuite cliquer sur Commencer pour démarrer la synchronisation comptable.

Il est possible de suivre les différentes opérations faites par l'outil dans la boîte de dialogue. Une fois ces opérations complétées, l'outil indiquera si des erreurs sont survenues.

Aucune donnée n'est transférée au système comptable sans que l'outil de synchronisation Membri 365 ne soit lancé. L'outil peut être démarré manuellement via une application.

Voici les différentes actions prises par l'outil de synchronisation dans l'ordre lorsque vous débutez la synchronisation.

1. Connexion au système comptable

L'outil de synchronisation tente de se connecter à votre systèmes comptable grâce aux paramètres comptables. Si la tentative échoue, il se peut qu'une mise à jour de l'outil de synchronisation soit nécessaire.

2. Créer les nouveaux comptes clients

Les comptes sont créés dans le système comptable sous 2 conditions:

Ils ont une facture à transférer

info

Cela empêche la création de comptes clients sans transaction. Un compte est donc uniquement inscrit lorsqu'il est facturé pour la première fois.

Ils ont été désignés comme nouveau compte par un membre de votre organisation. Il est possible les désignés comme nouveaux comptes en indiquant Oui dans le champ Nouveau compte pour la synchronisation que l'on retrouve sous l'onglet Facturation de la fiche d'un compte.

astuce

Le fait de désigner des nouveaux comptes pour la synchronisation manuellement permet d'éviter la création de doublons dans le système comptable. Il est donc conseillé de vérifier si un compte client porte un nom semblable/identique dans le système comptable avant d'indiquer qu'un compte est un nouveau compte pour la synchronisation.

Le comportement par défaut de Membri 365 est d'indiquer Non dans le champ Nouveau compte pour la synchronisation, vous laissant ainsi décider manuellement quels comptes clients sont à synchroniser. Toutefois, il est possible que tous les nouveaux comptes soient désignés comme de nouveaux comptes à créer dans le système comptable en changeant la valeur du champ Valeur par défaut de nouveau compte pour la synchronisation comptable que l'on retrouve dans les paramètres de votre environnement.

3. Mettre à jour les comptes clients

Chaque fois qu'une modification est faite à la fiche d'un compte client et que cette modification a un impact sur le système comptable, le compte devra être mis à jour.

Lors de cette étape, l'outil de synchronisation recherche tous les comptes dont le champ Statut de synchronisation que l'on retrouve dans l'onglet Facturation de la fiche d'un compte indique À transférer.

Pour en apprendre davantage sur la gestion des comptes clients, consultez la section suivante.

4. Création des factures

Lorsque les factures sont facturées dans votre environnement Membri 365, elles sont désignées comme nouvelles factures à transférer vers le système comptable. Le champ Statut de synchronisation que l'on retrouve sous l'onglet Comptabilité de la facture indique alors À transférer.

info

Les seules factures qui peuvent se soustraire à ce comportement sont les factures d'adhésion et de renouvellement. En effet, il est possible d'attendre le paiement de ces factures avant de les transférer. Il faut, pour ce faire, activer le champ Synchroniser les adhésions et renouvellements lorsque payés que l'on retrouve dans les paramètres de votre environnement.

5. Synchronisation des paiements

Quand un paiement est créé, il doit être transféré. Bien sûr, si la facture n'a pas été créée au préalable dans le système comptable, le paiement ne sera pas transféré.

attention

Si vous utilisez Sage 50, les paiements ne sont pas transférés du CRM vers le système comptable, c'est l'inverse. L'outil de synchronisation vérifie si de nouveaux paiements ont été créés dans Sage 50 et les transfère vers les factures du CRM. Il n'est toutefois pas encore possible de voir la nature du paiement lors de leur transfert vers le CRM. C'est pourquoi les paiements ainsi transférés ont Sage 50 comme type de paiement.

Vous pouvez donc seulement payer les factures dans Sage 50 et l'outil de synchronisation s'occupe de payer les factures dans Membri 365. Évidemment, cela est vrai si le champ Transfert des paiements de Sage 50 que l'on retrouve dans les paramètres comptables de votre environnement indique Oui.

6. Création des entrées de journal pour les revenus perçus d'avance

attention

La création d'entrées de journal pour les revenus perçus d'avance est une option disponible seulement pour Sage 300 et Business Central. Toutefois, elle pourrait être ajoutée au produit au besoin.

Au moment du paiement d'une cotisation, l'outil de synchronisation crée les entrées de journal pour les revenus perçus d'avance. Chaque entrée a une date différente à laquelle elle sera transférée. Les revenus perçus d'avance peuvent être configurés dans les paramètres de facturation de votre environnement Membri 365.

Installer ou mettre à jour l'outil de synchronisation

Lorsqu'une nouvelle version de votre système comptable est déployée, il faut aussi mettre à jour l'outil de synchronisation.

Mise à jour de l'outil

Afin de compléter votre mise à jour, vous recevrez d'abord un courriel contenant un hyperlien menant à l'outil de synchronisation comptable à télécharger.

Synchronisation comptable

Télécharger l'outil de synchronisation

Microsoft Edge

Une nouvelle page s'ouvrira dans votre navigateur principal. Dans le cas présent, nous utiliserons Microsoft Edge comme navigateur.

Une fois l'ouverture de la page complétée, sélectionner l'option Télécharger;

Synchronisation comptable

Vous obtiendrez alors un avertissement de Microsoft. Cela est normal. Sélectionnez l'icône pour ouvrir le navigateur de téléchargement. Vous verrez que l'outil est en attente de téléchargement;

Synchronisation comptable

À l'aide du bouton droit de votre souris, sélectionner Conserver dans les options qui vous sont offertes;

Synchronisation comptable

Une nouvelle fenêtre d'avertissement s'affichera.

Sélectionner Afficher plus;
La bande déroulante affichera alors de nouvelles options. Sélectionner Conserver quand même;

Synchronisation comptable

Une fenêtre d'avertissement pour les permissions de Windows s'affichera. Sélectionner Oui;

Synchronisation comptable

Vous avez maintenant téléchargé votre outil de synchronisation comptable.

Acomba

Contactez-nous pour avoir la dernière version de l'outil de synchronisation;
Técharger l'outil de sycnhronisation à installer;
Fermer l'outil de synchronisation et votre système comptable (s'ils sont ouverts) et lancer l'exécutable Membri.Acomba.Installer_v2.X.exe qui a été téléchargé;
Choisissez la langue de l'outil et sélectionner Suivant;

Synchronisation comptable

Indiquer l'emplacement où l'outil de synchronisation comptable doit être installé et sélectionner Suivant pour passer à la prochaine étape;

info

Si l'emplacement où est installé l'outil de synchronisation est bien choisi, les champs de cette étape devraient être remplis automatiquement lors d'une mise à jour.

Synchronisation comptable

Choisir l'emplacement d'Acomba sur le poste et l'emplacement de la compagnie comptable;

Synchronisation comptable

astuce

Emplacement Acomba

L'endroit où Acomba est installé sur votre ordinateur. Valider avec la personne responsable, mais se trouve normalement à

    C:\Aco_SDK

Emplacement Compagnie

Le dossier où votre compagnie Acomba est enregistrée. Cette information est disponible lorsque vous vous connectez à Acomba.

Synchronisation comptable

Sélectionner Installer pour compléter l'installation de la nouvelle version de l'outil de synchronisation.

AcombaX

Contactez-nous pour avoir la dernière version de l'outil de synchronisation;
Técharger l'outil de sycnhronisation à installer;
Fermer l'outil de synchronisation et votre système comptable (s'ils sont ouverts) et lancer l'exécutable CDC.AcombaX.Installer_v2.X.exe qui a été téléchargé;
Choisissez la langue de l'outil et sélectionner Suivant;
Indiquer l'emplacement où installer l'outil;

astuce

Rappelez-vous de l'emplacement choisi à l'étape 5. Vous devrez y retourner à l'étape 11 de ce processus.

Passer à l'étape suivante;

info

Si l'emplacement où est installé l'outil de synchronisation est bien choisi, les champs de cette étape devraient être remplis automatiquement lors d'une mise à jour.

Sélectionner Installer;
À l'aide de l'explorateur de fichiers, se rendre dans le dossier ACCEO Solutions;
```
\ACCEO Solutions\Acomba Server\bin\ClientPackage\SDK
```

Copier l'ensemble des fichiers contenus dans ce dossier;
À l'aide de l'explorateur de fichiers, se rendre dans le dossier Acomba X que vous avez choisi/identifié à l'étape 5;
```
\Vendere\Acomba X
```
Coller les fichiers dans ce dossier et indiquer qu'il faut remplacer les fichiers existants.

Avantage

Contactez-nous pour avoir la dernière version de l'outil de synchronisation;
Técharger l'outil de sycnhronisation à installer;
Fermer l'outil de synchronisation et votre système comptable (s'ils sont ouverts) et lancer l'exécutable CDC.Avantage.Installer_v2.X.exe qui a été téchargé;
Choisissez la langue de l'outil et sélectionner Suivant pour passer à la prochaine étape;
Indiquer l'emplacement où installer l'outil de synchronisation et sélectionner Suivantpour passer à l'étape suivante;

info

Si l'emplacement où est installé l'outil de synchronisation est bien choisi, les champs de cette étape devraient être remplis automatiquement lors d'une mise à jour.

Sélectionner Installer.

QuickBooks Online

Contactez-nous pour avoir la dernière version de l'outil de synchronisation;
Técharger l'outil de sycnhronisation à installer;
Fermer l'outil de synchronisation et votre système comptable (s'ils sont ouverts) et lancer l'exécutable CDC.QuickBooks.Installer_v2.X.exe qui a été téchargé;
Choisir la langue de l'outil et sélectionner Suivant;
Indiquer l'emplacement où est installé l'outil de synchronisation et sélectionner Suivant;

info

Si l'emplacement où est installé l'outil de synchronisation est bien choisi, les champs de cette étape devraient être remplis automatiquement lors d'une mise à jour.

Sélectionner Installer;
Démarrer l'outil de synchronisation à la fin de l'installation et sélectionner Autorisation;

Entrer vos informations de connexion à QuickBooks Online et copier le code d'authentification (jeton) reçu dans le champ Autorisation de l'outil de synchronisation;
Sélectionner Commencer pour démarrer la synchronisation comptable.

Sage50

Contactez-nous pour avoir la dernière version de l'outil de synchronisation;
Técharger l'outil de sycnhronisation à installer;
Fermer l'outil de synchronisation et votre système comptable (s'ils sont ouverts) et lancer l'exécutable CDC.Sage50.Installer_v2.X_v202Y.Z.exe qui a été téchargé;
Choisir la langue de l'outil et sélectionner Suivant;
Indiquer l'emplacement où est installé l'outil de synchronisation;
Indiquer l'emplacement du fichier .SAI de Sage 50;
Sélectionner Suivant pour passer à l'étape suivante;

astuce

Le fichier .SAI est sélectionné à chaque fois que vous lancez Sage 50. Vous pouvez donc consulter son emplacement au démarrage de votre système comptable.

Compléter les champs des paramètres de connexion Membri;

info

Si l'emplacement où est installé l'outil de synchronisation est bien choisi, les champs de cette étape devraient être remplis automatiquement lors d'une mise à jour.

Champs	Description
URL Membri	Il s'agit de votre URL de connexion pour accéder à Membri 365
ID client	Pour obtenir votre ID client, contactez-nous à support@vendere.ca
Secret client	Pour obtenir votre secret client, contactez-nous à support@vendere.ca
Paramètre	Il s'agit du nom pour le chapitre que vous souhaitez utiliser avec la synchronisation. Le nom du chapitre est disponible dans la zone de configuration de votre environnement. Sélectionnez l'entité Chapitre dans le menu principal de gauche et le nom affiché est celui de votre chapitre.

Étape 2 de Sage50

Sélectionner Installer.

Sage Comptabilité

Contactez-nous pour avoir la dernière version de l'outil de synchronisation;
Técharger l'outil de sycnhronisation à installer;
Fermer l'outil de synchronisation et votre système comptable (s'ils sont ouverts) et lancer l'exécutable CDC.SageAccounting.Installer_v2.X.exe qui a été téchargé;
Choisir la langue de l'outil et sélectionner Suivant;

info

Il est possible de vérifier si vous possédez Sage Comptabilité (version limitée) en consultant une facture dans Sage. Les factures ne contiendront pas de quantité sur les lignes, seulement un Montant total.

Sage Comptabilité Version Limitée

Indiquer l'emplacement où est installé l'outil de synchronisation;
Sélectionner Suivant pour passer à l'étape suivante;
Compléter les champs des paramètres de connexion Membri;

info

Si l'emplacement où est installé l'outil de synchronisation est bien choisi, les champs de cette étape devraient être remplis automatiquement lors d'une mise à jour.

Champs	Description
URL Membri	Il s'agit de votre URL de connexion pour accéder à Membri 365
ID client	Pour obtenir votre ID client, contactez-nous à support@vendere.ca
Secret client	Pour obtenir votre secret client, contactez-nous à support@vendere.ca
Paramètre	Il s'agit du nom pour le chapitre que vous souhaitez utiliser avec la synchronisation. Le nom du chapitre est disponible dans la zone de configuration de votre environnement. Sélectionnez l'entité Chapitre dans le menu principal de gauche et le nom affiché est celui de votre chapitre.

Sage Comptabilité Paramètres Membri

Sélectionner Installer.

Gérer les comptes clients

La synchronisation permet de créer automatiquement les comptes clients dans votre système comptable pourvu qu'ils soient désignés comme nouveaux comptes à créer.

Comportement régulier

Par défaut, lorsqu'un nouveau compte est créé dans Membri 365, il ne sera pas automatiquement créé dans le système comptable. Cela permet d'éviter la création de doublons dans votre système comptable.

Un compte a été créé le dans Membri 365

Sur le tableau de bord de synchronisation comptable, vous aurez la liste des comptes à vérifier pour la synchronisation. Ce sont les comptes de Membri 365 qui ne sont ni à créer, ni lié à un compte existant.

Vérifier dans le système comptable si le compte existe déjà

Si le compte n'existe pas dans le système comptable

Indiquer que le compte est un nouveau compte à transférer dans le champ Nouveau compte pour la synchronisation dans l'onglet Facturation de la fiche du compte

Si le compte existe dans le système comptable

Sélectionner la clé de celui-ci dans le système comptable. Le tableau suivant indique quelle information du système comptable saisir dépendamment de la nature du système:

Système comptable	Clé
Acomba	Numéro du client
AcombaX	Numéro du client
Avantage	Numéro du client
Business Central	Numéro du client
QuickBooks Online	Nom du compte client
Sage 300	Numéro du client
Sage50	Nom du compte client
Sage Accounting	Nom du compte client

Copier l'information du système comptable et inscrivez-la dans dans le champ Référence de synchronisation que l'on retrouve dans l'onglet Facturation de la fiche d'un compte.

Transférer manuellement un compte-client, une facture ou un paiement

Il est possible de transférer manuellement un compte-client, une facture ainsi qu'un paiement.

Créer dans votre système comptable le compte-client, la facture ou le paiement comme vous l'auriez fait normalement.
Copier le nom ou numéro du compte client, le numéro de la facture ou du paiement l'indiquer dans le champ Référence de synchronisation dans Membri 365.

Transfert manuel