Sollicitations
- Créer une sollicitation
- Faire le suivi général d'une sollicitation
- Particularités des types de sollicitations
Comprendre les sollicitations
Les sollicitations sont des entités qui permettent de suivre des opportunités de vente auprès des comptes de votre base de données. Les types de sollicitations varient en fonction du but à atteindre et porte le nom de l'entité qui sera, ultimement, facturée.
Types de sollicitation
| Types de sollicitation | But | |
|---|---|---|
| Adhésion | Convaincre un compte non-membre de devenir membre de votre organisation | |
| Renouvellement | Suivre l'évolution des démarches qui mènent au renouvellement de la cotisation d'un membre. | |
| Partenaire d'événement | Recruter un partenaire pour un événement | |
| Partenaire annuel | Recruter un partenaire annuel pour votre organisation | |
| Mandat | Vendre des mandats (p.e. des banques d'heures) | |
| Commande | Vendre des produits | |
| Autres | Sollicitations qui sont différentes des types précédents |
Peu importe le type, si la sollicitation atteint son but, on dira qu'elle est gagnée. Si elle ne l'atteint pas, on dira qu'elle est perdue. Cette information est présentée comme statut de la sollicitation.
Statuts de la sollicitation
| Statut de la sollicitation | Description |
|---|---|
| En cours | Un ou des membres de votre organisation travaillent présentement sur cette sollicitation. |
| Facturé - en attente de paiement | L'adhésion ou le renouvellement lié à la sollicitation a été facturé. La sollicitation changera de statut pour gagnée au moment de la réception du paiement. |
| Gagnée | La sollicitation a atteint son but. Lorsqu'une sollicitation est gagnée, un processus est enclenché et il est possible de facturer le compte qu'elle concerne. |
| Perdue | Malgré les efforts de votre équipe, la sollicitation n'a pas atteint son but. |
| Terminée | La sollicitation n'a été ni gagnée ni perdue, mais la campagne de sollicitation est terminée. |
Processus enclenchés par des sollicitations gagnées
Lorsque des sollicitations sont gagnées, le système enclenche automatiquement certains processus. Le processus dépend du type de sollicitation.
| Type de sollicitation | Processus |
|---|---|
| Adhésion | Création d'une adhésion à facturer |
| Renouvellement | C'est le seul type de sollicitation qui n'a pas comme but de créer et de facturer une nouvelle entité. En fait, c'est le contraire. Au moment du renouvellement, une sollicitation est générée et permet de suivre l'évolution de la négociation qui mènera au renouvellement de la cotisation d'un membre. |
| Partenaire d'événement | Création d'un partenaire d'événement à facturer |
| Partenaire annuel | Création d'un partenaire annuel à facturer |
| Mandat | Création d'un mandat non facturé |
| Commande | Création d'une commande non facturée |
| Autres | Aucun processus n'est enclenché, il est tout simplement possible de la suivre jusqu'à ce qu'elle soit gagnée ou perdue. |
Créer une sollicitation
Il est possible de créer une sollicitation à partir de cette page, mais ce n'est pas la manière la plus efficace de le faire si vous avez plusieurs sollicitations à créer. Vous voudrez plutôt faire la création de sollicitations à partir d'une campagne ou d'une liste de comptes.
À partir de la page Sollicitations de la section Ventes du menu principal, sélectionner
+ Nouveaudans la barre d'outils pour faire l'ouverture du formulaire Créer Sollicitation.Nommer la sollicitation
Déterminer le type de la sollicitation
Indiquer le compte à solliciter à l'aide du champ recherche Compte
Sélectionner
Enregistrerdans la barre d'outils pour faire la création de la sollicitation dans le systèmeAu besoin, ajouter la sollicitation à une campagne à l'aide du champ recherche Campagne de sollicitation dans l'en-tête de la sollicitation.
Faire le suivi général d'une sollicitation
Une sollicitation est une entité qui permet de suivre les démarches faites par votre équipe et vous pour conclure une vente. Chacune des interventions auprès du compte visé par la sollicitation peut être notée directement sur la sollicitation via la chronologie.
Cette section présente une description de chacun des champs et des modules que l'on retrouve sur les sollicitations de votre environnement Membri 365.
Onglet Général
- Au besoin, remplir ou modifier les divers champs de l'onglet
Général
Informations
| Champs | Description |
|---|---|
| Nom | Nom que porte la sollicitation dans le système |
| Statut de la sollicitation | Indique le statut de la sollicitation |
| Compte | Indique le compte visé par la sollicitation |
| Courriel | Champ verrouillé qui affiche le courriel principal qui se trouve sur la fiche du compte |
| Téléphone principal | Champ verrouillé qui affiche le téléphone principal que l'on retrouve sur la fiche du compte |
| Produit | Produit sous lequel sera synchronisé le montant de la facture si la sollicitation est gagnée. Ce champ n'apparaît pas sur les sollicitations de types Mandat et Commande puisque les produits sont directement associés aux mandats et aux commandes. |
| Montant du partenariat | Montant visé pour un partenariat dans le cas de sollicitations de types Annuelle ou Événement |
| Montant total | Montant total calculé à partir de l'addition des lignes de produits dans le cas de sollicitation de types Mandat ou Commande |
| Contact ressource | Ce champ vous permet d'identifier le contact ressource avec qui échanger au sujet de cette sollicitation. Lorsque ce champ est rempli, les coordonnées de la fiche du contact (courriel, téléphone mobile, téléphone professionnel) s'affichent dans des champs verrouillés. |
| Contact de facturation | Ce champ vous permet d'identifier le contact à qui envoyer la facture lorsque la sollicitation est gagnée. Lorsque ce champ est rempli, les coordonnées de la fiche du contact (courriel, téléphone mobile, téléphone professionnel) s'affichent dans des champs verrouillés. |
| Référé par | Ce champ permet d'identifier le compte qui vous a référé le compte visé par cette sollicitation. |
| Référé par contact | Ce champ permet d'identifier le contact qui vous a référé le compte visé par cette sollicitation. |
Suivis
Le module de suivis vous permet d'utiliser les mêmes fonctionnalités que la chronologie reliée à un compte ou à un contact à la différence que les activités est contient sont toutes reliées directement à la sollicitation.
Onglet Facturation et Comptabilité
Comptabilité
| Champs | Description |
|---|---|
| Chapitre | Identifie à quel chapitre de votre organisation la facturation sera liée |
| Sans taxe | Vous permet de ne pas appliquer de taxe sur le montant total de la facture. |
| Bloquer l'envoi du courriel de la facture | Ce champ vous permet de ne pas envoyer de courriel de facturation. |
| Outrepasser le projet pour la comptabilité | Les fonctionnalités de cet onglet ont été remplacées par les produits. |
Note sur la facture
Ce champ vous permet d'inscrire une note personnalisée sur la facture.
Particularités des types de sollicitations
Adhésion
Définir les informations de la prochaine cotisation
Une fois enregistrée, la sollicitation est créée et vous pouvez ajuster les informations de la prochaine cotisation à partir des champs de l'encadré Adhésion de l'onglet Général de la sollicitation. Lorsque vous êtes prêt, utilisez le champ recherche Adhésion pour créer l'adhésion qui sera reliée à cette sollicitation.
Annuelle
Ajuster le montant du partenariat
Une fois enregistrée, la sollicitation est créée dans le système et vous pouvez ajuster le montant du partenariat directement dans le champ Montant du partenariat de l'onglet Général de la sollicitation.
Événement
Ajuster le montant du partenariat
Une fois enregistrée, la sollicitation est créée dans le système et vous pouvez ajuster le montant du partenariat directement dans le champ Montant du partenariat de l'onglet Général de la sollicitation.
Mandat
Ajouter des mandats
Une fois enregistrée, la sollicitation est créée dans le système. Le module Produits de la sollicitation devrait alors s'afficher au bas de la fiche de la sollicitation.
- Sélectionner
+ Nouveau Produit de sollicitationpour faire l'ouverture du formulaire Création rapide: Produit de sollicitation - Rechercher ou créer un produit à l'aide du champ Produit
- Indiquer la quantité (en heures) et le prix par une unité (pour une heure)
- Sélectionner Enregistrer et fermer pour valider l'ajout
- Répéter les étapes précédentes pour chacun des mandats
Les produits ajoutés feront augmenter la valeur du champ Montant total que l'on retrouve plus haut dans la sollicitation.
Commande
Ajouter des produits à la commande
Une fois enregistrée, la sollicitation est créée dans le système. Le module Produits de la sollicitation devrait alors s'afficher au bas de la fiche de la sollicitation.
- Sélectionner
+ Nouveau Produit de sollicitationpour faire l'ouverture du formulaire Création rapide: Produit de sollicitation - Rechercher ou créer un produit à l'aide du champ Produit
- Indiquer la quantité à ajouter à la sollicitation
- Sélectionner Enregistrer et fermer pour valider l'ajout
- Répéter les étapes précédentes autant de fois que nécessaire
Les produits ajoutés feront augmenter la valeur du champ Montant total que l'on retrouve plus haut dans la sollicitation.
Toujours incertain? Contactez-nous - support@vendere.ca