Factures

Dans Membri 365, lors des différentes opérations, les factures sont générées automatiquement par le système.

Toutefois, plusieurs processus nécessitent quand même votre intervention. 💪

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• Lire une facture
• Créer une facture manuelle
• Trouver une facture
• Payer une facture
• Envoyer une facture
• États de compte
• Annulations et remboursements
  • Annuler une facture non payée
  • Annuler une facture déjà payée
  • Annuler une facture d'abonnement déjà payée
• Envoyer une facture
• Annuler une facture
• Annuler un paiement sur une facture payée en lien avec l'abonnement
• Créer une note de crédit
• Consulter le solde des crédits de factures d'un compte
• Questions fréquemment posées
• Détails des champs

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Lire une facture

Le type de facture est identifié dans l'onglet - Résumé.

Types de facture	Description	Types de facture	Description
Adhésion	La facturation d'une adhésion entraîne la création d'une cotisation en attente de paiement ainsi que d'une facture d'adhésion.	Adhésion de délégué	Les factures de types Adhésion de délégué sont générées à partir de la page du même nom.
Commande	Les factures de type Commande sont générées à partir de la page Commandes de la section Ventes du menu principal. Lorsqu'une sollicitation de type Commande est gagnée, une facture du même type est générée.	Don	Les factures de type Don sont générées à partir de la page du même nom au terme de la création d'un don.
Inscription	Les factures d'inscription sont créées au terme d'une inscription à un événement de votre environnement par l'entremise d'une inscription manuelle ou à travers notre billetterie intégrée.	Mandat	Les factures de type Mandat peuvent seulement être créées à partir d'une sollicitation gagnée du même type.
Manuelle	Les factures créées à partir de la page Factures de la section Facturation du menu principal sont des factures manuelles.	Partenaire annuel	Lorsqu'une sollicitation de type partenaire annuel est gagnée, une facture du même type est générée.
Partenaire d'événement	Lorsqu'une sollicitation de type partenaire d'événement est gagnée, une facture du même type est générée.	Remboursement	Les factures de remboursement sont créées lors d'annulations de factures.
Renouvellement	Lorsqu'un renouvellement est approuvé, une cotisation en attente de paiement et une facture de renouvellement sont générées.	Renouvellement de délégué
Solde d'ouverture		Surclassement de cotisation

Statuts de facture

Une facture peut avoir plusieurs statuts. Il est possible de consulter le statut d'une facture dans son en-tête.

Champs	Descriptions
Nouveau	La facture est nouvellement créée dans le système, mais elle n'est pas encore facturée.
En attente de paiement	Une facture créée et envoyée, mais dont le compte n'a pas encore payé. Ces factures sont également appelées factures ouvertes.
Payée	Un paiement a été appliqué à la facture et le solde est à 0 $.
Terminé	La facture est payée et transférée au système comptable.

Informations de la facture

L'encadré Informations de la facture contient toutes les informations générales en lien avec la facture elle-même. Vous pouvez trouver tous les champs de cet encadré dans la section détails des champs, mais voici quelques champs qui pourraient vous intéresser davantage.

Champs	Description
Réf. facture	Le numéro de référence par défaut est 001000, à chaque nouvelle facture, ce numéro augmente de 1. Donc, plus le numéro est élevé, plus la facture est récente. L'inverse est aussi vrai.
Référence de synchronisation	Numéro de la facture dans le système comptable.
Type de facture	Les factures peuvent être de plusieurs types: renouvellement, adhésion, manuelle, inscription, etc.
Sans taxe	Cette option vous permet de ne pas appliquer de taxe sur une facture. Attention, ce champ s'applique à tous les produits de la facture. Il n'est pas possible, pour l'instant, d'activer cette option seulement pour certaines lignes de votre facture. Vous ne pouvez donc pas combiner des produits non taxables et des produits taxables sur une seule facture.
Bloquer l'envoi du courriel de la facture	Activez ce champ pour empêcher Membri 365 d'envoyer la facture par courriel.

Informations de facturation

L'encadré Informations de facturation contient toute l'information en lien avec la facturation d'un compte. Vous pouvez trouver tous les champs de cet encadré dans la section détails des champs, mais voici quelques champs qui pourraient vous intéresser davantage.

Champs	Description
Compte	Ce champ recherche vous permet de sélectionner un compte qui fait partie de votre base de données. Utilisez la recherche partielle à l'aide de l'astérisque pour être efficace. La plupart des champs de cet encadré sont préremplis lorsque vous faites la sélection du compte puisque la fiche de ce compte contient toute l'information qui nous permet de le facturer.
Outrepasser le courriel de facturation	Ce champ vous permet d'indiquer un courriel différent de celui qui est affiché dans la fiche du compte.
Courriel	Ce champ est prérempli dans plusieurs cas. S'il ne l'est pas, la facture sera envoyée au courriel qui est inscrit dans la fiche du compte.

info

Les champs de cet encadré sont préremplis en lien avec la fiche du compte facturé. Les changements que vous faites directement sur la facture n'auront pas d'impact sur les informations que l'on retrouve dans la fiche du compte.

Produits de la facture

L'encadré Produits de la facture contient tous les produits qui ont été facturés. Il est possible de les sélectionner pour en connaître les informations générales en effectuant un double clic gauche sur les lignes de facture (chacun des produits de la facture). Consultez la page Produits pour avoir plus d'information à ce sujet.

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Créer une facture manuelle

Pour faire la création d'une facture manuelle, suivez les étapes suivantes.

Attention

Il n'est pas possible de créer une cotisation à partir d'une facture manuelle. Les processus d'adhésion et de renouvellement sont les deux seuls processus responsables de la création d'une cotisation et d'une facture en lien avec ladite cotisation.

1- Créer la facture dans le système

• Naviguer jusqu'à la page Factures dans le menu principal (1)
• Sélectionner +Nouveau dans la barre d'outils pour créer une nouvelle facture (2)

• Nommer la facture (3)

astuce

Quand vous entrez un nom de facture, soyez le plus précis possible.

ex. : Facture de (Type de facture) pour l'entreprise (Compte facturé)

• À l'aide du champ recherche Compte, choisir le compte à facturer parmi les comptes de votre base de données (4)

  Profitez-en pour modifier ou conserver les valeurs des divers champs de la facture (dans le doute, les champs d'une facture sont tous décrits à la section précédente)

• Sélectionner Enregistrer dans la barre d'outils pour créer la facture dans le système et ainsi pouvoir y ajouter des produits (5)

2- Ajouter des lignes de produits à la facture

• Pour ajouter des produits à la facture, sélectionner + Nouveau produit de la facture dans l'encadré Produits de la facture (6)

• Remplir le formulaire Création rapide: Produit de la facture (7)

Trois options s'offrent maintenant à vous pour compléter la création d'une ligne de facture: faire la sélection d'un produit existant, créer un nouveau produit dans l'environnement ou créer un produit qui ne s'appliquera qu'à cette facture et qui ne sera pas sauvegardé.

A- Sélectionner un produit existant.

Si le produit a déjà été créé dans la liste des produits de votre environnement, il est possible de le sélectionner et d'en modifier certaines caractéristiques.

attention

Lors de la création d'une facture manuelle, il n'est possible de sélectionner que les produits de types Autres ou Services.

• Utiliser la loupe du champ recherche Produit pour avoir accès aux produits de votre liste de produits
• Sélectionner le produit dans la liste de produits de l'environnement
• Déterminer la quantité achetée et le prix unitaire

info

Les modifications faites au prix lors de la création d'une ligne de produits n'entraînent pas une modification du prix par défaut de ce produit.

• Sélectionner Enregistrer et fermer pour faire la création de la ligne de facture et revenir à la facture.

B- Créer un produit dans l'environnement.

Si vous suivez ces étapes, le produit sera créé dans la base de données et il sera possible de le sélectionner au moment de la création d'une prochaine facture.

• • Sélectionner la loupe du champ recherche Produit du formulaire de création rapide d'un produit de facture
  • Sélectionner +Créer Produit pour faire l'ouverture d'un formulaire rapide de création d'un produit
  • Remplissez les champs obligatoires et facultatifs du formulaire rapide

astuce

Pour toute question en lien avec les champs du formulaire, consulter la section produits

C- Créer un produit pour cette facture

Si vous suivez ces étapes, le produit sera créé seulement pour cette facture. Il ne sera donc pas possible de le retrouver au moment de la création d'une prochaine facture.

• Nommer votre produit et en indiquer le prix
• Déterminer la quantité achetée
• Inscrire le numéro de G/L et/ou le numéro de produit (cela dépend de votre système comptable) dans lequel ira s'inscrire le montant de cette ligne de votre facture
• Sélectionner Enregistrer et fermer pour revenir à la facture

• Ajouter d'autres produits à la facture en répétant les étapes 6 et 7 au besoin

attention

Rappelez-vous qu'il n'est pas encore possible de créer une facture qui combine des produits taxables et des produits non taxables.

• Sélectionner l'option `Facturer dans la barre d'outils pour que la facture soit envoyée au compte au moment de la prochaine synchronisation comptable.

attention

Rappelez-vous qu'il n'est pas possible d'apporter des modifications à des lignes de produits après la facturation.

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Trouver une facture

Il existe plusieurs façons de retrouver rapidement une facture qui a été créée dans Membri 365:

1. Dans la fiche d'un compte

Pour consulter rapidement les factures ouvertes:

• Accéder à la fiche d'un compte que vous avez facturé
• Sélectionner l'onglet Facturation
• Consulter les factures ouvertes du compte

Pour consulter toutes les factures en lien avec ce compte:

• Sélectionner Association dans l'en-tête
• Sélectionner Factures dans la liste des éléments associés
• Naviguer dans les différentes vues système, utiliser la recherche rapide ou imposer des filtres sur des colonnes pour trouver la facture qui vous intéresse

2. Dans les listes de factures

• Naviguer jusqu'à la page Factures dans le menu principal pour avoir une liste de toutes les factures qui ont été créées dans le système

• Naviguer dans les différentes vues système, utiliser la recherche rapide ou apposer des filtres sur des colonnes pour trouver la facture qui vous intéresse

astuce

À partir de la liste des factures, vous pouvez faire une recherche rapide, soit par le nom de la facture, le numéro de référence de la facture (le numéro de Membri 365 ou le numéro de votre système comptable) ou le compte facturé.

N'oubliez pas que vous pouvez faire une recherche partielle en utilisant l'astérisque (*). Par exemple, si vous inscrivez : *4900, tous les résultats avec ces chiffres apparaîtront.

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Payer une facture

attention

Si vous utilisez le logiciel comptable Sage50, appliquez plutôt les paiements directement dans Sage, ils seront récupérés par Membri 365 et appliqués sur les bonnes factures.

Faire un paiement régulier

• Sélectionner la facture sur laquelle appliquer un paiement;
• Sélectionner l'onglet Paiements;

astuce

Si vous disposez des informations de la carte de crédit d'un client, vous pouvez payer directement sur la plateforme de paiement en ligne à sa place. Sélectionnez simplement Payer en ligne dans la barre d'outils. Complétez alors les étapes de paiement sur la plateforme.

• Sélectionner + Nouveau Paiement;
• Inscrire les informations reliées au paiement dans le formulaire Création rapide: Paiement;

info

Selon le mode de paiement, le champ Détails peut être obligatoire. On y inscrit par exemple un numéro de confirmation dans le cas d'un paiement par carte de crédit ou le numéro de chèque lorsque le paiement est fait par chèque.

• Sélectionner Enregistrer et fermer pour revenir à la facture;
• Actualiser pour appliquer le paiement à la facture et pour voir le nouveau solde s'afficher.

Appliquer les crédits de factures disponibles

astuce

Pour savoir si le compte a des crédits de factures disponibles, il faut consulter la fiche de compte.

• Sélectionner la facture sur laquelle appliquer un crédit;
• Sélectionner l'onglet Paiements;
• Indiquer Oui dans le champ Appliquer les crédits de factures disponibles;
• Au besoin, déterminer le montant maximal des crédits de factures qu'il est possible d'utiliser pour payer le solde de cette facture.

Appliquer les crédits de cotisation disponibles

attention

Ce module n'est pas encore disponible. Il le sera dans les prochaines versions de Membri 365. Vous pourrez l'activer à partir des paramètres de votre environnement.

Il est possible de payer certaines factures en y appliquant des crédits de cotisation. Ces crédits peuvent résulter de l'annulation d'une participation à un événement ou faire partie des avantages d'un ensemble d'options d'abonnement.

• Sélectionner la facture sur laquelle appliquer un crédit;
• Sélectionner l'onglet Paiements;
• Indiquer Oui dans le champ Appliquer les crédits de cotisations disponibles;
• Au besoin, déterminer le montant maximal des crédits de cotisations qu'il est possible d'utiliser pour payer le solde de cette facture.

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Envoyer une facture

Les envois de factures sont pour la plupart automatisés dans Membri 365, mais il peut arriver que vous ayez décidé de bloquer l'envoi automatisé pour ensuite envoyer manuellement la facture au moment de votre choix. Il est également possible de renvoyer une facture déjà envoyée manuellement sans problème.

Vous pouvez renvoyer une facture directement via l'application ou en téléchargeant la facture et en l'envoyant manuellement.

Envoyer la facture via Membri 365

info

Envoyer la facture via Membri 365 permet de mettre à jour le champ Dernier courriel envoyé le de l'encadré Informations de la facture afin de faciliter vos suivis.

• Trouver la facture à envoyer ou renvoyer au client et la sélectionner;
• Sélectionner l'option Renvoyer le courriel dans la barre d'outils.

Télécharger la facture

• Trouver la facture à envoyer ou renvoyer au client et la sélectionner;
• Sélectionner l'option Télécharger la facture dans la barre d'outils pour télécharger le fichier en format PDF;
• Utiliser le système de messagerie de votre choix pour communiquer avec le client et y joindre la facture.

Envoyer la facture au propriétaire de l'enregistrement

Vous pouvez envoyer directement la facture au propriétaire de l'enregistrement. Par défaut, le propriétaire de l'enregistrement est l'utilisateur responsable de la création de la facture. Il est possible de modifier le propriétaire de la facture en réattribuant l'enregistrement à un autre utilisateur.

Le courriel est envoyé au propriétaire indépendamment du fait que le courriel de la facture soit bloqué ou non. Envoyer la facture au propriétaire vous permet de vérifier le format de réception du courriel et d'assurer facilement un suivi avec votre client directement à partir de votre boîte de messagerie.

• Trouver la facture à envoyer ou renvoyer au propriétaire et la sélectionner;
• Sélectionner l'option Envoyer au propriétaire dans la barre d'outils.

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États de compte

Envoyer ou télécharger un état de compte

Il est possible d'envoyer ou de télécharger des états de compte à partir de votre environnement Membri 365.

Si un compte a plusieurs factures en attente de paiement et que vous souhaitez lui envoyer un état de compte, vous pouvez le faire manuellement. Une fois l'option sélectionnée, le courriel sera envoyé à l'adresse de facturation du compte et l'envoi sera ajouté à la chronologie.

• Naviguer jusqu'à la fiche du compte concerné;
  • Sélectionner Envoyer l'état de compte;
  • Sélectionner Télécharger l'état de compte.

Activer l'envoi automatique des états de compte

info

Cette option n'est pas activée par défaut dans Membri 365. Communiquez avec notre équipe de support pour en faire l'activation.

Comprendre le processus d'envoi automatique

astuce

Vous pourriez également faire une copie physique de la facture et l'envoyer par la poste.

Envoyer des états de compte

Il est possible d'envoyer des états de compte à partir de votre environnement Membri 365.

Manuellement

Si un compte a plusieurs factures en attente de paiement et que vous souhaitez lui envoyer un état de compte, il est possible de le faire manuellement.

1. Naviguer jusqu'à la fiche du compte concerné
2. Sélectionner Flux dans la barre d'outils
3. Sélectionner le flux Envoyer un état de compte

L'état de compte sera envoyé au compte et ajouté à sa chronologie pourvu qu'un gabarit de courriel d'état de compte soit sélectionné dans les paramètres de votre environnement.

Automatiquement

Il est possible d'activer l'envoi automatique d'états de compte pour tous les comptes de votre environnement qui ont des factures ouvertes générées depuis plus de 30 jours.

Les états de compte sont envoyés tous les 30 jours.

Si une facture est En attente de paiement depuis plus de 30 jours, un état de compte est envoyé au compte. À la suite de cet envoi, aucun état de compte ne sera envoyé durant les 30 jours suivants. Après les 30 jours, le système réévalue si une facture est toujours impayée depuis plus de 30 jours. Si c'est le cas, le système envoie un nouvel état de compte à cette date.

Au moment de l'activation, des états de compte sont envoyés automatiquement à chaque compte qui possède une facture ouverte depuis plus de 30 jours. Il faut donc faire un suivi serré des factures en attente de paiement pour éviter de mauvaises surprises. Vous pourriez, par exemple, avoir oublié d'appliquer un paiement sur une facture et engendrer des confusions inutiles lors de l'envoi automatique d'un état de compte.

Exclure un compte des envois d'états de compte automatisés

Exclure un compte des envois d'états de compte garantit que le compte concerné ne recevra aucun état de compte, même s'il possède des factures impayées depuis plus de 30 jours.

• Sélectionner le compte que vous souhaitez exclure;
• Accéder à l'onglet Facturation;
• Modifier le champ Ne pas envoyer d'états de compte à Oui;
• Enregistrer.

Exclure une facture des envois d'états de compte

Exclure une facture des envois d'états de compte vous permet d'assurer un suivi pour une facture qui ne devrait pas être envoyée à un compte via les états de compte. Cela vous donne le temps nécessaire pour effectuer les vérifications nécessaires en lien avec la facture, sans pour autant devoir arrêter complètement l'envoi des états de compte.

• Sélectionner la facture que vous souhaitez exclure;
• Accéder à l'onglet Résumé;
• Modifier le champ Exclure de l'état de compte à Oui;
• Enregistrer.

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Annulations et Remboursements

L'annulation d'une facture peut entraîner deux comportements distincts selon le statut de la facture, et il est important de comprendre ces différences pour assurer une gestion adéquate des comptes et des remboursements :

Annulation : Annuler une facture non payée :

Le système annule la facture sans nécessiter de suivi manuel.

Selon les configurations de votre environnement, la facture peut passer au statut Annulé ou générer une annulation de facture. Une "annulation de facture" est une nouvelle facture associée à la facture originale qui l'annule. Un paiement de remboursement est appliqué sur les deux factures, assurant un suivi comptable adéquat pour les rapports mensuels ou la synchronisation comptable.

Remboursement : Annuler une facture déjà payée ou partiellement payée :

Le système crée une facture de remboursement qui est associée au compte et requiert un suivi manuel.

Contrairement à une facture d'annulation, une facture de remboursement possédera un solde négatif impayé lors de sa création et générera un crédit de facturation disponible sur le compte. À partir de ce point, deux avenues s'offrent à vous :

1. Utiliser les crédits de facturation sur une autre facture en attente de paiement;
2. Rembourser le client manuellement et appliquer un paiement de remboursement sur la facture.

info

Le paiement d'une facture associé à un processus d'abonnement engendre plusieurs opérations dans le système, il n'est donc pas aussi simple de l'annuler. Consultez la section annuler une facture d'abonnement déjà payée.

Annuler une facture non payée (Annulation)

1. Trouver la facture en attente de paiement à annuler;
2. Sélectionner l'option Annuler la facture dans la barre d'outils;
3. Confirmer l'annulation de la facture.

astuce

Il est possible d'annuler une inscription à un événement à divers pourcentages pour faire un remboursement partiel.

Annuler une facture déjà payée ou partiellement payée (Remboursement)

attention

Cette procédure ne fonctionne pas pour les factures d'adhésions ou pour les factures de renouvellement payées. Elle fonctionne toutefois pour toutes les autres factures payées de votre environnement.

Lorsque la facture est payée, il est possible d'effectuer un remboursement.

La facture ne sera pas annulée. Lorsque la facture est payée, ce bouton crée une facture de remboursement dans votre environnement qui sera reliée à la facture payée que vous désirez rembourser. Cette facture de remboursement a un solde négatif. Cela vous indique que vous devez effectuer un remboursement.

Vous pourriez aussi décider de ne pas rembourser le compte. Dans ce cas, le solde négatif de cette facture est ajouté aux crédits de factures du compte. Il est possible d'utiliser ces crédits pour payer entièrement ou partiellement les prochaines factures de ce compte.

• Sélectionner la facture à rembourser (1);
• Sélectionner Annuler la facture dans la barre d'outils (2);
• Rembourser le membre de la façon qui vous convient le plus (chèque, virement bancaire, etc.).

Une fois le remboursement complété, il faut indiquer que vous avez bien effectué le remboursement sur la facture de remboursement en appliquant un paiement négatif sur cette facture.

astuce

Dans Dynamics, les nombres négatifs sont affichés entre parenthèses. Si vous entrez un nombre négatif dans le champ Montant, il sera automatiquement formaté de cette manière.

• Sélectionner la facture de remboursement;
• Sélectionner l'onglet Paiements;
• Sélectionner + Nouveau Paiement;
• Sélectionner le mode de paiement Remboursement et inscrivez dans les détails la manière dont vous avez effectué le rembrousement;

danger

Rappelez-vous que le système n'effectue pas de transfert de fonds lorsque le remboursement est saisi. Vous devrez faire ce virement par le moyen de votre choix.

• Sélectionner Enregistrer et fermer pour appliquer le paiement;
• Sélectionner Enregistrer dans la barre d'outils et revenir à l'onglet résumé pour voir le nouveau solde de 0$ et le nouveau statut Payée de la facture.

Annuler une facture d'abonnement déjà payée

Si, par mégarde, vous avez appliqué un paiement sur une facture reliée à l'abonnement/la cotisation d'un compte, il n'est pas possible de simplement annuler un paiement, car le paiement de ce type de factures (adhésion, renouvellement) entraîne l'activation d'une cotisation en attente de paiement.

Il est néanmoins possible, après quelques manipulations, d'arriver à un résultat semblable.

Dans votre système comptable

• Faire les corrections manuellement dans votre système comptable
  • Annuler la facture précédente
  • Annuler le paiement si nécessaire

Dans l'environnement Membri 365

• Sélectionner la fiche du compte en erreur;
• Sélectionner l'onglet Abonnement et indiquer Oui dans le champ Mettre en intervention requise au renouvellement;
• Décrire la situation de ce compte dans le champ Raison de l'intervention requise pour la postérité;
• Sélectionner la cotisation active (celle activée par le paiement que vous souhaitez annuler);
• Dans les champs Date de début et Date de fin, inscrire les mêmes dates que celles de la cotisation précédente;
• Attendre que l'outil de renouvellement génère un nouveau renouvellement;

astuce

L'outil de renouvellement fonctionne en arrière-plan par intervalle de 15 minutes. Si rien ne se génère, il se peut que l'outil ne soit pas activé. Pour l'activer, rendez-vous dans les paramètres de l'environnement.

• Sélectionner le nouveau renouvellement;
• Dans le champ Message sur la facture, inscrire que la facture qui sera produite par l'approbation de ce renouvellement est une nouvelle facture et qu'il y a eu une erreur avec le paiement de la facture initiale;
• Sélectionner Approuver dans la barre d'outils pour générer une nouvelle facture de renouvellement et une nouvelle cotisation en attente de paiement;
• Appliquer un paiement ou attendre que le compte paie la facture.

Lorsque la facture sera payée, la nouvelle cotisation s'active. Vous aurez bien sûr toujours une cotisation en double dans l'historique des cotisations de ce compte, mais vous pourrez savoir qu'une des deux résulte d'une erreur grâce aux messages que vous avez laissés sur la facture et le renouvellement.

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Créer une note de crédit

Il est possible de créer une note de crédit à l'aide du module de facturation.

• Sélectionner la page Factures dans la section Facturation du menu principal;
• Sélectionner + Nouveau pour faire la création d'une nouvelle facture dans votre environnement Membri 365;
• Sélectionner le compte pour lequel vous devez créer une note de crédit et saisir les différentes informations nécessaires à la facturation dans les encadrés de l'onglet Résumé;
• Sélectionner Enregistrerdans la barre d'outils pour faire la création de la note dans l'environnement et avoir accès au module Produits de la facture;

• Sélectionner les trois points superposés dans le coin supérieur droit de l'encadré Produits de la facture et sélectionner + Nouveau produit de la facture;

• Compléter les divers champs obligatoires et facultatifs du formulaire rapide de création de produits;

info

Les montants positifs représentent des montants qui sont dus à votre organisation. Les montants négatifs correspondent donc à des sorties d'argent que vous devez rembourser au compte en question. Le montant de la note de crédit doit donc être négatif.

Il faut également savoir que les montants négatifs s'affichent toujours entre parenthèses.

• Sélectionner Enregistrer et fermerau bas du formulaire rapide pour en faire la création;

astuce

Vous voudrez sûrement mettre le champ Bloquer l'envoi du courriel de la facture à Oui pour éviter d'envoyer cette note par courriel.

• Sélectionner Facturer dans la barre d'outils pour faire la création de la note de l'ajouter à la fiche du compte.

info

Les factures en attente de paiement (statut qu'aura votre note de crédit jusqu'au paiement complet du solde) s'affichent toujours dans l'onglet Facturation de la fiche d'un compte.

Il est possible de noter chacune des transactions au solde de la note de crédit en appliquant des paiements négatifs sur le solde (négatif) de la note de crédit à chaque transaction.

attention

Il ne suffit pas d'inscrire un remboursement dans Membri 365 pour qu'il soit effectué. En effet, le CRM vous permet de faire le suivi de cette information, mais n'effectue aucun transfert de fonds.

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Consulter le solde des crédits de factures d'un compte

astuce

Il est possible d'appliquer ces crédits sur une facture pour la payer.

• Sélectionner la fiche d'un compte;
• Sélectionner l'onglet Facturation;
• Consulter le champ Total des crédits disponibles dans l'encadré Informations de facturation.

info

Pour recalculer le montant total des crédits disponibles, il suffit de sélectionner la calculatrice à la gauche du champ et de sélectionner Recalculer.

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Questions fréquemment posées

Comment ajouter plusieurs destinataires en copie conforme (CC)

Vous pouvez ajouter des destinataires en CC lorsque vous outrepassez les courriels de facturation sur la facture.

1. Sélectionner la facture pour laquelle vous souhaitez ajouter des destinataires en copie conforme (CC);
2. Modifier le champ Outrepasser les courriels de facturation à Oui;
3. Inscrire le courriel principal pour l'envoi;
4. Ajouter les autres destinataires en CC, en séparant chaque adresse par un point-virgule (par exemple : support1@vendere.ca;support2@vendere.ca;support3@vendere.ca).

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Détails des champs

Clé de lecture

La clé de lecture vous permet de mieux comprendre le vocabulaire utilisé dans cette section.

Au besoin, utilisez la commande de recherche rapide sur votre clavier Ctrl + F pour cibler les termes qui vous intéressent.

Terme employé	Explication
Affiche	Informations sur le champ qui ne peuvent être modifiées
Attention	Informations importantes à ne pas négliger en lien le champ concerné
Durant	Indications en lien avec une étape importante liée au champ
Permet	Champ qu'il est possible de modifier pour exécuter une tâche précise
Si	Condition en lien avec une action préalable ou un autre champ

Onglet - Résumé

Encadré - Informations de la facture

Champs	Description
Réf. facture	Affiche le numéro de référence de la facture généré dans Membri 365.
Référence de synchronisation	Affiche le numéro de référence de la facture dans le système comptable.
Numéro de document original	Si la facture a été générée par une entité différente; Affiche le numéro du document original lié à la création de la facture. Ce champ est utilisé pour afficher les numéros d'avis de cotisation ou pour les numéros d'inscription.
Nom	Permet de modifier le nom de la facture.
Type de facture	Affiche le type de facture. Indique à partir de quelle entité la facture a été générée.
Adhésion	Si le type de facture est une adhésion; Affiche l'adhésion liée à cette facture.
Adhésion de délégué	Si le type de facture est une adhésion de délégué; Affiche l'adhésion de délégué liée à cette facture.
Renouvellement	Si le type de facture est un renouvellement; Affiche le renouvellement lié à cette facture.
Partenaire annuel	Si le type de facture est un partenaire annuel; Affiche le partenaire annuel lié à cette facture.
Mandat	Si le type de facture est un mandat; Affiche le mandat lié à cette facture.
Commande	Si le type de facture est une commande; Affiche la commande liée à cette facture.
Événement	Si le type de facture est un événement; Affiche l'événement lié à cette facture.
Inscription	Si le type de facture est une inscription; Affiche l'inscription liée à cette facture.
Partenaire d'événement	Si le type de facture est un partenaire d'événement; Affiche le partenaire d'événement lié à cette facture.
Don	Si le type de facture est un don; Affiche le don lié à cette facture.
Surclassement	Si le type de facture est un surclassement; Affiche le surclassement lié à cette facture.
Facturé le	Affiche la date de la facturation du client.
Chapitre principal	Affiche le chapitre utilisé pour la facture. Permet de modifier le chapitre principal utilisé pour la facture.
Devise	Affiche la devise utilisée pour la facture
Sans taxe	Attention, ce champ s'applique à tous les produits de la facture. Affiche si la facture utilise les taxes sur les produits de la facture. Durant la création d'une facture manuelle; Permet de créer une facture sans taxe.
Numéro de projet du système comptable	Permet d'ajouter un numéro de projet à la facture pour le système comptable.
Type de Vente	Affiche le type de vente réalisée. Ce champ est principalement utile lorsque vous utilisées les objectifs de ventes.
Facture originale	Si la facture a été générée par une autre facture; Affiche la facture liée à cette facture. Ce champ apparait sur les annulations de factures.

Encadré - Informations sur les courriels

Champs	Description
Bloquer l'envoi du courriel de la facture	Permet de bloquer l'envoi du courriel de cette facture.
Dernier courriel envoyé le	Affiche la date du dernier courriel envoyé concernant cette facture.
Message sur le courriel	Si vous avez utilisé le jeton [%Description%] dans la personnalisation de votre courriel ou PDF de facturation; Permet de personnaliser le message qui apparaitra à l'endroit du jeton sur le courriel et/ou sur le PDF de cette facture.
Pièce jointe supplémentaire	Permet d'ajouter une pièce jointe supplémentaire au courriel de la facture. La pièce jointe sera téléchargée sur la facture et y demeurera disponible.
Outrepasser le gabarit de facture	Permet d'outrepasser le gabarit de courriel par défaut pour les factures et d'appliquer le gabarit de courriel de votre choix pour cette facture.
Outrepasser la langue d'affichage	Permet de choisir si vous souhaitez outrepasser la langue d'affichage par défaut pour l'envoi de cette facture.
Langue d'affichage	Si le champ Outrepasser la langue d'affichage est à Oui; Permet de choisir la langue d'affichage utilisée pour l'envoi de cette facture.

Encadré - Informations de facturation

Champs	Description
Compte	Affiche le compte lié à cette facture.
Nom du compte de facturation	Permet de modifier le nom du compte affiché sur la facture.
Salutation	Permet de modifier la salutation qui sera utilisée pour le contact de facturation lors de l'envoi de cette facture.
Fonction	Permet de modifier la fonction qui sera utilisée pour le contact de facturation lors de l'envoi de cette facture.
Nom du contact de facturation	Permet de modifier le nom qui sera utilisé pour le contact de facturation lors de l'envoi de cette facture.
Adresse	Permet de modifier l'adresse qui sera utilisée lors de l'envoi de cette facture.
Ville	Permet de modifier la ville qui sera utilisée lors de l'envoi de cette facture.
Code postal	Permet de modifier le code postal qui sera utilisé lors de l'envoi de cette facture.
Province	Permet de modifier la province qui sera utilisée lors de l'envoi de cette facture.
Pays	Permet de modifier le pays qui sera utilisé lors de l'envoi de cette facture.
Outrepasser le courriel de facturation	Permet d'outrepasser l'adresse courriel qui sera utilisée pour la facturation lors de l'envoi de cette facture.
Courriel	Si le champ Outrepasser le courriel de facturation est à Oui; Permet d'inscrire l'adresse courriel à utiliser lors de l'envoi de cette facture.

Onglet - Paiements

Encadré - Paiements

Attention

Les champs mentionnés ci-dessous s'affichent uniquement si le solde de la facture est plus grand que 0.

Champs	Description	Champs	Description
Appliquer les crédits de factures	Permet d'appliquer les crédits de factures disponibles sur cette facture.	Appliquer les crédits de cotisations	Permet d'appliquer les crédits de cotisations disponibles sur cette facture.
Limiter la prise de crédit de factures	Si le champ Appliquer les crédits de factures est à Oui; Permet de limiter l'utilisation de crédit de factures sur cette facture.	Limiter la prise de crédit de cotisations	Si le champ Appliquer les crédits de cotisations est à Oui; Permet de limiter l'utilisation de crédit de cotisations sur cette facture.
Montant de prise de crédit de factures	Si le champ Limiter la prise de crédit de factures est à Oui; Permet de choisir le montant de crédit de factures à utiliser sur cette facture.	Montant de prise de crédit de cotisation	Si le champ Limiter la prise de crédit de cotisations est à Oui; Permet de choisir le montant de crédit de cotisations à utiliser sur cette facture.

Onglet - Remboursement

info

L'onglet s'affiche s'il s'agit d'une facture manuelle qui a été facturée ou si la facture a déjà généré un remboursement.

Encadré - Remboursement

Champs	Description
Créditer la facture	Affiche si la facture a été créditée. Si la facture n'a pas encore été créditée; Permet d'appliquer un crédit sur la facture.
Pourcentage à créditer	Affiche le pourcentage de la facture qui a été crédité. Si la facture n'a pas encore été créditée; Permet d'indiquer le pourcentage à créditer sur la facture.
Facture de remboursement	Affiche la facture d'annulation générée par le crédit sur la facture.

Onglet - Comptabilité

Encadré - Comptabilité

Champs	Description
Référence de synchronisation	Permet de modifier le numéro de référence de cette facture avec votre système comptable.
Statut de synchronisation	Permet de modifier le statut de synchronisation de cette facture.
Erreur de synchronisation	Si le Statut de synchronisation de la facture est en Erreur de transfert; Affiche le code d'erreur en lien avec l'erreur de transfert.
Numéro de lot	Indique le numéro du lot pour la synchronisation par lot dans le logiciel comptable SAGE 300
Numéro de l'item du lot	Indique le numéro d'item du lot pour la synchronisation par lot dans le logiciel comptable SAGE 300
Compte recevable
Facturé le	Affiche la date et l'heure de facturation de cette facture. Permet de modifier la date et l'heure de facturation de cette facture.
Erreur sur le paiement automatique	Affiche s'il y a eu une erreur sur le paiement automatique.
Erreur sur le retour du paiement automatique	Affiche s'il y a eu une erreur sur le retour du paiement automatique.

Encadré - Groupe de taxes

Champs	Description
Groupe de taxes	Affiche le groupe de taxes utilisé pour cette facture. Durant la création d'une facture manuelle; Permet de choisir le groupe de taxe à utiliser pour cette facture.
TPS	Si le groupe de taxe applique la TPS/TVH; Affiche le pourcentage utilisé pour calculer la TPS.
TVQ	Si le groupe de taxe applique la TVQ/TVP; Affiche le pourcentage utilisé pour calculer la TVQ.
Type de calcul de taxes	Affiche le type de calcul de taxes utilisé.

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