Gestion des membres
Comprendre le processus de gestion des membres
La gestion des membres avec Membri 365 est étroitement liée à un processus de facturation. Tout abonnement, qu'il soit payant ou gratuit (avec un montant pouvant être fixé à 0 $ selon votre modèle d’affaires), passe par l'émission d'une facture. Ce processus garantit un suivi clair et structuré des abonnements, qu’il s’agisse de nouvelles adhésions ou de renouvellements.
Termes clés
- Adhésion : Processus par lequel un nouveau compte devient membre.
- Renouvellement : Processus par lequel un membre existant renouvelle son adhésion.
- Abonnement : Terme général désignant à la fois l'adhésion initiale et le renouvellement.
- Cotisation active : Statut indiquant qu’un compte est membre en règle.
- Cotisation en attente : Statut temporaire avant le paiement de la facture d’adhésion ou de renouvellement.
Gestion des adhésions et renouvellements
Dans Membri 365, la facturation des abonnements suit deux scénarios distincts :
- Nouvelle adhésion : Lorsqu’un compte devient membre ou redevient membre après une interruption de ses cotisations, vous devez créer une nouvelle adhésion.
- Renouvellement : Pour un compte déjà membre dont l’adhésion arrive à échéance, il est nécessaire de gérer le renouvellement.
Dans les deux cas, une facture est générée. Une fois cette facture payée, une cotisation active est attribuée au compte, confirmant son statut de membre en règle. Ce statut est déterminé exclusivement par la cotisation active, qui reflète la validité de l'adhésion, indépendamment du processus de facturation lui-même.
Cotisation et statut de membre
Lorsqu'une facture d’abonnement (adhésion ou renouvellement) est émise :
- Une cotisation en attente est créée pour le compte.
- Dès que cette facture est payée, la cotisation devient active, confirmant ainsi le statut de membre pour l’organisation.
Le statut de membre dépend exclusivement de cette cotisation active. Bien qu'une cotisation ne puisse pas générer de factures, elle demeure le facteur déterminant du statut de membre du compte. Voici les statuts de membres possibles en fonction de la cotisation.
| Statut possible | Description | Statut de la cotisation |
|---|---|---|
| Non-membre Membre = Non | Statut attribué à un compte sans cotisation. Il permet de garder une base de données riche en sollicitations, pour les comptes qui n'ont jamais été membres de votre organisation. | Pas de cotisation |
| Membre à venir Membre = Non | Ce statut est attribué lorsqu'une adhésion est facturée, mais la facture est en attente de paiement. Une fois la facture payée, la cotisation devient active et le statut devient Membre. | Cotisation en attente |
| Membre Membre = Non | Un compte est membre lorsque sa facture d'abonnement est payée et active. À la fin de la cotisation, le membre bénéficie de la période de grâce. | Cotisation active |
| En période de grâce Membre = Non | La cotisation a expiré, mais le compte reste membre pendant un certain temps. Cela permet au membre de renouveler sans perdre ses privilèges. Après la période de grâce, le membre devient Suspendu. | Cotisation en période de grâce (Renouvellement en cours) |
| Suspendu Membre = Non | Un compte est suspendu à la fin de la période de grâce si le renouvellement est toujours en cours. Si le renouvellement est REFUSÉ, le compte devient Ancien membre. Si la facture est PAYÉE, il redevient Membre. | |
| Ancien membre Membre = Non | Ce statut est attribué lorsque le renouvellement a été refusé. Ce sont des comptes qui étaient membres mais ne le sont plus. | Cotisation échue (Renouvellement Refusé) |
Visualisation du processus
Pour résumer, le diagramme ci-dessous illustre le flux d’adhésion et de renouvellement au sein de Membri 365.
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