Gabarits de courriels

Cette page du menu Configuration renferme une liste des différents gabarits de courriels qui vont être envoyés automatiquement à partir de Membri 365.

À partir de cette liste, il vous est possible de consulter chacun des modèles, de les modifier et d'en faire la création.

Comprendre où et quand s'envoient les gabarits de courriel
Visualiser un modèle de courriel
Modifier un gabarit de courriel en éditant le fichier HTML
Modifier un gabarit de courriel à l'aide de l'éditeur intégré
Créer un gabarit de courriel
Changer le nom du document PDF qui accompagne un gabarit de courriel
Créer des jetons de fusion personnalisés pour les factures

Comprendre où et quand s'envoient les gabarits de courriel

Type de gabarit	Description
Confirmation de courriel Membri	Courriel qui est envoyé à un contact membre après sa première adhésion. Ce courriel comporte un lien qui permet de confirmer le courriel utilisé pour l'inscription avant de pouvoir accéder aux services en lien avec l'inscription Membri comme le portail. Envoyé au contact qui fait son inscription au portail pour la première fois après qu'il ait complété son inscription grâce au gabarit de courriel d'authentification Membri.
Confirmation d'achat de billet	Ce courriel contient de l'information sur l'événement associé à une inscription, un lien de modification des participants et un lien de téléchargement des billets physiques si l'option est activée pour cet événement. Le courriel est envoyé au contact responsable d'une inscription.
Billet physique	Courriel qui définit les billets physiques. Les billets contiennent de l'information en lien avec le participant, l'événement et un code QR qui peut être scanné pour marquer la présence de chacun des participants liés à une inscription. Ce modèle de courriel est utilisé pour construire les billets physiques et ces billets sont accessibles via un lien de téléchargement dans le courriel de confirmation d'inscription.
Rappel d'inscription	C'est un courriel de rappel qui contient toutes les informations de base d'un événement et un lien de téléchargement des billets physiques si l'option est activée. Pour qu'il soit envoyé, le champ Envoyer un courriel de rappel de l'événement doit être activé en indiquant une date et une heure pour l'envoi du rappel. Le courriel de rappel ne peut être envoyé qu'un seule fois par événement. Ce modèle est envoyé à la personne responsable de l'inscription et aux participants de chacune des inscriptions d'un événement.
Facture	Les factures sont le point culminant de la plupart des processus de la plateforme. Il est possible de spécifier un gabarit de facture différent pour chaque type de facture directement dans les configuration d'un chapitre. Ce gabarit est envoyé au courriel qui figure sur la facture. Par défaut, ce courriel est le courriel de facturation du compte que l'on retrouve dans l'ongle Facturation de la fiche d'un compte. Si le champ est vide, la facture est alors envoyée au courriel du compte. Bien sûr, elle sera aussi envoyée aux courriels CC indiqués dans le champs du même nom.
Renouvellement	Le gabarit d'avis de renouvellement est généré et envoyé lorsqu'un compte entre en processus de renouvellement. Par défaut, ce courriel est envoyé au courriel de renouvellement du compte, si le champ Courriel de Renouvellement est vide, l'avis de renouvellement est envoyé au courriel du compte. Bien sûr, il est aussi envoyés aux courriels figurant dans le champ Courriels CC du compte. À noté qu'un paramètre peut être activé pour remplacer ce comportement et envoyé les avis au contact principal du compte et aux contacts gestionnaires.
État de compte	Les états de compte sont envoyés si un compte a au moins une facture en attente de paiement depuis plus de 30 jours. Un autre courriel d'état de compte est envoyé 30 jours plus tard si au moins une facture du compte demeure en attente de paiement depuis plus de 30 jours. Les états de compte sont envoyés au courriel de facturation du compte ou au courriel général si le champ Courriel de facturation est vide. L'envoi d'état de compte n'est pas activé par défaut.
Authentification Membri	Ce gabarit permet aux contacts nouvellement membres de définir un nom d'utilisateur et un mot de passe. Ces informations d'authentification peuvent servir à accéder à la billetterie en ligne et au portail Membri (module complémentaire). Si le paramètre correspondant est activé, ce gabarit de courriel sera envoyé à tous les contacts qui deviennent membres de votre organisation pour la première fois. L'envoi de courriel d'authentification Membri n'est pas activé par défaut.
Réinitialisation du mot de passe Membri	Si un contact a déjà défini un nom d'utilisateur et un mot de passe lors de sa première adhésion à l'aide du courriel d'authentifiication/inscription Membri et qu'il ne se souvient plus de son mot de passe. Il est possible de réinitialiser celui-ci et d'en définir un autre. L'envoi de ce courriel peut être fait par un membre de votre organisation ou par le membre lui-même sur la billetterie en intégrée ou sur le Portail Membri.
Reçu	Ce gabarit ressemble beaucoup au gabarit de facture à la différence qu'il montre les paiements effectués en plus du montant initial. L'envoi de reçu n'est pas activé par défaut. Il est possible d'envoyé un reçu seulement lorsque la facture est payée en entier ou à chaque paiement dans le cas de paiements partiels.
Validation d'utilisation de crédit membership	C'est un gabarit de courriel qui permet de confirmer l'utilisation des crédits de cotisation si vos ensembles d'options d'abonnement en comportent. Le courriel de validation est envoyé à l'adresse du contact principal du compte, donne des détails sur l'utilisation des crédits et encourage le contact principal à communiquer avec votre organisation si cette utilisation n'aurait pas dû avoir lieu.
Invitation à la table d'honneur	Ce modèle est destiné à l'utilisation manuelle des envois pour une table d'honneur à partir d'un événement, permettant ainsi l'envoi d'invitations personnalisées pour être assis à la table d'honneur.

Visualiser un modèle de courriel

Sélectionner le gabarit de courriel à visualiser dans la liste
Sélectionner la traduction du gabarit de courriel dans la langue souhaitée
Sélectionner tout le texte qui est dans le champ Modèle de/d'...

info

Le nom de ce champ change en fonction du modèle de courriel choisi. (ex. Modèle d'un état de compte, Modèle du courriel, Modèle de confirmation de billetterie, etc.)

Copier le contenu du champ (Ctrl-A -> Ctrl-C)
Ouvrir un nouveau document Bloc-Notes

Conseil

Nous vous suggérons Microsoft Bloc-Notes parce que ce programme vient avec l'installation de Windows et que vous n'avez rien de plus à télécharger.

Toutefois, il existe plusieurs éditeurs Html sur le marché. Ces éditeurs permettent de visualiser le code beaucoup plus facilement et plusieurs sont téléchargeables gratuitement.

Coller (Ctrl-V) la copie du contenu du champ dans le nouveau document Bloc-Notes
Enregistrer le nouveau document sous la forme suivante: nomdumodèle.html (donner un nom au nouveau document et ajouter .html à la fin).
Sélectionner le nouveau document ainsi sauvegardé à l'emplacement désigné lors de la sauvegarde et l'ouvrir à l'aide du navigateur web de votre choix.
Le document s'ouvrira dans un navigateur par défaut et il sera possible de voir de quoi a l'air le modèle de courriel.

Modifier un gabarit de courriel en éditant le fichier html

Modifier le texte du courriel

Sélectionner le gabarit de courriel à visualiser dans la liste
Sélectionner la traduction du gabarit de courriel dans la langue souhaitée
Sélectionner tout le texte qui est dans le champ Modèle de/d'...

info

Le nom de ce champ change en fonction du modèle de courriel choisi. (ex. Modèle d'un état de compte, Modèle du courriel, Modèle de confirmation de billetterie, etc.)

Copier le contenu du champ (Ctrl-A -> Ctrl-C)
Ouvrir un nouveau document Bloc-Notes
Coller (Ctrl-V) la copie du contenu du champ dans le nouveau document Bloc-Notes
Rechercher les lignes de texte que vous souhaitez modifier dans le code du courriel

Conseil

Rechercher le texte original que vous voulez modifier en faisant une recherche dans le texte du document Bloc-Notes (Ctrl-F)

Apporter les modifications nécessaires au texte original
Enregistrer le nouveau document sous la forme suivante: nomdumodèle.html (donner un nom au nouveau document et ajouter .html à la fin).

Avertissement

Assurez-vous de visualiser le modèle de courriel avant de coller le contenu du document Bloc-Notes dans Membri365 vous vous éviterez alors de mauvaises surprises.

Remplacer le contenu du champ qui contient le modèle de courriel dans votre environnement Membri 365 en copiant le texte du modèle modifié et en le collant à la place de l'ancien texte.
Sélectionner Enregistrer et fermer dans la barre d'outils pour valider les modifications du modèle de courriel

Modifier un gabarit de courriel à l'aide de l'éditeur intégré

La version 3.0 de Membri 365 vous permet d'éditer vos gabarits de courriel à même votre environnement. Il n'est donc plus nécessaire d'avoir une base en html pour modifier un gabarit. En effet, les changements que vous ferez dans l'éditeur seront appliqués directement au fichier. Toutefois, si vous êtes à l'aise avec l'ancienne méthode, il n'est pas obligatoire d'utiliser la personnalisation.

Sélectionner la version du gabarit de courriel à personnaliser;
Activer le champ Utiliser la personnalisation;
Faire des changements au modèle du courriel ou du PDF dans l'onglet approprié;
Visualiser les changements en sélectionnant Aperçu du courriel ou Aperçu du PDF dans la barre d'outils;
Sélectionner Appliquer les personnalisations dans la barre d'outils pour remplacer le modèle par celui que vous venez d'éditer.

Avertissement

Cette opération est irréversible et prendra effet au moment où les personnalisations seront appliquées.

Créer un gabarit de courriel

Copier un gabarit de courriel existant à l'aide du flux Copier le gabarit de courriel;
Renommer la copie du gabarit de courriel;
Modifier le gabarit de courriel;

Changer le nom du document PDF qui accompagne un gabarit de courriel

Naviguer jusqu'à la page Gabarits de courriels dans le menu Configuration
Sélectionner le modèle qui contient le document PDF à renommer
Sélectionner la traduction du modèle de courriel souhaitée
Dans l'onglet Information, sélectionner le champ texte Nom du PDF et en modifier le contenu
Sélectionner Enregistrer et fermer dans la barre d'outils pour valider le changement de nom du PDF

Créer des jetons de fusion personnalisés pour les factures

Il est maintenant possible de créer des jetons de fusion personnalisés pour les gabarits de courriels de facture.

attention

La création de jetons personnalisés peut s'avérer complexe et requiert certaines connaissances en informatiques.

Pour plus d'informations, contactez-nous à support@vendere.ca.

Accéder au champ Champ de fusion personnalisé du chapitre auquel vous souhaitez ajouter le jeton;
Configurer le jeton de fusion sous un format de données JSON;
Utiliser le jeton dans vos gabarits de courriel ou de PDF de facture.

Configurer le jeton de fusion

L'écriture de ce champ devra être faite sous un format de données JSON. Vous pouvez consulter l'exemple ou contacter support@vendere.ca pour plus de détails à ce sujet.

Pour créer votre jeton, vous devrez :

Définir le nom physique du champ de la solution Membri 365 dont vous souhaitez afficher le contenu;
- Ce nom n'est pas celui visible lors de l'utilisation courante de votre CRM;
- Pour plus de détails, contactez-nous à support@vendere.ca.
Définir le jeton de fusion que vous souhaitez utiliser contenu entre des signes de pourcentage et des crochets;
- Le jeton de fusion devrait être sous la forme suivante : [%JetonDeFusion%];
- Le jeton de fusion que vous aurez choisi doit être différent des jetons de fusions déjà contenus pour le gabarit de facture.
Définir le type de champ auquel vous faites référence;

Type de champ	Description	Type de champ	Description
lookup	Champs recherche	boolean	Champs Oui ou Non !
int	Nombres entiers	string	Texte : 1 ou plusieurs lignes
decimal	Nombres contenant une partie décimale	money	Montant d'argent
optionsetvalue	Liste de choix prédéterminé	datetime	Date et heure

Exemple

Dans l'exemple suivant, les jetons [%Chapter%] et [%Taxless%] sont créés.

[%Chapter%] : affichera le contenu (Nom du chapitre) du champ Chapitre principal de la facture.
[%Taxless%] : affichera le contenu (Oui ou Non) du champ Sans taxe de la facture.

   [
        {
            "PhysicalName": "ven_primarychapter",
            "MergeTag": "[%Chapter%]",
            "FieldType": "lookup"
        },
        {
            "PhysicalName": "ven_taxlesscds",
            "MergeTag": "[%Taxless%]",
            "FieldType": "boolean"
        }
    ]

Toujours incertain?

Contactez-nous - support@vendere.ca

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Créer des jetons de fusion personnalisés pour les factures​

Configurer le jeton de fusion​

Exemple​